Trello Test 2024: Bringt das Tool wirklich Ordnung in Ihre Projekte?

Trello ist dazu da, Teams die Arbeit zu erleichtern. Das Urgestein unter den Online-Projektmanagement-Tools scheint das auch ziemlich gut zu machen – schließlich zählt es mit mehr als 50 Millionen Nutzern zu den beliebtesten Programmen weltweit. Doch ist Trello im Jahr 2024 immer noch eine gute Wahl, und wenn ja, für wen?

Wir haben Trello einmal genauer unter die Lupe genommen und die Projektmanagement-Funktionen ausgiebig getestet.

Trello* ist ein Cloud-Projektmanagement-Tool, das von Fog Creek Software entwickelt und 2011 im Rahmen der berühmten „TechCrunch Disrupt“-Konferenz veröffentlicht wurde. Mittlerweile gehört Trello zum australischen Software-Unternehmen Atlassian.

Trello ist eine vielseitige Plattform, die laut Anbieter „wirklich für jeden geeignet“ ist. Von Einzelpersonen, die damit ihr Privatleben planen, über Freelancer, die eine überschaubare Projektzahl im Blick behalten, bis zu größeren Unternehmen, die damit Meetings, Deadlines und internationale Zusammenarbeit organisieren: Trello kann sich an unterschiedliche Zielgruppen, Bedürfnisse und Budgets anpassen.

Trello ist webbasiert und kann in den Browsern Chrome, Firefox, Edge und Safari von überall aus genutzt werden. Dazu kommen Desktop-Programme für Windows und macOS, sowie Apps für Android und iOS. Wir haben Trello mit Chrome und Windows getestet.

Zunächst benötigen Sie einen Trello-Account. Der ist grundsätzlich kostenlos, weil Trello neben den Premium-Plänen auch einen Gratis-Tarif bietet (mehr zu den Trello-Preisen lesen Sie weiter unten).

Sie können aber auch die kostenpflichtigen Tarife unverbindlich und ohne Angabe von Zahlungsinformationen 14 Tage lang ausprobieren. Wenn Sie Ihre Bankdaten angeben, können Sie die Testphase sogar 30 Tage lang nutzen. Wählen Sie einfach den passenden Tarif aus und klicken Sie auf „Kostenlos testen“.

Nach der Account-Erstellung landen Sie in einem kurzen Tutorial, das Sie durch grundlegende Trello-Funktionen führt. Danach öffnet sich Ihr Trello-Arbeitsbereich.

Trello besteht, wie jedes Projektmanagement-Tools, aus mehreren Unterkomponenten, mit denen Sie Ihre Projekte organisieren. Die oberste Hierarchieebene ist der Arbeitsbereich: Dabei handelt es sich um einen geschlossenen Bereich für Sie (und Ihr Team), in dem Sie unterschiedliche Projekte sammeln.

Innerhalb Ihres Arbeitsbereiches gibt es drei Elemente:

Innerhalb eines Boards können Sie über die entsprechenden Buttons in Sekundenschnelle neue Listen und Kartenanlegen. Karten geben Sie dabei zuerst einen Namen, im Anschluss können Sie sie per Mausklick weiter bearbeiten. Dabei lassen sich jeder Karte unterschiedliche Elemente (z. B. Mitglieder, Anhänge, Orte – mehr dazu im nächsten Unterkapitel) hinzufügen.

Karten lassen sich ganz einfach per Drag-and-drop zwischen den Listen verschieben. Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie sie also einfach zum nächsten Tätigkeitsbereich ziehen.

Sie können Ihr Trello-Board mit unterschiedlichen Ansichten visualisieren, um Ihre Projekte aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu beleuchten. Insgesamt stehen sechs Ansichten zur Auswahl:

Im Arbeitsbereich finden Sie noch zwei sogenannte „Arbeitsbereich-Ansichten“. Dabei handelt es sich um optimierte Versionen der regulären Tabellen- und Kalenderansichten, die einen Gesamt-Überblick über Board-Grenzen hinaus bieten. Hier können Sie Karten von allen Trello-Boards in einem zentralen Dashboard einsehen.

Andere Projektmanagement-Tools bieten teils noch etwas mehr Ansichten. Eine Mindmap, eine Milestone-Ansicht oder eine Galerie gibt es beispielsweise nicht. Die wichtigsten Ansichten werden jedoch abgedeckt.

Hier sehen Sie die von Trello angebotenen Ansichten im Vergleich:

Trello gibt es auch fürs Smartphone: Die Android- und iOS-Apps bieten eine vereinfachte Darstellung der Kanban-Boards und ermöglichen die schnelle Erstellung von Karten und Boards unterwegs. Natürlich können Sie einzelne Karten auch wie gewohnt bearbeiten und zwischen Listen hin- und herschieben.

Der gesamte Funktionsumfang vom Desktop passt jedoch nicht in die Smartphone-App – und für komplexere Vorgänge ist ohnehin ein größerer Bildschirm notwendig. Der mobile Begleiter ist also eher für kurze Check-ins oder gelegentliche Tätigkeiten geeignet.

Trellos große Stärke ist ganz klar die Benutzerfreundlichkeit des Programms. Obwohl sich der Arbeitsbereich vielseitig anpassen und auf unterschiedliche Bedürfnisse ausrichten lässt, sind die Grundprinzipien einfach erklärt und sollten auch von Anfängern schnell verinnerlicht werden.

Die Kanban-basierte Board-Ansicht ist intuitiv, neue Listen und Karten sind schnell erstellt und die Verwaltung und Navigation sind simpel. Allzu große Onboarding-Hürden sollte es bei Trello also nicht geben – doch eine noch etwas größere Auswahl an Ansichten würde der Benutzerfreundlichkeit keinen Abbruch tun, zumal die meisten erst ab Premium verfügbar sind.

Wenn Sie die Grundprinzipien von Trello verstanden haben, können Sie damit beginnen, Ihren Arbeitsbereich an Ihre Anforderungen anzupassen und Ihre Projekte und Aufgaben damit zu planen.

Um eine neue Aufgabe (Karte) zu erstellen, klicken Sie in einer Liste innerhalb eines Boards einfach auf „Karte hinzufügen“. Dabei müssen Sie nur den Namen der Karte festlegen.

Wenn Sie im Anschluss auf die Karte klicken, öffnet sich eine Detailansicht, wo Sie die Aufgabe weiter bearbeiten können. Hier können Sie Mitglieder, Labels, Fristen, Anhänge, eine Beschreibung und viele weitere Elemente hinzufügen, sowie Benachrichtigungen ein- und ausschalten.

Im Menü rechts unter „Zu Karte hinzufügen“ finden Sie alle Elemente und Module, mit der Sie Ihre Karte personalisieren können. Hier gibt es auch Integrationen, sogenannte Power-Ups, mit denen Sie externe Apps wie Slack oder Gmail, sowie Extra-Funktionen einbinden können. Automatisierungsfunktionen (mehr dazu im Kapitel „Erweiterte Funktionen“) warten hier ebenfalls.

Neben den vorgegebenen Elementen können Sie Ihren Karten auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen, für die es in der Detailansicht einen eigenen Bereich gibt. Dabei können Sie Elemente wie Kontrollkästchen, Daten, Dropdown-Menüs und Nummern nutzen.

Trello deckt die wichtigsten Felder ab und lässt sich mit benutzerdefinierten Elementen und Integrationen weiter individualisieren.

Insgesamt sind die Bordmittel der Kartenbearbeitung bei Trello im Vergleich zur Konkurrenz aber etwas beschränkt, dasselbe gilt für die Möglichkeiten für benutzerdefinierte Felder. Elemente für Prozentzahlen, Währungen oder Formeln gibt es beispielsweise nicht.

Hier sehen Sie die Felder-Funktionen im Vergleich:

Leider deckt Trello out-of-the-box nicht alle Funktionen ab, die wir uns für unsere Karten wünschen. Mit den Bordmitteln ist es beispielsweise nicht möglich, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu erstellen – also beispielsweise einzurichten, dass eine bestimmte Aufgabe erst gestartet wird, wenn eine bestimmte andere Aufgabe abgeschlossen wurde.

Auch klassische Unteraufgaben, die übergeordneten Karten zugewiesen werden, gibt es nicht. Hier müssen Sie mit Checklisten vorliebnehmen, die Sie innerhalb Ihrer Karten anlegen können. Meilensteine müssen Sie ebenfalls manuell anlegen.

Mithilfe von Automatisierungen und Power-Ups ist es trotzdem möglich, diese Funktionen zu nutzen, aber etwas komplizierter als bei Programmen, die eingebaute Features in dieser Richtung anbieten.

Insgesamt ist Trello ein mächtiges Projektmanagement-Tool der Kanban-Schule: Wenn Sie das „Big Picture“ von Projekten visualisieren und mithilfe übersichtlicher Kanban-Boards im Blick behalten möchten, bietet Trello eine ganz besonders einfache und intuitive Plattform dafür.

Für andere Herangehensweisen – insbesondere solche, die ein hohes Maß an Detailsteuerung, wie die Definition von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, detaillierte Zeitpläne oder das Abarbeiten von Unteraufgaben benötigen – könnte Trello jedoch weniger geeignet sein.

Trello lässt sich sowohl von Solo-Nutzern als auch von Teams verwenden. Sie können Teammitglieder entweder zum gesamten Arbeitsbereich oder zu spezifischen Boards einladen.

Um ein Mitglied zu Ihrem Arbeitsbereich einzuladen, klicken Sie einfach auf das Plus-Symbol neben dem Menüpunkt „Mitglieder“ oder öffnen Sie den Mitglieder-Bereich und klicken Sie hier auf „Arbeitsbereichmitglieder einladen“. Sie können Kontakte mit ihrer E-Mail-Adresse, ihrem Trello-Benutzernamen oder über einen Share-Link einladen.

Arbeitsbereich-Mitglieder sind entweder Admins oder normale Nutzer. Letztere können innerhalb des Workspace zwar Boards erstellen und bearbeiten, aber keine Einstellungen anpassen.

Alternativ können Sie Mitglieder auch nur Zugriff zu bestimmten Boards gewähren. Klicken Sie dafür innerhalb des Boards einfach auf den „Teilen“-Button oben rechts und laden Sie die entsprechenden Personen ein.

Es gibt drei Mitglieder-Kategorien:

Trello ermöglicht die gemeinsame Arbeit an Projekten, ist aber nicht wirklich auf Kollaboration spezialisiert. Sie können Arbeitsbereiche und Boards mit Teammitgliedern teilen und mithilfe von Erwähnungen (tippen Sie dafür einfach ein „@“-Zeichen und markieren Sie die gewünschte Person) in den Karten miteinander kommunizieren, doch das war es auch schon.

Echtzeit-Zusammenarbeit, beispielsweise durch PNs, (Gruppen-)Chats, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten oder Features wie Whiteboards, ist nicht möglich. Auch hier bieten sich externe Erweiterungen an – doch andere Programme (z. B. Basecamp, Teamwork oder ClickUp) sind bereits standardmäßig deutlich besser auf Kollaboration und Kommunikation ausgelegt.

Hier finden Sie die Kollaborations-Features von Trello im Vergleich:

Wenn Sie nach einem Projektmanagement-Tool mit starken Kollaborations-Funktionen suchen, ist Trello nicht die erste Wahl. Sie können Aufgaben und Projekte mit Teammitgliedern teilen und gemeinsam bearbeiten – doch die eigentliche Kommunikation und Zusammenarbeit müssen Sie über Add-ons oder andere Programme regeln.

Die Grundfunktionen von Trello sind überschaubar, doch die Plattform ist etwas vielseitiger, als es zunächst den Anschein hat. Ein besonders mächtiges Tool sind Trellos Automatisierungen.

Die Automatisierungs-Funktionen von Trello sind solide – und obwohl sie eher für fortgeschrittene Nutzer geeignet sind, sind sie ziemlich intuitiv und ähnlich benutzerfreundlich wie der Rest der Plattform.

Klicken Sie im Board einfach aufs Dreipunkte-Menü oben rechts und navigieren Sie zum Eintrag „Automatisierung“, um den Automatisierungs-Bereich zu erreichen. Jener war zum Testzeitpunkt leider nur auf Englisch verfügbar.

Es gibt mehrere Arten von Automatisierungen:

Viele Funktionen, die von Trellos Bordmitteln nicht abgedeckt werden, beispielsweise Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, können Sie sich mit Automatisierungen also selbst zusammenbauen.

Automatisierungen sind in allen Trello-Tarifen enthalten, doch insbesondere in den Gratis- und Standard-Tarifen ist die Anzahl der monatlichen Ausführungen etwas eingeschränkt. In den Premium- und Enterprise-Tarifen gibt es ebenfalls Einschränkungen, die jedoch relativ großzügig gewählt sind und für die meisten Nutzer ausreichen dürften.

Sie möchten andere Tools bei Trello einbinden oder Funktionen nutzen, die standardmäßig nicht unterstützt werden? Dann können Sie Trellos Power-Ups nach passenden Integrationen durchsuchen.

Hier finden Sie – unterteilt in Kategorien wie „Analyse und Berichterstattung“, „Kommunikation und Zusammenarbeit“ oder „Dateiverwaltung“ – zahlreiche Erweiterungen, mit denen Sie wichtige Funktionen wie die Zeiterfassung (z. B. Harvest), Whiteboards (z. B. Miro) oder Nachrichten (z. B. Slack) hinzufügen können.

Die Auswahl ist groß und vielfältig, und ein Power-Up-Limit gibt es nicht. Manche Integrationen sind jedoch kostenpflichtig.

Mit Automatisierungen und Power-Ups können Sie Trello also noch besser Ihren Anforderungen anpassen und so ziemlich jede Funktion hinzufügen, die für effizientes Projektmanagement wichtig ist. Einige Funktionen, die bei anderen Programmen standardmäßig unterstützt werden, muss man bei Trello aber manuell oder über Umwege hinzufügen. Dazu zählen beispielsweise Reporting, Zeiterfassung oder die Erstellung von Formularen.

Eine Übersicht der erweiterten Funktionen im Vergleich mit anderen Projektmanagement-Tools finden Sie hier:

Wenn man die Integrationen und Automatisierungen berücksichtigt, ist der Funktionsumfang von Trello absolut solide – out-of-the-box könnte das Programm aber noch etwas mehr bieten.

Für Trello-Anfänger gibt es viele nützliche Anleitungen und Support-Ressourcen auf der Trello-Website. Der Trello-Leitfaden führt beispielsweise mit vielen Screenshots und Hyperlinks durch grundlegende Konzepte und Funktionen des Programms.

Noch mehr Inhalte gibt es für englischsprachige Besucher: Sie profitieren von ausführlichen Webinaren und FAQs mit Suchfunktion, sowie von einem großen Trello-Community-Forum, wo Trello-Nutzer selbst Fragen stellen können.

Für die meisten Fragen, die während der Trello-Nutzung bei uns aufkamen, konnten wir auf der Trello-Website Antworten finden.

Direkten Support bietet Trello nur in englischer Sprache bzw. mit automatischer Übersetzung, und nur via Support-Ticket. Telefon- oder Chat-Support werden nicht unterstützt. Hier bekommt man klar das Gefühl, dass es Trello lieber wäre, Sie würden die Antwort auf Ihre Frage auf eigene Faust finden.

Auf eine Antwort des Trello-Teams mussten wir immerhin nur 30 Minuten warten. Jene beantwortete alle unsere Fragen und verwies und auf weiterführende Artikel in der Trello-Dokumentation.

Insgesamt waren wir somit recht zufrieden mit dem Trello-Support, auch wenn für dringende Anfragen etwas mehr Kontaktwege geboten werden könnten.

Trello hat vier Tarife: Free, Standard, Premium und Enterprise. In jedem Tarif fallen die Kosten pro Monat pro Nutzer an.

Eine Übersicht der Trello-Tarife finden Sie hier:

Trello zählt generell zu den preiswerteren Programmen auf dem Markt. Die folgende zeigt den Abo-Preis für zehn Nutzer mit einer unbegrenzten Anzahl an Projekten. Die tatsächlichen Praxis-Kosten sind aber natürlich neben der Zahl der Nutzer auch vom gewählten Tarif und den benötigten Funktionen abhängig:

Trello bietet ermäßigte Tarife für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen. Eine kostenlose Testversion ist ebenfalls nutzbar: Ohne Angabe von Zahlungsdaten können Sie Trello 14 Tage lang unverbindlich testen; wenn Sie Ihre Bankdaten hinterlegen können Sie das Programm sogar 30 Tage lang ausprobieren.

Trello ist eine besonders benutzer- und anfängerfreundliche Projektmanagement-Plattform, die am besten für kleinere und mittelgroße Teams geeignet ist – vor allem solche, die ihren Projektfortschritt in Kanban-Manier visualisieren und den Überblick über Aufgaben, To-dos und die Teamauslastung erhalten möchten. Unterschiedliche Ansichten, mächtige Automatisierungen und viele Erweiterungen machen Trello dabei flexibler, als der erste Eindruck vermuten lässt.

Leider ist Trello nicht ganz so vielseitig wie andere Programme: Viele Funktionen, die von anderen Programmen standardmäßig abgedeckt werden (beispielsweise Echtzeit-Kollaboration, Zeiterfassung oder Reporting) können bei Trello nur mit Integrationen hinzugefügt werden. Wer zudem von Kanban abweichen und Projekte mit Abhängigkeiten und/ oder Unteraufgaben verwalten möchte, muss sich Workflows mit Automatisierungen selbst zusammenbauen.

Trello-Nutzer scheinen insgesamt sehr zufrieden mit dem Programm zu sein. In den von uns erfassten Kundenrezensionen werden folgende Aspekte wiederholt erwähnt:

Trello ist Ihnen mit seinem Kanban-Fokus und der begrenzten Auswahl benutzerdefinierter Felder nicht vielseitig genug? Dann könnte monday eine gute Alternative sein: Die Plattform ist ähnlich benutzerfreundlich, aber deutlich flexibler. Sie kommt allerdings nur für Teams infrage.

Sie vermissen hauptsächlich die Möglichkeit, Projektabläufe mit Abhängigkeiten, Unteraufgaben, Meilensteinen und Zielen detaillierter anzupassen? Dann sind Asana und ClickUp einen Blick wert.

Weitere Alternativen zu Trello finden Sie hier: