Buchhaltungssoftware Test: 7 Anbieter im Vergleich

Ordentliche Buchhaltung ist ein Muss für jedes Unternehmen, das die Jahre überdauern (und keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen) möchte. Besonders einfach ist die Buchhaltung heutzutage mit entsprechender Software, die Ihnen bei den zeitaufwändigen bürokratischen Aufgaben unter die Arme greift.

Mit Buchhaltungssoftware können Sie nicht nur Rechnungen und Angebote schreiben, sondern alle Geschäftsvorfälle – von der Taxirechnung Ihrer Fahrt zum Kundentermin bis zur eingehenden Kundenrechnung – aufzeichnen. Mit etwas Disziplin übers Jahr verteilt sparen Sie sich am Ende viel Kopfzerbrechen und machen die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und den Jahresabschluss zum Kinderspiel.

Doch welche Buchhaltungssoftware sollten Sie nutzen? Wir haben sieben Anbieter genauer unter die Lupe genommen und verraten, welche davon uns besonders überzeugt haben. Zunächst stellen wir die einzelnen Programme in absteigender Reihenfolge kurz vor. Danach erklären wir, wie wir zu diesem Ergebnis gekommen sind – und worauf es bei der Wahl des passenden Buchhaltungs-Tools ankommt.

Auf Platz 1 im EXPERTE.de-Buchhaltungs-Test liegt die Software lexoffice* aus dem Hause Lexware. Sie kombiniert erstklassige Rechnungs-Features mit umfangreichen Buchhaltungsmöglichkeiten, und ist somit ein guter FiBu-Begleiter für Freiberufler und für kleine, aber auch wachsende Unternehmen.

Die Benutzeroberfläche von lexoffice ist trotz der vielen integrierten Funktionen intuitiv, und auch Anfänger sollten sich schnell zurechtfinden. Praktisch ist auch die Smartphone-App, mit der Sie unterwegs Rechnungen schreiben und Ihre Buchhaltung einsehen können.

Während viele Buchhaltungs-Programme nur die einfache Buchhaltung unterstützen, sich beim Jahresabschluss also höchstens für die Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) eignen, liefert lexoffice auch bei der Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) Hilfestellung. Natürlich können Sie Ihrem Steuerberater Zugang geben und Daten per DATEV-Schnittstelle exportieren.

Bereits die internen Funktionen von lexoffice decken fast alles Wichtige ab – inklusive Kassenbuch, Anlagenbuchhaltung, automatische Belegzuweisung und die Erstellung von XRechnungen. Andere Funktionen, beispielsweise die Lohnbuchhaltung oder Zeiterfassung, können Sie kostenpflichtig dazubuchen. Dank der lexoffice-API können Sie auch benutzerdefinierte Integrationen entwickeln.

Der größte Minuspunkt ist, dass lexoffice bei der Rechnungsstellung keine Fremdwährungen unterstützt: Sie können Rechnungen nur in Euro schreiben.

sevdesk* liegt in unserem Test nur knapp hinter lexoffice: Das Programm ist ähnlich Feature-stark und lexoffice in mancher Hinsicht sogar einen Schritt voraus: Die Rechnungsstellung ist beispielsweise in mehreren Währungen möglich. Auf Lohnbuchhaltung müssen Sie hingegen verzichten.

Ansonsten ist der Funktionsumfang recht ähnlich – und auch hier werden bei den Steuerberichten sowohl EÜR als auch GuV unterstützt. Umfangreiche Zusatzmodule gibt es ebenfalls, beispielsweise für die Warenwirtschaft, die Zeiterfassung oder die Integration von E-Commerce-Plattformen.

lexoffice hat am Ende die Nase vorn, weil uns die Benutzeroberfläche noch einen Ticken besser gefällt. Falls Sie auf Lohnbuchhaltung verzichten können und Rechnungen in anderen Währungen schreiben möchten, ist sevdesk jedoch die bessere Wahl.

BuchhaltungsButler* macht seinem Namen alle Ehre: Was die Buchhaltung angeht, sorgt dieser Butler wirklich dafür, dass es Unternehmern an nichts fehlt. Das AI-gestützte Beleg-Management lernt dazu und wird immer besser darin, Belege richtig zuzuordnen. Die automatische Plausibilitätsprüfung stellt sicher, dass Ihre Auswertungen plausibel sind. Und mit smarten Regeln können Sie die Buchhaltung weiter automatisieren.

Darüber hinaus gibt es, je nach Tarif, ein Kassenbuch und Anlagenbuchhaltung, und mit entsprechenden Erweiterungen sogar Lohnbuchhaltung und Warenwirtschaft.

Leider können die Rechnungs-Features da nicht ganz mithalten: Dinge, die bei anderen Programmen Standard sind – beispielsweise die Zeiterfassung oder das Mahnwesen – fehlen hier komplett. Außerdem können Sie ausschließlich deutschsprachige Rechnungen schreiben, und Fremdwährungen werden nicht unterstützt.

Zudem ist BuchhaltungsButler für Unternehmen, die bilanzieren müssen, weniger geeignet: Eine EÜR ist möglich, eine GuV jedoch nicht.

Wenn Ihnen das Funktionsprofil im Bereich Rechnungen jedoch ausreicht, ist BuchhaltungsButler ein mehr als solides Tool für Ihre Buchhaltung.

Billomat* verspricht „Buchhaltung, die Spaß macht“ – und kann mit diesem Versprechen eigentlich nur verlieren. Buchhaltung macht schließlich nicht einmal Buchhaltern Spaß. Und obwohl das Programm insgesamt solide ist, enttäuscht es ausgerechnet dort, wo der Spaß am wichtigsten wäre: bei der Benutzeroberfläche.

Mit einem allzu vollgepackten und sperrigen Interface steht sich das Programm immer wieder selbst im Weg und macht die Buchhaltung und die Rechnungsstellung komplizierter als nötig.

Der Funktionsumfang ist solide, wobei uns vor allem bei der Buchhaltung das eine oder andere Feature fehlt. Ein Kassenbuch ist weder standardmäßig integriert, noch kann es dazugebucht werden. Zudem eignet sich Billomat nur für die Erstellung einer EÜR, die GuV wird nicht unterstützt.

Wenn Sie mit dem Bedienkonzept von Billomat gut zurechtkommen, erhalten Sie einen soliden Begleiter für Ihre Rechnungsstellung und Buchhaltung, der sich jedoch eher für kleinere Unternehmen mit einfacher Buchführung anbietet.

Bei FastBill* verhält es sich umgekehrt wie bei BuchhaltungsButler: Hier sind die Rechnungs-Features exzellent, doch die Buchhaltung hinkt hinterher.

Beginnen wir mit der Rechnungsstellung: Die benutzerfreundliche Kunden- und Produktverwaltung erleichtert das Schreiben der Rechnungen enorm, und auch die Rechnungsmaske ist intuitiv und simpel. Sie können Rechnungen nicht nur per E-Mail versenden, sondern auch postalisch. Darüber hinaus sind wiederkehrende Rechnungen und XRechnungen möglich, Zeiterfassung und Mahnwesen sind ebenfalls integriert (wobei letzteres leider extra kostet).

Als Buchhaltungsprogramm kann FastBill weniger überzeugen, was unter anderem an der Tarifstruktur liegt: Eine EÜR lässt sich nicht, wie bei allen anderen Programmen aus unserem Test, selbst anfertigen, sondern erfordert den teuren Premium+ Dienst, der Ihnen einen digitalen Steuerberater zur Seite stellt. Prinzipiell eine gute Idee für ein kostenpflichtiges Extra – doch eine EÜR würden wir auch gerne selbst erstellen können.

Auch die Benutzeroberfläche bleibt hinter ihrem Potenzial zurück, und ist nicht immer intuitiv. Wenn Sie mit den fehlenden Funktionen leben und über die eine oder andere Unstimmigkeit bei der Bedienung hinwegsehen können, ist FastBill ein solides Rechnungs-Programm mit Buchhaltung für kleinere Unternehmen und Freiberufler.

Papierkram* ist das einzige Programm in unserem Test, das auch eine kostenlose Version bietet. Im Free-Tarif können Sie Angebote und Rechnungen erstellen, Ihre Ausgaben erfassen, Belege managen und Zeit tracken.

Die Zeiterfassung ist dabei das Herzstück von Papierkram: Die Benutzeroberfläche rückt die Funktion in den Vordergrund, weshalb sich Papierkram besonders für Freiberufler und Unternehmen eignet, die projektbasiert arbeiten und ihre Arbeitszeit genau einfangen und in Rechnungen umwandeln möchten.

Abseits der Zeiterfassung überzeugt Papierkram mit seinem insgesamt intuitiven Bedienkonzept und starken Rechnungs-Features, auch wenn das Programm bei der Buchhaltung und den Schnittstellen nicht ganz mit der Konkurrenz mithalten kann. Eine automatische Belegzuweisung gibt es nicht, die Bezahlung von Rechnungen direkt aus Papierkram heraus ist trotz Bankeinbindung ebenfalls nicht möglich. Auch eine API-Schnittstelle ist bisher Fehlanzeige.

Zudem gilt auch bei Papierkram: EÜR ja, GuV nein. Wenn Sie nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind (oder Ihre Steuerberatung damit beauftragen) und die Zeiterfassung ein besonders wichtiges Feature für Sie ist, sind Sie bei Papierkram gut aufgehoben.

WISO MeinBüro* ist ein umfangreiches Buchhaltungs- und Rechnungs-Tool, dessen modularer Aufbau jedoch etwas verwirrend – und kostspielig – ist.

Die Benutzeroberfläche der Software ist weitestgehend intuitiv, wobei das Web-Tool leider manchmal etwas träge reagiert und mit Ladezeiten frustriert. Sowohl bei der Rechnungsstellung als auch bei der Buchhaltung deckt das Programm die wichtigsten Funktionen ab, und ergänzt standardmäßig nicht integrierte Features mit Zusatzmodulen – beispielsweise für die Lagerverwaltung, CRM oder E-Commerce.

Enntäuscht waren wir vom Support, denn auf eine Reaktion mussten wir ganze zwei Wochen (!) warten. Die konfuse Preisgestaltung ist für uns ebenfalls ein klares Minus: Es gibt nicht nur viele Tarife, sondern auch unzählige Zusatz-Module. Dadurch ist vorab schwer einzuschätzen, wie viel der Spaß am Ende kosten wird.

Möglicherweise finden Sie die perfekte Modul-Kombination zu einem akzeptablen Preis, doch uns ist der Ansatz der anderen Buchhaltungs-Programme lieber.

Wir haben alle sieben Programme ausgiebig getestet und sie anhand von sechs Kategorien verglichen:

In den ersten fünf dieser Kategorien haben wir jeweils Schulnoten vergeben, aus denen sich am Ende die Gesamt-Testnote ergibt.

Im Folgenden stellen wir jede Kategorie näher vor und verraten, auf welche Kriterien wir dabei besonders geachtet haben.

Buchhaltungs-Tools versprechen, bürokratische Angelegenheiten wie die Rechnungsstellung und die allgemeine Buchhaltung deutlich zu vereinfachen. Das können sie nur, wenn ihre Benutzeroberfläche intuitiv ist und nicht für zusätzlichen Frust beim Nutzer sorgt.

Grundlegend wünschen wir uns hier ein einfach verständliches Bedienkonzept: Das Navigationsmenü sollte logisch strukturiert, die Funktionen sinnvoll über verschiedene Menüpunkte verteilt sein. Je mehr Features die Software besitzt, desto wichtiger ist es, dass man sie mit wenigen Klicks erreichen kann und nicht erst lange danach suchen muss.

lexoffice macht vor, wie eine gute Benutzeroberfläche aussehen kann: Auf der Startseite finden Sie eine grundlegende Übersicht der wichtigsten Geschäftsvorfälle und Entwicklungen, sowie Shortcuts zu wichtigen Features wie der Rechnungsstellung. Die restlichen Funktionen des Programms sind logisch über eine überschaubare Auswahl an Menüpunkten verteilt.

Negativ fallen in diese Kategorie, neben einer allgemein komplizierten Bedienung, auch lange Ladezeiten und/oder Bugs ins Gewicht, die bei der Bedienung für Frust sorgen können. Ob die Dienste Smartphone-Apps anbieten, und was damit möglich ist, fließt ebenfalls in die Bewertung mit ein.

Den Funktionsumfang der Buchhaltungs-Tools bewerten wir in drei Unterkategorien: den Funktionen im Bereich Rechnung und Buchhaltung, sowie den Schnittstellen, Erweiterungen und sonstigen Features eines Programms.

Im Bereich Rechnungserstellung achten wir in erster Linie auf folgende Features:

Meist sind nicht alle Rechnungs-Funktionen in allen Tarifen der Buchhaltungs-Tools enthalten. Manche Funktionen lassen sich zudem nur als externe Module zum Standardpaket dazukaufen. Wir verraten, welche Funktionen in welchen Tarifen integriert sind.

Auch bei der Buchhaltung halten wir Ausschau nach bestimmten Funktionen. Hier sind die wichtigsten davon:

Wie bei den Rechnungs-Funktionen gilt: Nicht alle diese (und weitere) Features sind in allen Tarifen enthalten. Wir verraten, wie die Programme bei der Buchhaltung allgemein aufgestellt sind und ob Sie viele dieser Funktionen kostenpflichtig erwerben müssen.

Neben den bereits genannten Standard-Funktionen, die sich recht einfach in Rechnungs- und Buchhaltungs-Features einteilen lassen, sollten die Programme noch einige weitere Tools, Erweiterungen und Schnittstellen zu anderer Software bieten. Zu den wichtigsten zählen die Folgenden:

Buchhaltungs-Tools können Anfänger, aber auch fortgeschrittene Nutzer mit ihrer Komplexität überfordern. Deshalb ist ein gutes Hilfezentrum mit aussagekräftigen Support-Artikeln wichtig. Jenes sollte eine Suchfunktion enthalten, mit der Sie schnell die richtige Anleitung ausfindig machen.

Die Anleitungen selbst sollten verständlich geschrieben und mit Screenshots angereichert sein, um die Funktionen und Einstellungen besonders anschaulich zu beschreiben. Praktisch sind auch Video-Tutorials, die Schritt-für-Schritt durch die Benutzeroberfläche führen.

Apropos Tutorials: Beim ersten Besuch der Benutzeroberfläche stellen viele Programme mit einem Anfänger-Tutorial die wichtigsten Funktionen vor, was den Einstieg erleichtert.

Neben der Dokumentation ist natürlich auch der direkte Support wichtig. Hier achten wir auf drei Dinge:

Um eine gute Note zu erhalten, müssen die Programme gute Support-Inhalte liefern und auch beim direkten Support überzeugen.

Die Tarifstrukturen der einzelnen Anbieter sind so unterschiedlich, dass wir in dieser Kategorie keine Note vergeben. Stattdessen stellen wir die unterschiedlichen Tarife vor und verraten, was wo drin ist.

Um die Programme vergleichbar zu machen, haben wir einen Preisvergleich entworfen, bei dem wir jeweils den günstigsten Tarif eines Programms in den Ring schicken, mit dem eine EÜR möglich ist. Das Ergebnis finden Sie hier:

FastBill ist der klare Ausreißer in dieser Tabelle, weil die Erstellung einer EÜR hier nur mithilfe des digitalen Steuerberaters möglich ist, der nur im teuersten Tarif inkludiert ist. Der Preis hängt also von vielen Faktoren ab. Am besten sehen Sie sich in unserer Datenbank die einzelnen Tarife der Anbieter an, um herauszufinden, ob alle für Sie wichtigen Funktionen enthalten sind.

Wer ein Unternehmen führt oder selbstständig arbeitet, sollte seine Finanzen unbedingt im Griff haben – spätestens wenn es Zeit für die Steuererklärung wird. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware können Sie viel Zeit sparen, die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung vereinfachen und Ärger mit dem Finanzamt vermeiden. Vor allem können Sie eins: sich ganz auf Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse Ihrer Kunden konzentrieren.

Um Ihnen bei der Auswahl des richtigen Programms zu helfen, haben wir sieben Buchhaltungs-Tools ausgiebig getestet. Lesen Sie unsere Rezensionen und nutzen Sie unseren Preisvergleich, um das richtige Programm für Ihre Anforderungen zu finden.