Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer: Das sind unsere TOP 5
Als Kleinunternehmer kann man sich viele Dinge sparen, die bei anderen Unternehmen anfallen: das Abführen der Umsatzsteuer beispielsweise. Auch bürokratisch ist ein Kleinunternehmen weniger fordernd, doch mancher Papierkram ist unausweichlich. Das Schreiben von Rechnungen beispielsweise.
Doch braucht man als Kleinunternehmer überhaupt ein Rechnungsprogramm – und wenn ja, welches? Das und mehr klären wir in diesem Beitrag.
Warum brauchen Kleinunternehmer ein Rechnungsprogramm?
Gute Frage: Warum überhaupt ein Rechnungsprogramm – tut es das gute alte Word-Dokument nicht auch? Nicht wirklich, und das hat sowohl rechtliche als auch praktische Gründe.
Sehen wir uns die Vorteile von Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer einmal genauer an:
Es ist GoBD-konform
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich um ein Regelwerk für die digitale Buchhaltung deutscher Unternehmen. Seit 2017 gelten dessen Vorschriften auch für Kleinunternehmer uneingeschränkt.Eine GoBD-Vorgabe ist, dass Rechnungen revisionssicher archiviert werden müssen. Das bedeutet, dass eine Rechnung, wenn sie einmal erstellt ist, nicht abgeändert oder gelöscht werden darf. Bei Word-Dokumenten ist dies natürlich nicht der Fall – es sei denn, man geht einen zusätzlichen Umweg über Online-Archivierung oder ähnliche Tools. Da ist eine Rechnungssoftware für GoBD-konforme Kleinuntermehmer-Rechnungen wesentlich bequemer.
Es spart Zeit
Apropos bequem: Rechnungsprogramme machen das Erstellen von Rechnungen natürlich wesentlich einfacher als manuelle Lösungen. Sie können Kunden und Produkte anlegen, die Sie dann in einer benutzerfreundlichen Rechnungsmaske nur noch auswählen müssen. Um die Formatierung und Aspekte wie den Versand kümmert sich das Tool ebenfalls.Somit spart ein gutes Rechnungsprogramm viel Zeit, das Sie stattdessen in Ihr Unternehmen investieren können.
Es hilft bei der Buchhaltung
Auch Kleinunternehmer müssen Steuern zahlen. Eine solide Buchhaltung ist eine der Grundlagen für ein seriöses Geschäft, das vom Finanzamt keine Probleme bekommt. Wenn Sie alle Ihre Rechnungen mit einer Rechnungssoftware speichern, finden Sie die wichtigen Dokumente alle an einem Ort – was die Buchhaltung und den Jahresabschluss erleichtert.Es sorgt automatisch für korrekte Rechnungen
Wenn Sie ein Rechnungsprogramm nutzen, müssen Sie sich keine Sorgen machen, ob Sie auch alle erforderten Angaben gemacht haben. Solange Sie das Programm richtig eingerichtet (und beispielsweise Ihren Kleinunternehmer-Status angegeben) haben, sollte es alle Pflichtangaben automatisch ausfüllen.
Welches Rechnungsprogramm ist am besten für Kleinunternehmer?
Sie möchten Ihre Rechnungen ab sofort mit einem Rechnungsprogramm schreiben? Dann müssen Sie nur noch das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse auswählen. Wir haben neun Anbieter getestet – und stellen Ihnen unsere Top 5 der besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer kurz vor:
lexoffice: Der EXPERTE.de-Testsieger
EXPERTE.de-Testsieger lexoffice* ist ein Multitalent: Das funktionsstarke Buchhaltungsprogramm eignet sich sowohl für die Rechnungserstellung als auch für die Buchhaltung, und zwar für kleine und große Unternehmen gleichermaßen.
Der große Funktionsumfang bedeutet aber nicht, dass lexoffice für Kleinunternehmer zu komplex ist: Die intuitive Benutzeroberfläche macht das Schreiben von Rechnungen unkompliziert, und eine Smartphone-App für die mobile Rechnungsstellung gibt es ebenfalls. Die Rechnungsmaske ist simpel und hat alle wichtigen Einstellungen und Felder integriert.
lexoffice ist für Kleinunternehmen und größere Unternehmen gleichermaßen geeignet.
Das größte Manko von lexoffice: Sie können Rechnungen nur in einer Währung schreiben, und zwar in Euro. Wenn Sie internationale Kunden haben und Rechnungen in Fremdwährungen erstellen möchten, müssen Sie zu einem anderen Programm greifen.
Dafür unterstützt lexoffice neben den wichtigsten Standard-Features viele weitere praktische Funktionen. Das Kundencenter beispielsweise: Ihre Kunden können eine dedizierte Seite aufrufen, auf der alle für sie relevanten Rechnungen gespeichert sind. Die Bezahlung per QR-Code ist ebenfalls möglich.
Somit ist lexoffice ein vielseitiges Rechnungs-Tool, das für Kleinunternehmer gut geeignet ist und mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
sevDesk: Vielseitiges Programm für kleine und große Unternehmen
sevDesk* bietet einen ähnlich großen Funktionsumfang wie lexoffice – mit leichten Abweichungen. Die Rechnungsstellung in Fremdwährungen wird hier beispielsweise unterstützt, allerdings fehlen Funktionen wie das Kundencenter.
Was die Rechnungsstellung angeht, hat sevDesk alle wichtigen Einstellungen und Features integriert. Die Rechnungsmaske ist benutzerfreundlich, und natürlich können Sie vorab Kunden und Produkte anlegen, die Sie nur noch auswählen müssen. Sie können Ihre Rechnungen per E-Mail oder Post versenden, XRechnungen sind ebenfalls möglich.
sevDesk ist ein vielseitiges Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm.
Wenn Sie vom Smartphone aus Rechnungen erstellen möchten, benötigen Sie ein iPhone, denn auf Android wird diese Funktion bisher nicht unterstützt. Insgesamt finden wir das Bedienkonzept von lexoffice noch etwas überzeugender – deshalb liegt sevDesk knapp dahinter auf Platz 2. Wenn Sie Rechnungen in anderen Währungen aus Euro schreiben möchten, ist die Wahl jedoch klar.
Zervant: Die kostenlose Option für Kleinunternehmen
Zervant hat es in unserem Gesamtranking nicht auf die vorderen Plätze geschafft: Das liegt vor allem am Mangel an Schnittstellen und Erweiterungen, sowie fehlenden Automatisierungen. Buchhaltungsfunktionen gibt es zudem nicht. Wenn Sie also ein Programm suchen, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst, oder jeden Monat recht viele Rechnungen schreiben, ist Zervant weniger geeignet.
Dafür punktet das Tool aus Finnland mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Angeboten und Belegen zum Kinderspiel macht.
Zervant richtet sich gezielt an kleinere Unternehmen.
Ein weiteres Plus ist der Gratis-Tarif von Zervant: Damit können Sie zwar nur fünf Kunden anlegen und keine Premium-Rechnungen (also E-Rechnungen oder postalisch versendete Rechnungen) schreiben, doch für manche Kleinunternehmen dürfte dies ausreichen. Deshalb können wir Zervant für Kleinunternehmen (vor allem solche, die es bleiben möchten) empfehlen.
easybill: Exzellente Rechnungs-Features für kleine Unternehmen
easybill ist, genau wie Zervant, ein reines Rechnungsprogramm, das keine Buchhaltungs-Features zur Verfügung stellt. Der Fokus auf die Rechnungserstellung zahlt sich aus, denn auf diesem Gebiet macht easybill eine gute Figur: Die Plattform unterstützt alle wichtigen Features, von der Kundenverwaltung bis zum automatischen Mahnwesen.
easybill deckt alle wichtigen Rechnungsfunktionen ab – nur die Benutzeroberfläche könnte etwas moderner sein.
Die größte Schwäche von easybill ist die Benutzeroberfläche des Programms: Jene ist einfach nicht mehr zeitgemäß, und ein paar Unstimmigkeiten sorgen bei der Bedienung immer wieder für Frust. Einen Gratis-Tarif gibt es zudem nicht.
Papierkram: Ideal für Kleinunternehmen, die projektbasiert arbeiten
Wenn Sie ein kostenloses Rechnungsprogramm suchen, werden Sie neben Zervant auch bei Papierkram* fündig. Im Gratis-Tarif können Sie Kunden und Dienstleistungen erfassen, sowie Angebote und Rechnungen schreiben. Der Speicherplatz ist für Kunden, die nichts bezahlen, jedoch auf 100 MB beschränkt.
Das große Alleinstellungsmerkmal von Papierkram ist die Zeiterfassung: Deren Funktionsumfang ist wesentlich größer als bei anderen Rechnungs-Tools. Sie können etwa in der Kundenverwaltung Projekte für jeden Kunden erstellen; innerhalb eines Projektes lassen sich dann Budgets und Zeiträume definieren. So lässt sich die aufgewendete Zeit für jedes Projekt einfach tracken.
Die Zeiterfassung ist der Star von Papierkram.
Natürlich hat Papierkram noch viele weitere Funktionen, die allerdings nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar sind. Dazu zählen XRechnungen und wiederkehrende Rechnungen, sowie ein Mahnwesen. Ein Kundenportal gibt es ebenfalls.
Weitere Anbieter
Neben unserer Top 5 gibt es natürlich noch viele weitere Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme, die für Kleinunternehmen infrage kommen. Das Gesamtranking unseres Tests finden Sie hier:
Fazit
Auch als Kleinunternehmer sollten Sie sich bei der Rechnungserstellung auf die Unterstützung eines dedizierten Programms verlassen. Das nimmt Ihnen nicht nur nervige, bürokratische Arbeit ab, sondern sorgt auch dafür, dass Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind. Auch als Kleinunternehmer müssen Sie nämlich Rechnungen ausstellen, die GoBD-konform sind.
Es gibt zahlreiche Rechnungsprogramme auf dem Markt, von denen sich viele auch für Kleinunternehmer eignen. Einige unserer Favoriten sind lexoffice*, sevDesk*, Zervant, easybill und Papierkram*. Ausführliche Rezensionen zu neun Rechnungs- und Buchhaltungsprogrammen finden Sie im EXPERTE.de-Vergleich für Rechnungssoftware.
Häufig gestellte Fragen
Auch Kleinunternehmer müssen Sie GoBD-konforme Rechnungen erstellen. Unter anderem bedeutet dies, dass Rechnungen revisionssicher archiviert werden müssen. Mit Rechnungsprogrammen ist dies besonders einfach. Zudem sparen Kleinunternehmer mit Rechnungs-Tools Zeit; bei der Buchhaltung helfen sie ebenso.
Das hängt vom Budget und den Anforderungen an die Funktionen des Programms ab. Wenn Sie neben der Rechnungserstellung auch Buchhaltungs-Features benötigen, eignen sich Programme wie lexoffice* oder sevDesk*, die trotz ihres großen Funktionsumfangs in den Bereichen Rechnungen und Buchhaltung auch für kleine Unternehmen benutzerfreundlich bleiben. Sollen es reine Rechnungsprogramme sein, sind Zervant oder easybill einen Blick wert. Mit Zervant und Papierkram* gibt es auch ein paar kostenlose Optionen.
Die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer liegt (Stand 2022) bei 22.000 Euro im Jahr.
