Beste (kostenlose) Zeiterfassungssoftware: 7 Tools im Vergleich

Wenn man viel zu tun hat, ist der Arbeitstag schnell vorbei. Die wenigen Stunden, die Ihnen zur Verfügung stehen, sollten Sie deshalb bestmöglich einteilen. Mit der richtigen Zeiterfassungs-Software können Sie Ihren Arbeitsalltag (oder den Ihrer Mitarbeitenden) erleichtern und sicherstellen, dass keine wertvolle Zeit vergeudet wird.

Doch worauf sollte man bei der Wahl eines Zeiterfassungs-Tools achten – und wofür sind jene überhaupt wichtig? Wir verraten, welche Vor- und Nachteile die Software hat – und welche Programme Sie in die nähere Auswahl nehmen sollten.

Zeiterfassung beschreibt die Protokollierung von Arbeitszeit. Das geht beispielsweise mit Stift und Papier – oder auch elektronisch. Mittlerweile gibt es zahlreiche Software-Lösungen, die diese Dokumentation von Arbeitszeitdaten besonders einfach machen.

Doch warum sollte man Arbeitszeiten überhaupt protokollieren? Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, wer sie stellt: Arbeitgebern liefert die Zeiterfassung Transparenz und Sicherheit, Selbstständigen verhilft sie zu mehr Produktivität und Umsatz, und auch Arbeitnehmer können von der besseren Kontrolle über ihre Arbeitszeit profitieren.

Doch vor allem aus Arbeitnehmersicht ist Zeiterfassung auch ein etwas kontroverses Thema. Deshalb haben wir die Vor- und Nachteile von Zeiterfassungs-Software kurz zusammengestellt.

Mittlerweile gibt es unzählige Zeiterfassungs-Tools auf dem Markt. Sie alle verfolgen das gleiche Grundprinzip und liefern bestimmte Basis-Features, doch davon abgesehen kann sich der Funktionsumfang je nach Programm (und Tarif) stark unterscheiden. Wir stellen einige der wichtigsten Funktionen von Zeiterfassungs-Software kurz vor:

Nun wissen Sie, welche Kriterien Sie bei der Auswahl einer Zeiterfassungs-Software berücksichtigen sollten. Wir haben ein paar der besten Anbieter zusammengestellt, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen.

Clockodo ist ein Zeiterfassungs-Tool aus Deutschland, das sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen und an Freelancer richtet. Gründer Moritz Hofmann und Thomas Romanek entwickelten das Tool für den Eigenbedarf, hatten jedoch von Anfang an auch andere Firmen und Branchen im Sinn.

Das Resultat ist eine vielseitige Time Tracking-Software, die sich an die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmen anpassen lässt. Heute ist es bei mehr als 6.000 Unternehmen im Einsatz.

Clockodo bringt eine ansprechende Benutzeroberfläche mit, die zwar aufgrund des Funktionsumfangs zunächst etwas komplex wirkt, aber recht schnell gemeistert ist. Dabei hilft das interaktive Tutorial, das die wichtigsten Features kurz vorstellt und mit Demo-Inhalten illustriert.

An Funktionen hat Clockodo nicht gespart: Die Zeiterfassung ist auf verschiedenen Wegen möglich (manuelle Eingabe, Stoppuhr in der Web-App, mobile Apps) und dank der einfachen Anlegung von Kunden, Projekten und Leistungen können Sie Ihre Projektzeiten erfassen und umfangreich analysieren.

Auch eine Abwesenheits- und Urlaubsplanung ist integriert. Einige Schnittstellen zu Partner-Apps (z. B. Buchhaltungssoftware wie lexoffice und sevDesk) und eine eigene API gibt es ebenfalls.

Clockodo ist vor allem für kleine und mittlere Unternehmen verschiedener Branchen geeignet, die eine benutzerfreundliche und anpassbare Zeiterfassungs-Software benötigen, die von Mitarbeitenden einfach in den Arbeitsalltag integriert werden kann. Die umfangreichen Funktionen zur Projektzeiterfassung machen Clockodo für die Projektplanung und -verwaltung besonders nützlich,

Clockodo könnte noch mehr Schnittstellen bieten – beispielsweise zu Projektmanagement-Tools. Insgesamt stören uns an Clockodo jedoch nur Kleinigkeiten.

Sie können Clockodo 14 Tage lang kostenlos testen. Für Freelancer, die nur einen einzigen Zugang benötigen, gibt es zudem einen dauerhaft kostenlosen Tarif, der jedoch ein paar Einschränkungen (Clockodo-Logo auf PDFs, keine Abwesenheiten oder Sollstunden) hat.

Darüber hinaus gibt es drei Tarife:

venabo.ZEIT ist ein Zeiterfassungs-Tool des Softwareunternehmens venabo, das mit venabo.SERVICE auch ein Programm zur Leistungserfassung bietet. venabo.ZEIT richtet sich – genau wie Clockodo – vor allem an kleine und mittlere Unternehmen aller Branchen.

venabo.ZEIT ist dank seiner modernen Benutzeroberfläche einfach zu bedienen, und das sowohl für Administratoren als auch für Mitarbeitende im Arbeitsalltag. Jene profitieren von einer umfangreichen Übersicht ihrer Arbeitszeiten inklusive Überstunden, und können Anträge (z. B. für Urlaub) oder Krankmeldungen ganz einfach per App einreichen.

Erweiterte Funktionen, beispielsweise einen Schichtplaner oder eine Auftragszeiterfassung, können Sie je nach Bedarf hinzufügen. So passt sich venabo.ZEIT den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Teams an. Einige Schnittstellen – und die Möglichkeit, individuelle Integrationen anzufordern – gibt es ebenfalls.

venabo.ZEIT ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, die sich eine sehr anpassbare Lösung wünschen und Wert auf zuverlässigen Support legen.

Wer die Testphase des Programms nutzen möchte, muss sich dafür erst anmelden und auf eine Antwort von Anbieter warten – andere Programme machen das Ausprobieren deutlich leichter. Eine preisliche Einschätzung ist zudem etwas schwierig, weil venabo.ZEIT viele (kostenpflichtige) Zusatzmodule bietet.

Grundsätzlich bietet venabo.ZEIT drei Tarife:

Darüber hinaus gibt es erweiterte Funktionsmodule, die Sie einzeln dazubuchen können. Einen kostenlosen Tarif bietet venabo.ZEIT nicht.

Toggl ist eine Softwareschmiede aus Estland, die sich mit ihren Produktivitätstools einen Namen gemacht hat. Den Anfang machte Toggl Track, ein Werkzeug zur digitalen Zeiterfassung, das ursprünglich für den Eigenbedarf der Toggl-Gründer entwickelt wurde.

Mittlerweile gibt es drei verschiedene Toggl-Produkte:

Toggl Track ist einfach zu bedienen. Das liegt nicht nur am grundsätzlich intuitiven Bedienkonzept, sondern auch an der Tatsache, dass sich Toggle Track aufs Wesentliche – die Zeiterfassung – konzentriert, und nicht mit Extra-Funktionen ablenkt.

Sie können ganz einfach manuell Zeitblöcke hinzufügen, oder die eingebaute Stoppuhr nutzen, und jeden Eintrag einem bestimmten Projekt zuweisen oder mit Tags versehen. Außerdem können Sie zwischen fakturierbaren und nicht fakturierbaren Leistungen unterscheiden. Basierend auf Ihren Daten lassen sich dann verschiedene Reports anfertigen.

Gut gefällt uns auch die vergleichsweise großzügige Gratis-Fassung von Toggle Track: Im kostenlosen Tarif können Sie alle grundlegenden Funktionen der App nutzen.

Toggl Track ist vor allem für kleinere Unternehmen, aber auch für Freelancer und Einzelpersonen geeignet, die ihre Zeiterfassung und -einteilung in den Griff bekommen möchten. Auch Freiberufler, die ein Gratis-Tool benötigen, werden bei Toggl Track fündig.

Toggl bietet weniger Funktionen als ähnliche Programme, beispielsweise Harvest. Der Fokus liegt auf der Zeiterfassung – Features zur Budgetplanung oder Rechnungsstellung fehlen oder sind nur durch externe Integrationen möglich. Weil die Monatspreise dennoch recht hoch sind, liefern andere Tools ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis.

Leider ist Toggl Track bisher nur in englischer Sprache verfügbar.

Grundsätzlich gibt es drei Tarife von Toggl Track:

Für größere Unternehmen gibt es maßgeschneiderte Enterprise-Tarife, deren Kosten von den Anforderungen und der Mitarbeiter-Zahl abhängen.

Wenn Sie sich Buchhaltungs- und Zeiterfassungs-Software in einem wünschen, ist Papierkram einen Blick wert. Das Programm der deutschen odacer finanzsoftware GmbH richtet sich an KMUs und Freiberufler, die projektbasiert arbeiten, und ein Tool suchen, mit dem sie ihre Arbeitszeit tracken und direkt abrechnen können.

Papierkram überzeugt als Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm, das kleinen Unternehmen und Freiberuflern dabei hilft, ihre Projekte transparent abzurechnen und ihre Einnahmen im Blick zu behalten. Die Zeiterfassung ist nahtlos in dieses Funktionsprofil eingebaut, sodass Sie die Arbeitszeit für verschiedene Projekte und Kunden genau im Blick behalten können.

Papierkram ist eine gute Wahl für Freiberufler und kleinere Unternehmen, die projektbasiert arbeiten und ein All-in-One-Tool für die Zeiterfassung, die Erstellung von Rechnungen und die Buchhaltung benötigen.

Weil die Zeiterfassung bei Papierkram nur ein Extra-Feature für die Buchhaltung ist, kann der Funktionsumfang mit den eigens fürs Time Tracking gedachten Programmen nicht mithalten. Die Zeiterfassung ist hier mehr Mittel zum Zweck – umfassende Insights oder erweiterte Funktionen sollten Sie sich nicht erwarten.

Papierkram kann grundsätzlich komplett kostenlos genutzt werden, was jedoch mit einigen Einschränkungen verbunden ist. Wenn Sie die Zeiterfassung über die Android- oder iOS-App nutzen möchten, sind Sie beispielsweise auf 3 Buchungen pro Monat beschränkt.

Darüber hinaus gibt es drei Tarife:

Wenn Sie ein komplett kostenloses Zeiterfassungs-Tool suchen, sind Sie bei Clockify an der richtigen Adresse: Zwar hat die Software ebenfalls ein paar Bezahltarife im Gepäck, doch die Gratis-Version ist so umfangreich, dass sie auch als vollwertiges Programm durchgeht.

Clockify gibt es als Web-, Desktop- und Smartphone-App. Sie und Ihre Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeit per Stoppuhr festhalten oder manuell eingeben, jede Leistung lässt sich als abrechenbar oder nicht-abrechenbar klassifizieren.

Clockify bietet alle Funktionen, die man sich von einem Zeiterfassungs-Tool erwartet – und stellt alle Grundfunktionen auch im kostenlosen Tarif zur Verfügung. Verpackt sind diese Features in einem überwiegend intuitiven Paket, das auch Anfänger schnell gemeistert haben sollten.

Wer mehr als die Basics benötigt, muss aber nicht das Programm wechseln: In den Premium-Tarifen warten zahlreiche erweiterte Funktionen, vom Arbeitszeit-Audit über die Rechnungsstellung bis zur Schicht- und Terminplanung.

Durch die großzügige Gratis-Verision ist Clockify insbesondere für Freiberufler und kleine Unternehmen geeignet, die ein leistungsstarkes Tool zur Zeiterfassung suchen, das die Kasse nicht belastet. Der Funktionsumfang der Bezahltarife macht Clockify aber auch zu einer guten Wahl, falls Sie ein Tool suchen, das mit Ihrem wachsenden Unternehmen skaliert.

Die Benutzeroberfläche von Clockify könnte noch etwas moderner sein und zieht gegen Konkurrenten wie Clockado oder Toggl den Kürzeren. Die Android-App von Clockify fanden wir zudem etwas träge.

Der kostenlose Tarif von Clockify unterstützt unbegrenzte Zeiterfassung für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Projekten. Darüber hinaus gibt es vier Premium-Tarife:

Sie können die kostenpflichtigen Funktionen von Clockify sieben Tage lang kostenlos testen; eine Kreditkarte ist dafür nicht erforderlich.

Harvest ist ein schlankes Zeiterfassungs-Tool, mit dem Unternehmen die Übersicht über die Arbeitszeiten und die für bestimmte Projekte aufgewendete Zeit im Blick behalten können. Wie viele Tools aus dieser Liste entstand Harvest aus Eigenbedarf der Gründer: Sie suchten eine gut designte, innovative Anwendung für das Time Tracking und – darauf basierend – die Erstellung von Rechnungen.

Heute hat Harvest mehr als 70.000 Kunden, und darunter sind nicht nur kleine und mittlere Unternehmen: Auch größere Firmen, beispielsweise Dell oder VW, setzen auf die Software.

Harvest macht die Zeiterfassung besonders einfach: Sie können für das ganze Unternehmen oder bestimmte Untergruppen Projekte definieren, unter denen Mitarbeitende dann nur noch das richtige auswählen müssen, um ihre Arbeitszeit (manuell oder per Stoppuhr) einzutragen. Praktisch ist, dass die Rechnungsstellung bei Harvest gleich eingebaut ist.

Ein weiteres Plus von Harvest sind die vielen Integrationen – insgesamt mehr als 50 an der Zahl. Sie können Harvest gemeinsam mit Tools wie Asana, Google Workspace, Slack oder Basecamp nutzen, um die Zeiterfassung zu vereinfachen und die Ergebnisse zu synchronisieren.

Harvest ist für kleine, mittlere und größere Unternehmen jeder Branche geeignet, die ein Zeiterfassungs-Tool suchen, das wichtige Insights und Statistiken rund um das Budget von Projekten, die Teamkapazität und alle weiteren Kostenfragen liefert.

Was uns bei Harvest fehlt, ist ein zentrales Dashboard, das auf einen Blick die wichtigsten Statistiken zusammenstellt und über relevante Meilensteine oder mögliche Problemfälle (beispielsweise Projekte, die das Budget übersteigen) informiert.

Leider ist Harvest bisher nur auf Englisch verfügbar.

Neben dem kostenlosen Tarif, der nur für einen Nutzer (und zwei Projekte) geeignet ist, bietet Harvest nur einen einzigen Premium-Tarif: Das Pro-Paket kostet monatlich (bei jährlicher Abrechnung) 10,80 USD pro Person.

Sie können Harvest Pro 30 Tage lang kostenlos ausprobieren.

Die vielen Funktionen der bisher genannten Programme sind nur unnötiger Ballast – denn Sie suchen ein Zeiterfassungs-Tool, mit dem Sie vor allem die Planung von Abwesenheiten (wie Urlauben) in den Griff bekommen können?

Dann ist Timebutler einen Blick wert. Das Tool von deutschen Entwicklern konzentriert sich auf ausgewählte Funktionen, und digitalisiert Standard-Prozesse wie die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung oder die Überstundenverwaltung.

Durch die Konzentration aufs Wesentliche macht Timebutler die Verwaltung für Administratoren und Mitarbeitende besonders einfach. Letztere können im intuitiven Dashboard Anträge stellen und einen Überblick über ihre Krank- und Urlaubsmeldungen behalten. Mit der digitalen Stempeluhr halten Mitarbeitende zudem ihre Arbeitszeiten fest.

Administratoren können die Anträge genehmigen oder ablehnen, und haben stets einen Überblick über die Arbeitszeiten und Abwesenheiten im Team.

Timebutler ist vor allem für kleinere Unternehmen geeignet, die ein simples Programm zur Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung ohne viel Schnickschnack benötigen.

Die Benutzeroberfläche von Timebutler ist sicherlich nicht die hübscheste, zudem ist der Funktionsumfang von vergleichsweise eingeschränkt – das jedoch mit Ansage, denn Timebutler hat eine andere Zielgruppe als die komplexen Zeiterfassungs-Apps, die einander mit Extra-Funktionen überbieten.

Für kleine Unternehmen mit bis zu fünf Mitarbeitenden bietet Timebutler einen kostenlosen Tarif, der alle Funktionen des Programms uneingeschränkt zur Verfügung stellt. Darüber hinaus gibt es zwei Premium-Tarife: Einen Tarif für monatlich 39 €, der für Unternehmen mit bis zu 39 Mitarbeitenden geeignet ist, und einen Tarif für größere Unternehmen (ab 40 Nutzer), der mit 1,20 € pro Nutzer pro Monat zu Buche schlägt.

Sie können Timebutler ganze sechs Wochen lang kostenlos ausprobieren.

Mit einer digitalen Zeiterfassungs-Software erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung, Sie können Ihrem Unternehmen (oder Ihrer Arbeit als Freiberufler) auch zu mehr Produktivität und Erfolg verhelfen. Basierend auf Ihren Arbeitszeitdaten können Sie beispielsweise die Preise Ihrer Dienstleistungen anpassen, und auch die Verwaltung von Standardprozessen (beispielsweise Urlaubsplanung und Kranmeldungen) wird deutlich einfacher.

Es gibt unzählige Zeiterfassungs-Tools auf dem Markt, die unterschiedliche Funktionen abdecken. Die meisten davon richten sich branchenunabhängig an kleine und mittlere Unternehmen, und haben ihre Features an deren Bedürfnisse angepasst. Einige Programme bieten kostenlose Tarife mit eingeschränkten Funktionen oder Nutzerzahlen, doch die meisten verlangen pro Nutzer einen Monatspreis für ihre Vollversionen.

Sie suchen in erster Linie nach einem Programm für die Erstellung von Rechnungen und die Buchhaltung? Viele Zeiterfassungs-Tools bieten Schnittstellen zu entsprechenden Programmen. Wir haben die besten Rechnungs- und Buchhaltungs-Programme für Sie zusammengestellt.