Kostenlose Rechnungsprogramme: Einfach gratis Rechnungen schreiben
Das Schreiben einer Rechnung ist eigentlich ein Grund zur Freude: Schließlich bedeutet es, man hat etwas verkauft. Doch mit der Zeit wird die Rechnungserstellung zum nervigen Bürokram, der einen von wichtigeren Aufgaben abhält. Wenn man auf professionelle Rechnungs-Tools setzt, muss man für das Privileg meist bezahlen – es geht aber auch gratis.
Es gibt ein paar kostenlose Rechnungsprogramme, die keinerlei Gebühren erheben. Welche Gratis-Rechnungs-Tools infrage kommen und mit welchen Einschränkungen Sie in den abgespeckten Versionen leben müssen, verraten wir in diesem Artikel.
Die besten Gratis-Rechnungsprogramme
Wir haben im großen EXPERTE.de-Rechnungssoftware-Vergleich insgesamt neun Programme auf den Prüfstand gestellt. Nur zwei davon bringen eine Gratis-Version mit: Papierkram und Zervant. Wir stellen beide Optionen kurz vor, gehen im Anschluss aber noch auf ein paar weitere Gratis-Rechnungs-Tools ein.
Papierkram: Gratis-Rechnungs-Tool mit eingebauter Zeiterfassung
Papierkram* ist ein solides Rechnungsprogramm, das sich besonders an kleinere Unternehmen und Freiberufler richtet, die projektbasiert arbeiten und die investierte Zeit genau abrechnen möchten. Besonders bei den Zeiterfassungs-Funktionen hebt sich Papierkram nämlich von anderen Rechnungs-Tools ab – jenen kommt auf der simplen Benutzeroberfläche des Programms nämlich eine übergroße Rolle zu.
Über das integrierte Zeit-Widget können Sie die Arbeitszeit beispielsweise stundengenau tracken, oder sie manuell unter Zeiterfassung > Einzelbuchungen hinzufügen. Darüber hinaus lassen sich Budgets und Zeiträume für bestimmte Projekte einrichten, mit denen Sie sicherstellen können, dass Sie nicht mehr Zeit als veranschlagt aufwenden.
Die Zeiterfassung ist das Alleinstellungsmerkmal von Papierkram.
Von der Zeiterfassung abgesehen punktet Papierkram mit umfangreichen Rechnungs-Funktionen, und auch die wichtigsten Buchhaltungs-Features werden abgedeckt. Schade ist der Mangel an Erweiterungen, denn eine API-Schnittstelle gibt es bisher nicht. Auch einige erweiterte Funktionen – beispielsweise die Möglichkeit, Rechnungen direkt aus dem Programm heraus zu bezahlen – fehlen.
Was ist in der kostenlosen Version dabei?
Der Gratis-Tarif von Papierkram unterstützt die Basisfunktionen des Programms. Sie können:
Angebote und Rechnungen erstellen
Kontakte verwalten
Ausgaben erfassen
Belege managen
Stammdaten konfigurieren
Waren und Dienstleistungen erfassen
die Projektverwaltung und Zeiterfassung nutzen
die Zeiterfassung via Android und iOS App nutzen (max. 3 Buchungen pro Monat)
Was fehlt in der kostenlosen Version?
Papierkram hat aber noch drei weitere. kostenpflichtige Tarife. Jene bringen natürlich viele weitere Funktionen mit, die in der Gratis-Version fehlen. Verzichten müssen Sie beispielsweise auf Folgendes:
Erstellung GoBD-zertifizierter Rechnungen
wiederkehrende Rechnungen
XRechnungen
Mahnwesen
Lieferscheine
Dokumente ohne Papierkram Logo
unbegrenzte Zeiterfassung via Android und iOS App
automatische Belegerkennung
Anlagenverwaltung
DATEV-Export
Steuerberater-Zugang
Kundenportal
Eine Übersicht der Tarife und integrierter Funktionen finden Sie im Abschnitt Preisgestaltung unseres Papierkram-Tests.
Zervant: Simple Rechnungsstellung für kleine Unternehmen & Freiberufler
Für Zervant hat es in unserem Gesamtranking nur für den vorletzten Platz gereicht. Das liegt vor allem daran, dass wir in der Kategorie Schnittstellen & Erweiterungen streng sein mussten: Standard-Schnittstellen wie DATEV sucht man leider vergeblich, und auch sonst gibt es keine nennenswerten Integrationen und Erweiterungen. Eine API stellt Zervant gar nicht erst zur Verfügung.
Von diesem Manko abgesehen kann sich Zervant als Rechnungs-Tool jedoch ein durchaus sehen lassen: Die Bedienung ist anfängerfreundlich, die Rechnungserstellung simpel und die wichtigsten Einstellungen und Funktionen in diesem Bereich werden unterstützt.
Zervant ist ein Gratis-Rechnungs-Tool aus Finnland.
Dennoch können wir Zervant (selbst in der kostenpflichtigen Version) eher kleineren Unternehmen empfehlen. Wer Buchhaltungsfunktionen, Integrationen oder erweiterte Features (beispielsweise Automatisierungen beim Zahlungsabgleich) benötigt, sollte ein anderes Programm wählen.
Was ist in der kostenlosen Version dabei?
Der Gratis-Tarif unterstützt die Grundfunktionen von Zervant, hat aber auch dort einige Einschränkungen. Sie können:
5 Kunden anlegen
unbegrenzt viele Rechnungen erstellen
Rechnungen & Angebote per E-Mail versenden
XRechnungen erstellen
die Zeiterfassung nutzen
Was fehlt in der kostenlosen Version?
Zusätzliche Funktionen schalten Sie erst in den drei Premium-Tarifen frei. Folgende Features fehlen beispielsweise in der kostenlosen Version:
unbegrenzte Kundenverwaltung
Erstellung von Premium-Rechnungen (also E-Rechnungen oder postalisch versendete Rechnungen)
Rechnungen aus Angeboten erstellen
Mahnungen & Zahlungserinnerungen
Rechnungen mit Anhängen
Zahlungsabgleich
Teilrechnungen
Wiederholungsrechnungen
Eine Übersicht der Tarife und unterstützten Funktionen finden Sie im Abschnitt Preisgestaltung unseres Zervant-Tests.
rechnung free von Collmex
Collmex ist eine Online-Bürosoftware, die verschiedene Lösungen in den Bereichen Buchhaltung, Rechnungsstellung, Warenwirtschaft und Projektverwaltung bietet (ein Komplettpaket, das alle Lösungen integriert hat, gibt es ebenfalls). Darüber hinaus ist mit rechnung free auch ein kostenloses Rechnungsprogramm verfügbar.
Optisch ist jenes zwar nicht gerade auf der Höhe der Zeit, doch wenn Sie mit der Retro-Benutzeroberfläche zurechtkommen, können Sie mit rechnung free völlig gratis Rechnungen und Angebote schreiben. Selbstverständlich lassen sich Kunden- und Produktdaten hinterlegen, um die Rechnungserstellung zu beschleunigen.
rechnung free von Collmex ist ein kostenloses Rechnungsprogramm.
Die erweiterten Funktionen der Collmex-Software sind jedoch zahlenden Kunden vorbehalten. Ein Mahnwesen, die freie Auswahl verschiedener Währungen, der automatische Rechnungsversand per E-Mail, Postbrief oder Fax und Umsatzauswertungen sind beispielsweise nur in den Premium-Tarifen verfügbar.
Eine Übersicht der verschiedenen Rechnungs-Tarife finden Sie auf der Collmex-Website.
BillingEngine
Collmex ist Ihnen etwas zu altbacken? Die Rechnungssoftware BillingEngine kommt deutlich moderner daher – hat aber auch etwas strengere Einschränkungen. Nutzer des kostenlosen Tarifs können nämlich nur drei Rechnungen pro Monat schreiben. Somit ist die Gratis-Version von BillingEngine höchstens für besonders kleine Unternehmen oder Freiberufler, die wenige Rechnungen schreiben müssen, eine Option.
BillingEngine hat strenge Rechnungs-Limits.
Natürlich müssen Sie im Vergleich zu zahlenden Kunden noch auf weitere Features verzichten: Fremdwährungen, wiederkehrende Rechnungen oder ein Mahnwesen gibt es nur in den Premium-Tarifen. Eine Tarifübersicht finden Sie auf der BillingEngine-Website.
smallinvoice
smallinvoice ist ein Rechnungsprogramm aus der Schweiz, das aber auch deutschen Unternehmen rechtssichere Rechnungen verspricht. Im kostenlosen Tarif können Sie Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine in verschiedenen Währungen und Sprachen schreiben. Der Tarif ist auf einen Benutzer begrenzt.
smallinvoice ist ein Rechnungsprogramm aus der Schweiz, das sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen richtet.
Im Gegensatz zu den drei Premium-Tarifen müssen Sie natürlich als Gratis-Nutzer wieder auf einiges verzichten: Buchhaltung, Zeiterfassung, wiederkehrende Rechnungen oder Lagerverwaltung werden beispielsweise nicht unterstützt. Außerdem steht auf Ihren Rechnungen ein Hinweis zu smallinvoice.
Einen Überblick über die verschiedenen Tarife finden Sie auf der smallinvoice-Website.
Alternative: Kostenpflichtige Rechnungsprogramme
Wie Sie sehen, bringen kostenlose Rechnungsprogramme einige Einschränkungen mit sich. Für (je nach Programm und Tarif) wenige Euro in Monat können Sie sich von diesen Ketten befreien,
Kostenpflichtige Rechnungs-Tools sind im Vergleich zu ihren Gratis-Ersatzlösungen deutlich nützlicher. Falls Sie noch am Überlegen sind, ob sich ein Premium-Rechnungsprogramm für Sie lohnt, haben wir ein paar der Vorteile einmal für Sie zusammengestellt:
Sie sparen viel Zeit
Wer ein Unternehmen führt oder freiberuflich arbeitet, weiß: Zeit ist Geld. Wenn Sie sich also ein paar Euro im Monat sparen, weil Sie kein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm nutzen möchten, dafür aber mehr Zeit mit der Rechnungserstellung verbringen, geizen Sie vielleicht am falschen Ende.Mit einem kostenpflichtigen Programm gibt es beispielsweise keine Einschränkungen, was den Versand Ihrer Rechnung angeht. Somit können Sie mit der richtigen Software viel Zeit – und somit viel Geld – sparen.
Sie sind rechtlich auf der sicheren Seite
Egal ob Groß- oder Kleinunternehmer: Wer Rechnungen schreibt, muss sich an die GoBD halten. Die Abkürzung steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese Verwaltungsanweisung regelt die digitale Buchhaltung deutscher Unternehmen.Um GoBD-konform zu sein, muss eine Rechnung verschiedene Kriterien erfüllen. Beispielsweise muss sie revisionssicher archiviert werden – darf also, wenn sie erst erstellt ist, nicht mehr abgeändert oder gelöscht werden. Wenn Sie Ihre Rechnungen manuell per Word schreiben, ist dies natürlich nicht möglich. Und auch kostenlose Rechnungsprogramme sind nicht immer GoBD-konform, Premium-Tools in der Regel schon.
Sie erleichtern sich die Buchhaltung
Häufig findet man Rechnungs- und Buchhaltungssoftware in einem Paket. Die Verwaltung von Rechnungen ist schließlich eine der wichtigsten Aufgaben der Buchhaltung. Wenn Sie ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm nutzen, können Sie Ihre Buchhaltung und Ihren Jahresabschluss deutlich vereinfachen, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Ihrem Steuerberater können Sie zudem ganz einfach Zugriff zu Ihrem Rechnungsprogramm geben.Sie müssen keine Angst haben, etwas falsch zu machen
Rechnungen manuell zu schreiben ist kompliziert: Welche Angaben muss ich machen? Ist die Kleinunternehmerregelung richtig ausgewiesen? Ist die Umsatzsteuer richtig berechnet? Ein Rechnungsprogramm kümmert sich um all diese Fragen für Sie. Somit müssen Sie keine Angst haben, etwas zu vergessen oder falsch zu machen.Sie profitieren von erweiterten Features, Add-ons und Schnittstellen zu anderen Programmen
Kostenpflichtige Rechnungsprogramme sind deutlich vielseitiger, weil sie meist zahlreiche Funktionen, Erweiterungen und Schnittstellen bieten. Beispielsweise können Sie Online-Shops einbinden, um Rechnungen von Bestellungen automatisch abzugleichen und für die Buchhaltung zu speichern. Kostenlose Programme unterstützen wenig bis keine Erweiterungen.
Es lohnt sich also, für ein gutes Rechnungsprogramm zu bezahlen. Wir stellen Ihnen unsere beiden Favoriten vor:
lexoffice: Der EXPERTE.de-Testsieger
lexoffice* kombiniert Rechnungs- und Buchhaltungs-Funktionen zum unserer Meinung nach besten Komplettpaket auf dem Markt. Eingebettet sind die vielen Funktionen in eine anfängerfreundliche Benutzeroberfläche, die auch Einsteiger abholt. Gut gefällt uns auch die Smartphone-App, mit der Sie mobil Rechnungen erstellen können.
lexoffice ist der EXPERTE.de-Testsieger.
Schade ist vor allem, dass Sie mit lexoffice nur Rechnungen in Euro schreiben können. Für Unternehmen und Freiberufler mit internationalem Kundenstamm, die auch Rechnungen in Pfund oder Dollar schreiben müssen, kommt das Programm somit nicht infrage.
Dafür ist lexoffice recht günstig: Die Tarife S und M gibt es bereits für unter 5 Euro im Monat.
sevDesk: Vielseitiges Programm für kleine und große Unternehmen
Unser Zweitplatzierter sevDesk* muss sich vor lexoffice keinesfalls verstecken. Der Funktionsumfang ist recht ähnlich, und in mancher Hinsicht ist sevDesk sogar noch besser aufgestellt: Beispielsweise können Sie hier auch Rechnungen in Fremdwährungen erstellen. Die Bedienung ist benutzerfreundlich – Abstriche gab es nur bei der Android-Smartphone-App, die leider keine mobile Rechnungsstellung unterstützt.
Ansonsten deckt auch sevDesk alle wichtigen Rechnungsfunktionen ab: Sie können Rechnungen per E-Mail oder Post versenden, XRechnungen werden ebenfalls unterstützt.
sevDesk ist lexoffice knapp auf den Fersen.
Preislich ist sevDesk etwas teurer als lexoffice: Der preiswerteste Rechnungs-Tarif kostet mehr als die beiden günstigsten Tarife von lexoffice. Rund acht Euro pro Monat müssen Sie mindestens bezahlen.
Weitere Anbieter
Wenn Sie bereit sind, etwas Geld zu bezahlen, kommen natürlich noch viele weitere Rechnungsprogramme infrage. Unser Gesamtranking finden Sie hier:
Fazit
Ein gutes Rechnungsprogramm ist ein wichtiger Begleiter im Unternehmer-Alltag: Es spart Zeit, die anderswo viel besser aufgehoben ist, und hilft am Ende auch bei der Buchhaltung. Und wenn Ihr Budget bei 0 Euro liegt, gibt es glücklicherweise ein paar völlig kostenlose Rechnungsprogramme – beispielsweise Papierkram*, Zervant, rechnung free von Collmex, BillingEngine oder smallinvoice.
Allerdings müssen Sie im Gratis-Bereich auch auf einiges verzichten: Viele Funktionen, beispielsweise wiederkehrende Rechnungen oder ein Mahnwesen, werden nicht oder nur eingeschränkt unterstützt. Zudem kann es Limits geben, was die Anzahl der Rechnungen angeht.
Für nur wenige Euro im Monat können Sie auf ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm upgraden, das deutlich mehr für Sie leisten kann. Unsere Favoriten sind lexoffice* und sevDesk*. Ausführliche Testberichte zu neun Rechnungs- und Buchhaltungs-Tools finden Sie im EXPERTE.de-Vergleich für Rechnungssoftware.
Häufig gestellte Fragen
Es ist keine (gesetzliche) Pflicht, ein Rechnungsprogramm zu nutzen, aber sehr empfehlenswert. Schließlich handelt es sich bei der Rechnungsstellung um regelmäßigen bürokratischen Aufwand, den ein Rechnungsprogramm deutlich schneller erledigt. Zudem müssen Sie bei der Rechnungserstellung die GoBD-Richtlinie einhalten, was mit Rechnungsprogrammen deutlich einfacher ist.
Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Papierkram* ist beispielsweise ein benutzerfreundliches Rechnungsprogramm mit kostenlosem Tarif, das sich dank starker Zeiterfassungs-Features besonders für Unternehmen mit projektbasierter Arbeit eignet. Zervant eignet sich gut für kleine Unternehmen mit weniger als fünf Kunden. Mit rechnung free von Collmex können Sie unbegrenzt viele Rechnungen erstellen, müssen jedoch eine veraltete Benutzeroberfläche in Kauf nehmen.
Kostenlose Rechnungsprogramme sind immer mit gewissen Einschränkungen verbunden. In der Regel decken sie nur Basisfunktionen wie das Schreiben gewöhnlicher Rechnungen ab. Erweiterte Features, beispielsweise Wiederholungsrechnungen, E-Rechnungen oder der Rechnungsversand aus dem Programm heraus, werden nicht unterstützt. Auch auf Buchhaltungsfunktionen müssen Sie verzichten. Zudem können Sie meist nicht auf die Erweiterungen und Schnittstellen (z. B. DATEV) zugreifen.
Kostenpflichtige Rechnungsprogramme haben in der Regel unterschiedliche Tarife mit verschiedenen Funktionen. Oft starten jene bereits bei wenigen Euro im Monat. Durchschnittlich bezahlen Sie rund acht Euro monatlich, wobei es auch viele günstigere und teurere Tarife gibt.
