Zervant Test: Das richtige Tool für Ihre Rechnungen?

Rechnungen schreiben gehört dazu, wenn man ein Unternehmen führt oder freiberuflich arbeitet. Doch je mehr Kunden und Aufträge man anhäuft, desto mehr Arbeit verursacht die Rechnungsstellung. Gut, dass es Programme wie Zervant gibt, die einem dabei unter die Arme greifen. Was die Rechnungssoftware taugt, verrät unser Test.

Zervant* ist eine Rechnungssoftware des gleichnamigen FinTech-Unternehmens aus Finnland. Dessen Mission: „Selbständigen zum Erfolg zu helfen, und zwar mit kostenloser Rechnungssoftware für kleine Unternehmen, Selbständige und Unternehmer“. Im Gegensatz zu den meisten anderen Lösungen ist Zervant also grundsätzlich kostenlos, wobei es auch Premium-Tarife gibt, die mehr Funktionen und Möglichkeiten bieten.

Seit der Unternehmensgründung 2010 ist das Zervant-Team auf mehr als 40 Leute angewachsen, und die Cloud-Rechnungssoftware wurde an sieben Zielmärkte angepasst – Deutschland ist einer davon. Der Fokus blieb dabei stets auf der Rechnungserstellung: Buchhaltung ist mit Zervant nicht möglich.

Wir haben uns die Rechnungsfunktionen des Programms einmal näher angeschaut und verraten, was es kann.

Weil Zervant grundsätzlich kostenlos ist, können Sie sich ohne die Angabe von Zahlungsinformationen anmelden. Sie müssen nur eine E-Mail-Adresse eingeben, ein Passwort festlegen und Ihr Land auswählen, und schon landen Sie im Zervant-Dashboard.

Durch den Fokus auf Rechnungserstellung ist auf der Benutzeroberfläche von Zervant nicht allzu viel los, die Navigation ist simpel. Eine Menüleiste am oberen Bildschirmrand führt zu den wichtigsten Funktionen: Kunden, Produkte, Rechnungen, Angebote, Zahlungsabgleich, Zeiterfassung und Berichte. Rechts finden Sie Ihre Benachrichtigungen, den Hilfebereich und Kontoeinstellungen.

Im Startfenster Home geben einige Widgets Auskunft über offene Rechnungen und Verkäufe. Statistiken über Ihre wichtigsten Kunden und Produkte liefern sie ebenfalls.

Bei der Registrierung bei Zervant müssen Sie keinerlei Angaben zu Ihrem Unternehmen machen. Diesen Schritt können Sie im Startbereich des Dashboards mit einem Klick auf Firmendetails hinzufügen nachholen. Hier fügen Sie alle wichtigen Unternehmensdaten inklusive Steuernummer und USt-IdNr., sowie Ihre Zahlungsdetails hinzu.

Das Design Ihrer Rechnungen können Sie hier ebenfalls anpassen, wobei die Optionen stark limitiert sind: Die Farben und Schriftarten lassen sich ändern, und beim Stil der Tabellenüberschrift haben Sie die Auswahl zwischen drei Möglichkeiten. Die Rechnungsvorlage ist also recht starr.

Sie möchten am Smartphone Rechnungen erstellen oder ab und zu unterwegs prüfen, wie es um Ihre Verkäufe bestellt ist? Für diesen Zweck bietet Zervant eine App für Android- und iOS-Geräte. Damit ist die Rechnungserstellung auch mobil recht unkompliziert, vor allem wenn Sie nur aus bereits angelegten Kunden und Rechnungsposten auswählen müssen.

Ein paar Features der Desktop-Version fehlen in der App jedoch: Zahlungsabgleich, Zeiterfassung und Berichte. Weil die Verwaltung der Geschäfte übers Smartphone vermutlich für die meisten Nutzer sowieso eher Ausnahme oder Notfalllösung ist, ist das aber auch nicht weiter schlimm.

An der Bedienung von Zervant gibt es so gut wie nichts zu meckern: Im sauberen Dashboard findet man sich schnell zurecht und erreicht mit wenigen Klicks alle wichtigen Funktionen. Die Ladezeiten waren in unserem Test kurz und die Rechnungserstellung war eine Sache von Minuten. Diese Simplizität erkauft sich Zervant natürlich mit einem etwas reduzierten Funktionsumfang – doch für die Bedienung selbst gibt es die volle Punktzahl.

Zervant erleichtert die Rechnungsstellung mit einer soliden Kunden- und Produktverwaltung. Wenn Sie einen neuen Kunden anlegen, können Sie zwischen Privat- und Unternehmenskunden wählen und die Kontaktdaten, Rechnungssprache und Zahlungsdaten festlegen. Eine Kundennummer wird nach dem aufsteigenden Prinzip automatisch zugewiesen, Sie können sie aber natürlich manuell bearbeiten.

Wenn Sie bereits eine Kundendatenbank besitzen, beispielsweise als Excel- oder CSV-Datei, können Sie sie auch zu Zervant importieren. Alle Ihre angelegten Kunden werden im Kundenmenü aufgelistet – Sie können sie hier alphabetisch, nach der Kundennummer oder der Höhe von offenen und bezahlten Rechnungen sortieren.

Ihre Rechnungsposten verwalten Sie im Menü Produkte. Hier legen Sie neue Produkte oder Dienstleistungen mitsamt Einheit, Preis und Umsatzsteuersatz an. Dabei können Sie benutzerdefinierte Einheiten und Steuersätze verwenden.

Genau wie Kundenlisten können auch Produktdatenbanken zu Zervant importiert werden.

Wenn Sie Kunden und Produkte angelegt haben, ist die Rechnungserstellung besonders simpel. Klicken Sie im Menü Rechnungen (oder auf der Startseite) einfach auf Neue Rechnung, und Sie landen in der Rechnungsmaske. Hier können Sie in den jeweiligen Dropdown-Menüs Kunden und Rechnungsposten auswählen, doch natürlich ist auch die manuelle Eingabe neuer Kunden und Produkte möglich.

Im Menü rechts sind verschiedene Rechnungstypen auswählbar, beispielsweise Rechnungen ohne USt. nach der Kleinunternehmerregelung, Rechnungen ins EU-Ausland oder Rechnungen für Waren bzw. Dienstleistungen außerhalb der EU. Auch die Währung und die Rechnungssprache können Sie wählen (Zervant unterstützt derzeit die Sprachen Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Niederländisch und Schwedisch).

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Vorschau-Button, um die Rechnung noch einmal zu überprüfen. Dann klicken Sie auf Bestätigen und senden, um die Rechnung fertigzustellen. Sie können im Dropdown-Menü entweder direkt eine Versandmethode wählen oder auf Bestätigen und schließen klicken, um die Rechnung erst einmal nur zu speichern.

Neben dem klassischen E-Mail-Versand als PDF haben Sie noch ein paar weitere Möglickeiten:

Als umfangreiches Rechnungs-Tool hält Zervant natürlich noch viele weitere Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten bereit:

Zervant ist kein Buchhaltungsprogramm, deshalb müssen Sie selbst auf grundsätzliche Funktionen wie DATEV-Exporte oder den Steuerberater-Zugang verzichten. Ganz ohne Buchhaltungs-Features kommt das Programm aber nicht daher:

Im Berichte-Menü können Sie einige Statistiken und Berichte einsehen und als PDF, XLSX- oder CSV-Datei downloaden. Dazu zählt auch der vorgelagerte Buchhaltungsbericht, der alle Transaktionen nach Zahlung auflistet, was die Buchhaltung vereinfacht.

Insgesamt punktet Zervant mit soliden Rechnungs-Funktionen und einer intuitiven Rechnungserstellung, die dank der benutzerfreundlichen Oberfläche einfach und schnell von der Hand geht.

Vor allem fehlen uns Automatisierungsfunktionen, die wachsenden Unternehmen bei der Skalierung helfen würden. Um Zeit zu sparen, wäre beispielsweise ein automatischer Zahlungsabgleich nützlich, und Betreiber von Online-Shops mit einer großen Anzahl an Käufen würden von automatisierter Rechnungserstellung stark profitieren. In der aktuellen Form eignet sich Zervant also eher für kleine Unternehmen, die diese Prozesse manuell erledigen können.

Wer auf Schnittstellen und Erweiterungen Wert legt, wird bei Zervant enttäuscht. Hier gibt es nur eine nennenswerte Kooperation: Dank der Einbindung von Stripe können Ihre Kunden Rechnungen direkt per Link in der Rechnungs-E-Mail mit Debit- oder Kreditkarten bezahlen. Dies ist wirklich praktisch, weil es die Kundenerfahrung verbessert und gleichzeitig schnellere Zahlungen fördert.

Das war’s aber auch: DATEV- oder andere Schnittstellen sucht man vergeblich, Integrationen wie die Einbindung von Online-Shops gibt es nicht. Auch andere Apps oder Extra-Funktionen, mit denen Sie das Standardpaket von Zervant erweitern können, fehlen. Eine API stellt der Anbieter nicht zur Verfügung.

Leider ist Zervant also – für den Moment – ein geschlossenes System, das nicht gut (bzw. gar nicht) mit anderen Lösungen interagiert.

Über die Navigationsleiste im Zervant-Dashboard gelangen Sie zum Hilfezentrum des Anbieters. Unter der Suchfunktion finden Sie hier die verschiedenen Hilfeartikel, die in Kategorien unterteilt sind. Die Artikel selbst sind inhaltlich solide und wurden nicht nur maschinenübersetzt, sondern mit etwas mehr Sorgfalt ins Deutsche lokalisiert.

Wenn Sie hier keine Antwort auf Ihre Fragen finden, können Sie den Support per Anfrage kontaktieren – Unterstützung per Telefon oder Live-Chat gibt es leider nicht. Unsere am Abend gestellte Frage wurde dafür gleich am nächsten Morgen ausführlich beantwortet.

Obwohl wir mit unserer Support-Erfahrung insgesamt zufrieden waren, wäre gerade für dringliche Fragen eine Hotline gut.

Es gibt vier Tarife von Zervant: Kostenlos, Starter, Pro und Wachstum.

Im Gratis-Tarif können Sie nur fünf Kunden anlegen und keine Premium-Rechnungen (also E-Rechnungen oder postalisch versendete Rechnungen) nutzen. Dafür werden XRechnungen unterstützt und auch die Zeiterfassung können Sie nutzen.

Verzichten müssen Gratis-Nutzer unter anderem auf das Mahnwesen, die Erstellung von Rechnungen aus Angeboten und die Erstellung von Rechnungen mit Anhängen. All das gibt es ab dem Starter-Tarif, der zudem bis zu 30 Kunden und monatlich drei Premium-Rechnungen unterstützt.

Im Pro-Tarif fallen Kunden-Begrenzungen schließlich ganz weg und Sie können monatlich zehn Premium-Rechnungen versenden. Darüber hinaus schalten Sie Wiederholungs- und Teilrechnungen, sowie den Zahlungsabgleich frei. Außerdem können Sie mehrere Rechnungsprofile nutzen.

Der Tarif Wachstum bietet die gleichen Funktionen, kommt aber mit 30 Premium-Rechnungen daher.

Eine aktuelle Übersicht der Tarife mitsamt Kosten und den Funktionen, die darin enthalten sind, finden Sie hier:

Und wie sieht es preislich im Vergleich zu anderen Rechnungsprogrammen (und Buchhaltungs-Tools) aus? Die folgende Tabelle vergleicht die günstigsten Tarife der Anbieter, die unbegrenzt viele Kunden und Rechnungen unterstützen. Mit Zervant kommen Sie dabei günstiger weg als mit easybill, dem anderen reinen Rechnungs-Tool auf unserer Liste, doch für weniger Geld können Sie auch ein vollwertiges Buchhaltungs-Programm nutzen:

Sie können die kostenlose Version von Zervant unbegrenzt lange gratis nutzen. Aber auch die Premium-Funktionen können Sie kostenlos ausprobieren – mit einer 14-tägigen Testphase. Dafür müssen Sie Zahlungsdaten angeben, Sie können jedoch jederzeit vor Ablauf der Testphase unter Mein Konto > Mein Premium-Abo kündigen.

Zervant ist ein solides Rechnungs-Programm, das sich vor allem für kleinere Unternehmen und Freiberufler eignet. Die intuitive Benutzeroberfläche macht die Erstellung und Verwaltung Ihrer Rechnungen zum Kinderspiel, und auch Angebote oder Belege sind schnell erstellt.

Leider ist Zervant jedoch nicht allzu gut dafür geeignet, mit Ihrem Unternehmen mitzuwachsen: Zeitsparende Automatisierungen beim Zahlungsabgleich und der Rechnungserstellung fehlen, und Integrationen mit Software wie Online-Shops gibt es nicht. Wer viele Rechnungen erstellen muss oder andere Programme einbinden möchte, sollte sich anderswo umsehen. Zudem ist Zervant ein reines Rechnungsprogramm – Buchhaltungsfunktionen gibt es (fast) keine.

Wer hingegen ein allzu großes Rechnungsvolumen hat und ein benutzerfreundliches Tool sucht, um schnell manuelle Rechnungen zu erstellen, könnte bei Zervant an der richtigen Adresse sein.

Kunden von Zervant äußern sich in den Bewertungsportalen überwiegend positiv zum Programm. Genau wie wir loben sie häufig die Benutzerfreundlichkeit des Tools, und auch die Tatsache, dass es kostenlos verfügbar ist, gefällt. Allerdings fehlen auch Fans von Zervant manche Features, beispielsweise die Zeiterfassung.

Sie sind auf der Suche nach einem Rechnungs-Programm, das etwas flexibler ist, und einige Erweiterungen und Schnittstellen bietet – und können dafür mit einer etwas weniger eleganten Benutzeroberfläche leben? Dann ist easybill als mögliche Alternative einen Blick wert.

Wenn Sie ein Tool suchen, mit dem Sie mehr als nur Rechnungen schreiben können, sind Buchhaltungs-Programme wie lexoffice und sevDesk Ihre beste Wahl – und noch dazu etwas günstiger als der Pro-Tarif von Zervant. Falls es ein Gratis-Tool sein muss, können Sie es mit Papierkram versuchen.

Die besten Alternativen zu Zervant finden Sie hier: