Magisches Dreieck im Projektmanagement – was es ist und was es leistet
Besonders bei schwierigen Projekten hoffen Projektleiter manchmal auf ein Wunder. Das „magische Dreieck“ kommt da gerade recht – hier geht es aber nicht um Zauberei, sondern darum, wichtige Projektdimensionen zu visualisieren und ins Verhältnis zueinander zu setzen. Das Planungsinstrument kann bei der Strukturierung von Projekten enorm helfen. Doch wie funktioniert es?
Betrachten wir ein typisches Projekt: Ressourcen und Zeit stehen dabei selten unbegrenzt zur Verfügung. Wünscht ein Kunde eine Software mit mehr Funktionen, dauert es beispielsweise meist länger, sie zu programmieren, und die Kosten steigen dementsprechend an.
Projektmanager stehen vor der Herausforderung, die zentralen Dimensionen, die sich noch dazu gegenseitig beeinflussen, im Auge zu behalten und auszubalancieren. Wie das magische Dreieck bei diesem Balanceakt helfen kann und welche Faktoren dabei eine Rolle spielen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Das Magische Dreieck
Das magische Dreieck findet seinen Einsatz im klassischen Projektmanagement. Die Projektfaktoren, die es visualisiert, finden sich jeweils an einem Eckpunkt des Dreiecks – man bezeichnet sie auch als Dimensionen. Bei diesen Dimensionen handelt es sich um Zeit, Kosten und Leistung.
Die Dimensionen sind nicht voneinander isoliert, sondern haben Einfluss aufeinander. Verändert sich einer der Faktoren, wirkt sich dies direkt auf eine oder sogar auf beide anderen Dimensionen aus.
Die drei Dimensionen des magischen Dreiecks: Zeit, Kosten und Umfang.
Das magische Dreieck wird manchmal auch aus „Spannungsdreieck“ bezeichnet, weil seine Dimensionen oft in Konflikt zueinander stehen. Die Aufgabe des Projektleiters ist es, die Faktoren auszubalancieren, die Spannungen zu lösen und das Projekt zum Erfolg zu führen.
In der Literatur findet sich manchmal eine vierte Dimension, welche zwar nicht im Dreieck auftaucht, aber auf alle Faktoren Einfluss hat. Hierbei handelt es sich um die Kundenzufriedenheit, die auch bei der Veränderung von Parametern stets zu beachten ist. So stellt sich die Frage, ob es im Sinne des Kunden ist, dass die Software zwar früher fertiggestellt ist, dabei jedoch nicht alle Anforderungen erfüllt.
Die übergreifende vierte Dimension ist eine relativ junge Ergänzung. Sie entstand, als immer mehr Unternehmen damit anfingen, sich stärker an den Bedürfnissen der Kunden auszurichten. Im ursprünglichen magischen Dreieck wird diese Dimension nicht berücksichtigt.
Die drei Dimensionen
Die drei Dimensionen des magischen Dreiecks – Zeit, Kosten und Leistung – haben wir bereits oben kurz erwähnt. Im Folgenden klären wir, was sich konkret hinter den Begrifflichkeiten verbirgt.
Zeit
Diese Dimension betrachtet alle Faktoren eines Projekts, die sich zeitlich messen lassen:
Wie viel Zeit steht dem Projekt zur Verfügung?
Wann ist der Startzeitpunkt und wann muss es beendet sein?
Wann stehen wichtige Termine und Releases an?
Gibt es Meilensteine, die terminiert sind?
Diese Dimension und die Fragen, die damit einhergehen, helfen Projektleitern dabei, einen Zeitplan zu erstellen. Um die Zeitplanung zu visualisieren, wird oft das Gantt-Diagramm eingesetzt. Balken veranschaulichen, welche Aktivitäten in welchem Zeitraum stattfinden und welche Meilensteine aufeinander aufbauen.
So könnte ein einfaches Gantt-Diagramm in Microsoft Excel aussehen.
Der Projektleiter hat mit der Dimension Zeit also den Anspruch, Termine und Fristen einzuhalten.
Kosten
Die Kosten beziehen sich auf das Budget des Projekts und alle dafür eingesetzten Mittel. Der Projektleiter braucht Antworten auf folgende Fragen:
Welche Kosten entstehen durch die Umsetzung des Projektes?
Wie hoch ist das vorhandene Budget?
Wie viel Personal steht sowohl intern als auch extern zur Verfügung?
Welche Sachmittel sind notwendig?
Mithilfe einer Ressourcenplanung lässt sich eine Übersicht der Kosten und des Aufwandes erstellen. Im Laufe des Projektes überprüft der Projektleiter laufend den Ist-Stand mit dem Soll-Stand.
Leistung
Unter der Dimension der Leistung versteht man auch den Umfang, der zu erreichen ist. Folgende Fragen erfordern eine Antwort:
Welches Ziel hat das Projekt?
Was genau soll erreicht und welche Aufgaben müssen umgesetzt werden?
Welche Eigenschaften und welchen Umfang hat das Ergebnis?
Wie sehen konkrete Anforderungen an das Produkt/die Dienstleistung aus?
Im Grunde kann man bei dieser Dimension von einer Leistungsbeschreibung sprechen. Diese beinhaltet alles, was im Laufe des Projektes umzusetzen ist, und hat maßgeblichen Einfluss auf die Dimension der Zeit.
Anwendungsbeispiele
In der Praxis nutzen Projektmanager das magische Dreieck bereits bei der Auftragsklärung. Die oben beschriebenen Fragen unterstützen dabei, die drei Faktoren greifbar zu machen und alle wesentlichen Details zu erfassen. Damit entsteht eine fundierte Planungsgrundlage, in welcher die Ziele des Projekts klar definiert sind.
Dies ist die Basis für die regelmäßigen Projektberichte, welche einen Abgleich zwischen Ist- und Soll-Zustand herstellen. Der Vorteil: Durch das Dreieck lassen sich Abweichungen und Übereinstimmungen gut visualisieren. Auch als Grundlage der Risikoanalyse lässt sich das Dreieck verwenden. Durch Zielkonflikte oder Spannungsfelder der Dimensionen lassen sich Risiken zu Beginn eines Projektes erfassen, aus denen präventive Maßnahmen abzuleiten sind.
Das magische Dreieck kann aber auch als Steuerungselement des Projektes greifen. Ergeben sich spontane Änderungen einer Dimension, wissen Projektleiter, wie sie die Spannungen durch eine Anpassung der anderen Dimensionen auffangen können. Dabei kann die Regulierung über eine oder alle beide anderen Dimensionen vollzogen werden.
Damit Sie sich vorstellen können, wie das in der Praxis funktioniert, haben wir ein paar Beispiele für Sie zusammengestellt.
Zeit vs. Kosten
Konflikt: Der Release der Software steht fest und das Budget ist klar definiert. Jetzt kommt es zu einer Verzögerung im Projektplan und das Einhalten der Frist ist mit den gegebenen Mitteln nicht mehr möglich. Die Dimensionen stehen damit im Konflikt.
Mögliches Vorgehen:
- 1.
Die Projektleitung kann die Dimension Zeit anpassen, indem sie die neue spätere Fertigstellung akzeptiert und den Projektplan anpasst.
- 2.
Die Projektleitung investiert mehr internes Personal oder beauftragt externe Entwickler, um die Deadline einzuhalten. Damit gibt sie der Dimension Zeit den Vorzug und nimmt Änderungen an der Dimension Kosten vor.
Kosten vs. Leistung
Konflikt: Für die Entwicklung der Software steht ein bestimmtes Budget zur Verfügung. Dieses neigt sich dem Ende und die Erbringung der Leistung im vorher definierten Rahmen ist gefährdet.
Mögliches Vorgehen:
- 1.
Die Projektleitung hält sich an das gesetzte Budget und passt die Leistungsdimension an. Der Leistungsumfang der Software oder die optische Aufarbeitung kann etwa an Priorität verlieren.
- 2.
Die Projektleitung investiert in die Dimension der Kosten, um die zum Ziel gesetzte Leistung im vollen Umfang zu liefern. Damit passt sie die Kostendimension an, um die Ziele in der Leistungsdimension zu erfüllen.
Leistung vs. Zeit
Konflikt: Das Projekt nähert sich dem Ende und die Zeit reicht nicht mehr aus, um die Leistungen im vorher definierten Umfang zu erbringen. Die Dimensionen Zeit und Leistung stehen im Konflikt zueinander.
Mögliches Vorgehen:
- 1.
Die Projektleitung entscheidet sich dafür, die Software zur vorher festgelegten Deadline fertigzustellen. Diese kann etwa einen geringeren Umfang bieten als geplant.
- 2.
Die Projektleitung verschiebt den Release zugunsten der Dimension Leistung. Die Priorität liegt auf dem voll definierten Leistungsumfang und die Zeitdimension muss sich dem unterordnen.
Fazit
Das magische Dreieck lässt sich für die vorausschauende Planung von Projekten einsetzen. Es sorgt für Transparenz und veranschaulicht durch Visualisierungen, ob sich ein Projekt planmäßig entwickelt. Weil die Dimensionen einander beeinflussen, helfen sie Projektleitern dabei, schnell auf neue Entwicklungen zu reagieren. Verändert sich eine Dimension, kann man das Projekt zurück auf Kurs bringen, indem man die anderen Dimensionen anpasst.
Vereinfacht heißt das anhand zweier Beispiele: Wird die Zeit knapp, muss man entweder das Budget erhöhen oder den Leistungsumfang reduzieren. Steigt der Leistungsumfang im Laufe des Projektes an, muss man entweder mehr Zeit oder mehr Budget einplanen.
Projektleiter können mit dem magischen Dreieck Risiken bereits frühzeitig identifizieren und Präventivmaßnahmen ergreifen. Somit ist es eine relativ einfache Methode, Projekte zu strukturieren und im Ernstfall schnell auf Veränderungen und unerwartete Entwicklungen zu reagieren.
