Rechnungssoftware Test: 9 Rechnungsprogramme im Vergleich

Die Rechnungsstellung ist ein wichtiger Bestandteil der Selbstständigkeit. Zeitmanagement ist es ebenso – und je weniger Zeit Sie mit bürokratischen Tätigkeiten verbringen, desto mehr Zeit bleibt für Ihre Kunden. Mit dem richtigen Tool können Sie die Rechnungsstellung deutlich erleichtern. Wir haben neun solcher Rechnungsprogramme auf den Prüfstand gestellt.

Wir haben die Rechnungs-Tools ausgiebig getestet und in mehreren Kategorien miteinander verglichen. Zunächst stellen wir Ihnen die Programme – in abfallender Reihenfolge – vor und verraten, was uns an ihnen gefallen hat (und was weniger). Dann erklären wir, worauf Sie bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms achten sollten und auf welche Kriterien wir uns in unseren Testberichten gestützt haben.

Der EXPERTE.de-Testsieger, sowohl bei der Rechnungsstellung als auch bei der Buchhaltung, ist die Software lexoffice* vom Entwickler Lexware. Sie punktet mit einer exzellenten Benutzeroberfläche, die trotz der zahlreichen, im Programm enthaltenen Features nicht unübersichtlich wird. Auch Anfänger sollten hier keine Probleme bekommen. Praktisch ist auch die Smartphone-App, mit der Sie sogar unterwegs Rechnungen schreiben können.

lexoffice bietet eine benutzerfreundliche Kunden- und Produktverwaltung, mit der Sie Datensätze anlegen können, die Sie später beim Schreiben der Rechnungen nur noch auswählen müssen. Die Rechnungsmaske selbst ist einfach gehalten und enthält alle wichtigen Einstellungen und Felder.

Ein paar praktische Extra-Features gibt es ebenfalls: Mit dem integrierten Kundencenter von lexoffice gelangen Ihre Kunden über einen Link zu einer Seite, auf der sie alle relevanten Rechnungen einsehen können. Die Bezahlung per QR-Code können Sie ebenfalls einbinden.

Besonders schade ist nur, dass lexoffice bei der Rechnungsstellung ausschließlich Euro unterstützt. Sie können Rechnungen zwar auf Englisch schreiben, aber nicht in Fremdwährungen.

sevDesk* ist dem Testsieger dicht auf den Fersten – und lexoffice in einem wesentlichen Punkt einen Schritt voraus: Hier können Sie Rechnungen in mehreren Währungen schreiben, nicht nur mit Euro. Ein Kundencenter gibt es hingegen nicht.

Ansonsten ist der Funktionsumfang jenem des Klassenbesten recht ähnlich: Sie können Kunden und Produkte anlegen, Rechnungen und Angebote in einer benutzerfreundlichen Maske schreiben und sie per E-Mail oder Post versenden. XRechnungen sind ebenfalls enthalten, die Zeiterfassung lässt sich kostenpflichtig dazubuchen.

Die Benutzeroberfläche gefällt uns nicht ganz so gut wie jene von lexoffice, und die Smartphone-App von sevDesk ist bisher nur auf iOS richtig nützlich – mit der Android-Version können Sie nämlich unterwegs keine Rechnungen schreiben, sondern nur Belege scannen. Deshalb liegt das Programm knapp, aber wirklich nur knapp, hinter unserem Testsieger. Wenn Sie Rechnungen in Fremdwährungen schreiben möchten, ist es selbstverständlich die bessere Wahl.

Während viele Rechnungsprogramme auch Buchhaltungsfunktionen bieten, konzentriert sich easybill* – wie der Name schon andeutet – zu 100 % auf Rechnungen. Der Funktionsumfang in dieser Hinsicht kann dementsprechend überzeugen: easybill unterstützt alle wichtigen Rechnungsfeatures, auch die Erstellung von Rechnungen in Fremdwährungen ist möglich.

Manche Funktionen, beispielsweise die Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen, die Zeiterfassung oder das Mahnwesen, sind aber erst in höheren Tarifen möglich. Das Mahnwesen von easybill ist besonders praktisch, weil Sie damit den Versand von Mahnungen und die Erhebung von Mahngebühren automatisieren können.

Die Benutzeroberfläche von easybill ist nicht ganz auf der Höhe der Zeit und eine Smartphone-App für die mobile Rechnungsstellung gibt es bisher leider nicht. Davon abgesehen ist das Rechnungs-Tool aber durch und durch solide.

Billomat* liefert alle wichtigen Rechnungsfunktionen, von einer umfangreichen Kunden- und Artikelverwaltung bis zur Erstellung verschiedener Rechnungs- und Dokumententypen (wiederkehrende Rechnungen, Korrekturrechnungen,...). Auch die Rechnungsstellung in Fremdwährungen wird unterstützt.

Genau wie bei easybill finden Sie auch bei Billomat ein Mahnsystem mit praktischen Automatismen: Sie können damit verschiedene Mahnstufen und individuelle Mahngebühren festlegen.

Der Umfang gefällt, die Verpackung eher weniger: Wir finden die Benutzeroberfläche von Billomat etwas zu komplex und sperrig. Andere Rechnungsprogramme haben gezeigt, dass man Rechnungsfunktionen auch intuitiver verpacken kann. Manchmal nerven zudem die etwas langen Ladezeiten innerhalb der Cloud-App.

FastBill* ist ein Buchhaltungs-Tool, das vor allem als Rechnungsprogramm zu überzeugen weiß: Es punktet mit einer benutzerfreundliche Kunden- und Produktverwaltung, und einer intuitiven Rechnungsmaske. Sie können Rechnungen nicht nur per E-Mail an Ihre Kunden schicken, sondern auch per Post. Außerdem unterstützt das Programm wiederkehrende Rechnungen und XRechnungen, sowie die Zeiterfassung und Mahnungen (das Mahnwesen kostet aber extra).

Ähnlich wie bei Billomat wird FastBill aber von einer nicht ganz stimmigen Benutzeroberfläche zurückgehalten, denn die Bedienung ist nicht immer intuitiv. Wenn Sie über diese Mängel hinwegsehen können, erhalten Sie jedoch ein mächtiges Rechnungs-Tool mit vielen Funktionen und solidem Support.

Unter den neun von uns getesteten Programmen ist Papierkram* eines der wenigen, die auch einen kostenlosen Tarif zur Verfügung stellen. Jener eignet sich auch für die Rechnungsstellung: Sie können Angebote und Rechnungen schreiben, Kunden und Dienstleistungen erfassen und sogar die Zeiterfassung nutzen (wenn auch nur eingeschränkt). Allerdings ist der Speicherplatz auf 100 MB beschränkt.

Erweiterte Funktionen sind aber erst in den kostenpflichtigen Tarifen enthalten: Das Mahnwesen, XRechnungen oder wiederkehrende Rechnungen schalten Sie erst ab dem Pro+ Tarif frei, ein Kundenportal gibt es ab dem Team-Tarif.

Die bereits erwähnte Zeiterfassung ist eines der Hauptverkaufsargumente von Papierkram: Sie ist hier wesentlich prominenter eingebunden als bei anderen Rechnungs-Programmen. Beispielsweise können Sie in der Kundenverwaltung für jeden Kunden Projekte erstellen. Dort legen Sie ein Budget fest und definieren einen Zeitraum, dann können Sie die Zeit für jedes Projekt tracken und sicherstellen, dass Sie im Budget bleiben.

Somit eignet sich Papierkram besonders für kleine Unternehmen und Freiberufler, die ihre für bestimmte Projekte aufgewendete Arbeitszeit genau einfangen und in Rechnungen festhalten möchten.

Schade ist, dass Papierkram keine Rechnungen in Fremdwährungen unterstützt. Ein E-Mail-Versand mit Nutzung der eigenen Domain ist ebenfalls nicht möglich.

Der Name lässt es bereits vermuten: BuchhaltungsButler* konzentriert sich in erster Linie auf die Buchhaltung. Die Rechnungserstellung leidet darunter leider etwas: Manche Funktionen, die bei anderen Programmen Standard sind, gibt es hier nicht einmal in den höheren Tarifen. Ein Mahnwesen fehlt beispielsweise völlig, und auch Zeiterfassung wird nicht unterstützt.

Auch die Kundenverwaltung gibt es bei BuchhaltungsButler nur rudimentär, Rechnungen in Fremdwährungen sind ebenfalls nicht möglich.

Der Funktionsumfang im Bereich Rechnungen ist also etwas beschnitten, die übrigen Standard-Funktionen werden aber unterstützt. Dennoch: Falls die Buchhaltungs-Funktionen weniger Priorität für Sie haben, sind Sie bei anderen Programmen sicherlich besser aufgehoben.

Zervant* ist ein Rechnungs-Tool aus Finnland, das sich vor allem an kleinere Unternehmen und Freiberufler richtet. Es ist grundsätzlich kostenlos, wobei Sie im Gratis-Tarif nur fünf Kunden anlegen und keine Premium-Rechnungen (heißt: E-Rechnungen oder per Post versendete Rechnungen) schreiben können.

Das intuitive Bedienkonzept sorgt dafür, dass die Rechnungserstellung einfach von der Hand geht. Auch Wiederholungsrechnungen und Teilzahlungen werden unterstützt, ein Mahnwesen ist ebenfalls dabei.

Was uns bei Zervant fehlt, sind zeitsparende Automatisierungs-Funktionen. Integrationen mit Software wie Online-Shops gibt es zudem nicht. Integrationen sind nämlich generell Mangelware – nicht einmal eine DATEV-Schnittstelle ist enthalten.

Wenn Sie jedoch kein allzu großes Rechnungsvolumen haben und ein Programm suchen, mit dem Sie schnell manuelle Rechnungen schreiben können, ist Zervant einen Blick wert.

WISO MeinBüro* ist ein Feature-starkes Rechnungs- und Buchhaltungs-Tool mit modularem Aufbau. Sie können den Funktionsumfang mit zahlreichen (kostenpflichtigen) Modulen erweitern, was die Zusammenstellung des richtigen Pakets (und die Einschätzung der Kosten) zunächst etwas verwirrend macht.

Wenn Sie das Programm nur für die Rechnungsstellung benötigen, können Sie aber vermutlich auf zusätzliche Module verzichten. Die wichtigsten Funktionen werden unterstützt – Zeiterfassung, Mahnwesen (mit Automatisierungen), Abo-Rechnungen. Allerdings können Sie Rechnungen nur in Euro schreiben.

Die Benutzeroberfläche ist grundsätzlich intuitiv, doch leider reagiert das Programm manchmal etwas träge. Richtig enttäuscht waren wir zudem vom Support, der uns ganze zwei Wochen (!) warten ließ, ehe eine Antwort ins E-Mail-Postfach flatterte.

Wir haben alle neun Programme aus unserem Test genauer unter die Lupe genommen und ihre Tauglichkeit als Rechnungs-Tool anhand von fünf Kategorien getestet:

In den Kategorien 1–4 haben wir dabei jeweils Schulnoten vergeben, die als Grundlage für die Gesamtnote dienen. Bei den meisten Programmen handelt es sich um Buchhaltungs-Tools, die mehr als nur die Rechnungserstellung für Sie erledigen – für diesen Vergleich haben wir die Buchhaltungsfunktionen jedoch ausgeklammert. Jene berücksichtigen wir in unserem Vergleich der besten Buchhaltungsprogramme.

In den nächsten Abschnitten stellen wir Ihnen unsere Testkategorien kurz vor und verraten, worauf wir bei der Bewertung der Programme geachtet haben.

Die Rechnungsstellung ist ein aufwändiger Prozess für Unternehmen, weil sie Zeit und Recherche erfordert. Rechnungsprogramme sollten Ihnen so viel Last von den Schultern nehmen wie möglich. Das beginnt mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die die Sache nicht unnötig verkompliziert. Die Rechnungsfunktionen sollten im Programm einfach aufzurufen, die Rechnungsmaske selbsterklärend sein.

Bei allen, von uns getesteten Programmen handelt es sich um Cloud-Tools, die Sie im Browser bedienen. Sie sollten Ladezeiten möglichst ganz vermeiden und keine nervigen Bugs beinhalten, die Zeit kosten.

Eine gute Smartphone-App ist ebenfalls ein Plus: Wenn Sie ab und zu auch unterwegs Rechnungen schreiben oder den Status Ihrer Rechnungen prüfen möchten, ist eine dedizierte App dafür ideal.

Bei einem Rechnungs-Tool müssen natürlich vor allem die Rechnungsfunktionen stimmen. Wir schauen deshalb genauer hin und prüfen, ob alle wichtigen Features vorhanden und erfolgreich umgesetzt sind. Dabei achten wir insbesondere auf Folgendes:

Die meisten Rechnungs-Tools stellen verschiedene Tarife bereit, es sind also nicht immer alle Funktionen in allen Preisstufen enthalten. Manche Features müssen Sie zudem kostenpflichtig dazu kaufen, egal welchen Tarif Sie gewählt haben. Wir gehen in unseren Rezensionen darauf ein, welche Funktionen in welchen Tarifen dabei sind.

Manche Funktionen werden nicht standardmäßig vom Anbieter abgedeckt, und können nur durch die Integration einer externen Anwendung verwendet werden. Außerdem können die Rechnungsprogramme ein paar nützliche Schnittstellen anbieten – beispielsweise zu Ihrem Steuerberater, der die Rechnungsdaten für den Jahresabschluss benötigt. Auf diese Features gehen wir in diesem Abschnitt ein.

Sollten Sie einmal Hilfe benötigen, ist ein gutes Support-Zentrum wichtig. Hier wünschen wir uns ordentlich sortierte Hilfeartikel mit Suchfunktion, sodass Sie im Fall der Fälle schnell den passenden Eintrag ausfindig machen. Die Support-Beiträge selbst sollten verständlich geschrieben sein und Elemente wie Screenshots, Links oder Videos nutzen, um die erklärten Schritte zu veranschaulichen.

Wenn Sie das Rechnungsprogramm zum ersten Mal öffnen, ist auch ein Tutorial praktisch, das die Benutzeroberfläche und wichtige Funktionen zunächst kurz vorstellt.

Eine gute Dokumentation ist aber nur die halbe Miete: Natürlich sollte es auch direkt Kontaktwege geben, beispielsweise per E-Mail, Telefon oder Live Chat (bestenfalls alle davon). Hier achten wir neben der Auswahl an Kontaktmöglichkeiten auch auf die Geschwindigkeit (idealerweise nur wenige Stunden, spätestens am nächsten Werktag) und die Qualität der Antwort. Standard-Floskeln möchten wir hier nicht sehen: Die Anbieter sollten individuell auf unsere Fragen und Probleme eingehen.

Um in diesem Kapitel zu überzeugen, sollten die Programme also mit einer guten Dokumentation und einem schnellen und hochwertigen Direktsupport punkten.

Ein Preisvergleich der Programme ist etwas schwierig, weil sich die angebotenen Tarife und die darin enthaltenen Features stark voneinander unterscheiden. In unserer Tabelle vergleichen wir deshalb die günstigsten Tarife aller Anbieter, die jeweils unbegrenzt viele Kunden und Rechnungen unterstützen:

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben müssen, sollten Sie nicht mehr Zeit damit verbringen, als nötig. Moderne Rechnungsprogramme helfen Ihnen mit einfachen Rechnungsmasken, einer praktischen Kunden- und Artikelverwaltung und der einen oder anderen Automatisierung dabei, die Rechnungsstellung möglichst schnell abzuwickeln, um Ihnen mehr Zeit fürs Wesentliche zu geben – Ihr Geschäft.

Wir haben neun Rechnungsprogramme intensiv getestet, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern. Lesen Sie unsere Testberichte und nutzen Sie unseren Preisvergleich, um das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Sie benötigen ein Tool, das noch mehr kann – und Sie nicht nur bei der Rechnungsstellung, sondern auch bei der Buchhaltung unterstützt? Unser Vergleich der besten Buchhaltungs-Tools kann Ihnen bei der Auswahl helfen.