Prozessmodellierung: Wie kann man Geschäftsprozesse darstellen?

Wer wettbewerbsfähig bleiben möchte, braucht gute Prozesse. Immer mehr Unternehmen haben dies erkannt, und nutzen eine Reihe von Tools und Maßnahmen, um ihre Prozesse zu optimieren. Die Prozessmodellierung ist eines davon.

Prozessmodellierung kann dabei helfen, Prozesse im Unternehmen klarer zu definieren und Geschäftsabläufe besser zu verstehen. Doch wie funktioniert das ganze, was sind die Vor- und Nachteile dieses Ansatzes – und welche Methoden und Software gibt es? Das und mehr klären wir in diesem Artikel.

In der Prozessmodellierung geht es um die Darstellung von Geschäftsprozessen und Workflows. Für Geschäftsprozesse gibt es dabei unterschiedliche Definitionen – eine davon lautet folgendermaßen:

„Ein Geschäftsprozess ist eine Menge von aufeinanderfolgenden Aktivitäten, die einen bestimmten Mehrwert für den Kunden schaffen.“

Diese Definition legt den Fokus auf den Kundennutzen, doch Unternehmen nutzen die Prozessmodellierung auch für die Darstellung von internen Prozessen. Sie ist also vielseitig einsetzbar und kann Unternehmen dabei helfen, einen besseren Einblick in alle möglichen Abläufe zu erhalten.

Die Geschäftsprozesse werden visuell in einem sogenannten Prozessmodell dargestellt. Es enthält in der Regel eine Reihe von Symbolen, die verschiedene Arten von Aktivitäten in einem Geschäftsprozess abbilden. Diese Symbole können Aktivitäten wie das Lesen einer E-Mail, das Bearbeiten eines Dokuments oder das Durchführen einer Suche beschreiben.

Prozessmodelle können auch Verzweigungen und Wiederholungen enthalten, die es ermöglichen, den Prozess an unterschiedliche Situationen anzupassen. Es ist ein wichtiges Werkzeug für die Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Ein Geschäftsprozess ist in der Regel eine Reihe von Aktivitäten, die ein Unternehmen durchführt, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Diese Aktivitäten können intern oder extern liegen und physisch oder digital stattfinden.

Der Ablauf eines typischen Geschäftsprozesses könnte folgendermaßen aussehen:

Die einzelnen Prozessschritte hängen stets vom Unternehmen ab und sind damit immer vollständig individuell. Doch wie wird aus dieser Abfolge nun ein abgebildeter Prozess? Dazu kommen wir als Nächstes.

Es gibt verschiedene Methoden, die man bei der Prozessmodellierung anwenden kann. Wir konzentrieren uns auf die drei beliebtesten:

BPMN (Business Process Model and Notation, oder auf Deutsch: Geschäftsprozessmodell und -notation) ist eine standardisierte grafische Darstellungsmethode für Geschäftsprozesse. Sie wurde ursprünglich von der Object Management Group (OMG) entwickelt und ist inzwischen ein ISO-Standard. Es ist eine sehr flexible Methode, die sowohl für einfache als auch für komplexe Prozesse geeignet ist. Sie können damit Prozesse modellieren, die bereits existieren, oder neue Prozesse entwickeln.

Der erste Schritt bei der Erstellung eines BPMN-Prozessmodells ist die Identifizierung der Aktivitäten, die sich in dem Prozess befinden. Diese Aktivitäten lassen sich in einem Aktivitätsdiagramm darstellen. Hierbei handelt es sich um ein Flussdiagramm, welches die Reihenfolge zeigt, in der die Aktivitäten vorliegen. Auch Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten lassen sich aufzeigen.

Ein BPMN-Aktivitätsdiagramm kann auch Gateways und Events enthalten. Gateways sind Entscheidungspunkte, an denen der Prozess abhängig von bestimmten Kriterien entweder weitergeführt oder abgebrochen wird. Events sind außerdem Ereignisse, die während des Prozesses auftreten können, etwa ein Fehler oder eine Zeitüberschreitung.

Nachdem das Aktivitätsdiagramm erstellt ist, können Sie weitere Details hinzufügen, um den Prozess genauer zu beschreiben. Diese Details können Informationen über die Daten enthalten, die in dem Prozess verarbeitet werden, oder über die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten.

BPMN ist eine leistungsstarke Methode zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihren Prozess genau zu beschreiben und so zu optimieren, dass er effizient und effektiv abläuft. Durch die Verwendung von Symbolen und Notationen ist BPMN leicht verständlich und intuitiv bedienbar. Daher hat sich dieses Modell in den letzten Jahren zu einer der am häufigsten verwendeten Methoden der Prozessmodellierung entwickelt.

UML (Unified Modeling Language, oder auf Deutsch: Vereinheitlichte Modellierungssprache) ist eine der am häufigsten verwendeten Methoden zur Prozessmodellierung und -darstellung. Es ist eine standardisierte, grafische Modellierungssprache, die viele Organisationen und Unternehmen weltweit für Diagramme verwenden. UML bietet einen Rahmen für die Modellierung von Systemen und lässt sich für eine Vielzahl von Zwecken einsetzen, beispielsweise für die Analyse, das Design, die Implementation, die Dokumentation oder den Test von Systemen.

UML basiert auf dem Konzept der objektorientierten Programmierung (OOP). Es umfasst eine Reihe von Symbolen, die es ermöglichen, ein System auf verschiedene Weise zu beschreiben. Je nachdem, welche Prozessaspekte untersucht werden sollen, kommen dabei verschiedene Diagramm-Typen zum Einsatz – beispielsweise sequenzielle Diagramme, Flussdiagramme oder Zustandsdiagramme.

Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) sind eine weitverbreitete Methode der Prozessmodellierung. Sie basieren auf Ereignissen, die in einem bestimmten Ablauf passieren. Diese Ereignisse können sehr hilfreich dabei sein, komplexe Prozesse zu verstehen und zu visualisieren.

Ereignisgesteuerte Prozessketten bestehen aus einer Reihe von Aktivitäten, die durch Ereignisse miteinander verbunden sind. Jedes Ereignis löst eine Aktivität aus, die als Reaktion auf das Ereignis ausgeführt wird. Die Reihenfolge der Aktivitäten in einer EPK ist daher abhängig von den Ereignissen, die sie auslösen.

Ereignisse lassen sich manuell oder automatisch auslösen. Beispiele für manuell ausgelöste Ereignisse sind das Klicken auf einen Button oder das Absenden eines Formulars. Beispiele für automatisch ausgelöste Ereignisse sind das Erreichen eines bestimmten Datums oder das Empfangen einer bestimmten Nachricht.

In einer EPK sind die Aktivitäten als Symbole dargestellt, die mit Pfeilen verbunden sind. Die Pfeile zeigen an, welche Aktivität als Reaktion auf welches Ereignis ausgeführt wird. Die Reihenfolge der Aktivitäten in einer EPK sind daher leicht zu erkennen.

EPKs werden häufig in Projektmanagement- und Business-Prozess-Management-Anwendungen eingesetzt. Sie sind aber auch in anderen Bereichen nützlich, zum Beispiel in der Softwareentwicklung, bei der Planung von Produktionsabläufen oder bei der Durchführung von Geschäftsprozessen. Im Gegensatz zu anderen Modellierungsansätzen, wie BPMN, sind EPKs jedoch nicht so gut für die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen geeignet.

Prozessmodellierungen sind sehr nützlich, um komplexe Geschäftsprozesse zu verstehen und zu visualisieren. Sie lassen sich auch dafür einsetzen, die Effizienz von Prozessen zu verbessern und neue Prozesse zu entwickeln. Damit der Start in der Praxis gelingt, haben wir für Sie einige Tipps vorbereitet.

Bevor Sie mit der Prozessmodellierung beginnen, sollten Sie einige Vorkehrungen treffen. Diese Tipps werden Ihnen dabei helfen, den Prozess reibungslos und effektiv zu gestalten:

Wenn Sie eine Prozessmodellierung durchführen möchten, benötigen Sie eine spezielle Software. Diese Software unterstützt Sie bei der Erstellung, Bearbeitung und Analyse Ihrer Prozesse. Die wichtigsten Funktionen einer solchen Software sind: 

Es gibt verschiedene Tools und Softwarepakete für die Prozessmodellierung. Die meisten dieser Pakete sind kommerziell, Unternehmen müssen sie kostenpflichtig erwerben. Es gibt jedoch auch einige freie Tools, die Sie kostenlos verwenden können.

Einige bekannte Tools für Prozessmodellierungen sind:

Welches Tool für Sie die beste ist, hängt maßgeblich von Ihren individuellen Bedürfnissen und Präferenzen ab.

Die Prozessmodellierung ist ein sehr nützliches und vielseitiges Instrument, um die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu optimieren. Wie alle Methoden bringt auch die Prozessmodellierung Vor- und Nachteile mit sich, derer man sich bewusst sein sollte:

Prozessmodelle sind ein hilfreiches Werkzeug, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse visuell anschaulich darzustellen. Sie ermöglichen es Unternehmen, komplexe Prozesse zu visualisieren und zu verstehen, damit sie jene effektiv gestalten und optimieren können. Allerdings sollte man bei der Auswahl eines Modells immer bedenken, welches Modell für welchen Zweck am besten geeignet ist.

Es gibt zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Tools, die bei der Prozessmodellierung unterstützten. Über den Erfolg entscheidet dabei neben der Wahl der Software und des Modells auch die richtige Vorbereitung: Wenn Sie die richtigen Fragen stellen und sich ausreichend Zeit für die Visualisierung der Geschäftsprozesse nehmen, können Sie von den Vorteilen der Methode profitieren.