Bestes Rechnungsprogramm für Handwerker: Unsere TOP 5

Vom Schraubendreher bis zum Winkelschleifer: Handwerker brauchen ein Händchen für die verschiedensten Werkzeuge. In ihrem Werkzeugkasten gibt es auch ein digitales Tool, das keinesfalls fehlen sollte: ein gutes Rechnungsprogramm.

Warum die richtige Rechnungssoftware für Handwerksbetriebe und selbstständige Handwerker so wichtig ist und welche Programme dafür infrage kommen, lesen Sie in diesem Artikel.

Es gibt unzählige Rechnungsprogramme auf dem Markt, doch nicht jedes davon ist für alle Branchen und Anwendungsbereiche gleich gut geeignet. Bevor wir eine Auswahl der besten Rechnungs-Tools für Handwerker vorstellen, sollten wir uns kurz anschauen, auf welche Kriterien Sie bei der Auswahl einer solchen Software überhaupt achten sollten.

Folgende Funktionen sind für Handwerker besonders wichtig:

Natürlich gibt es noch viele weitere Funktionen, die für Sie und Ihre Arbeit wichtig und nützlich sein könnten. Am besten schauen Sie zuvor auf der Website des Programms vorbei, um sicherzustellen, dass es auch wirklich alle Ihre Bedürfnisse abdeckt.

Welches Rechnungsprogramm ist nun das beste für Handwerker? Unsere Top 5 stellen wir im Folgenden kurz vor:

Mit mehr als 200.000 Kunden ist lexoffice ist eines der meistgenutzten Rechnungs- und Buchhaltungstools in Deutschland. Das Programm unterstützt so ziemlich jede Funktion, die für kleinere Unternehmen und Freiberufler wichtig ist: Sie können Rechnungen und Angebote mit wenigen Klicks erstellen, Kunden- und Lieferantendaten verwalten und Ihre Buchhaltung (einfach und doppelt) erledigen.

lexoffice ist eine intuitive Rechnungssoftware zum fairen Preis, die sowohl bei der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen als auch bei der allgemeinen Buchhaltung eine gute Figur macht. Der Benutzeroberfläche gelingt es, alle wesentlichen Funktionen und viele Extras unterzubringen, ohne dass die Übersicht verloren geht.

Die Erstellung von Rechnungen ist mit der Rechnungsmaske von lexoffice, die alle wichtigen Felder und Einstellungen enthält, unkompliziert. Dabei hilft auch die benutzerfreundliche Kunden- und Produktverwaltung. Zu den Besonderheiten zählen die Bezahlung per QR-Code, die es für Kunden besonders einfach macht, Rechnungen sofort zu begleichen, und ein Kundencenter, über das Ihre Kunden ihre Rechnungen einsehen können.

Im lexoffice-Werkzeugkasten finden Sie alle wichtigen Funktionen, die Sie als Handwerker für die Rechnungserstellung und -verwaltung benötigen. Sie können schnell und einfach rechtssichere Rechnungen erstellen und versenden und dabei Ihr Firmenlogo verwenden. Natürlich lassen sich auch Angebote erstellen, die Sie im Anschluss in Rechnungen umwandeln können, und auch Sammel- und Serienrechnungen sind kein Problem.

Auch für die Buchhaltung von Handwerkern gibt lexoffice einen guten Begleiter ab. Das Programm gleicht Transaktionen automatisch ab und ordnet ihnen passende Belege zu. Bei der Vorbereitung Ihrer Steuer, von der Umsatztsteuer-Voranmeldung über die EÜR bis zur GuV, ist lexoffice ebenfalls eine große Hilfe.

Praktische Schnittstellen zu anderen Handwerks-Tools, beispielsweise HERO oder openHandwerk, gibt es auch.

Wenn Sie Ihre Dienstleistungen auch außerhalb der Eurozone anbieten, sollten Sie sich nach einem anderen Programm umsehen – denn andere Währungen unterstützt lexoffice nicht. Darüber hinaus können Sie den Versand von Mahnungen nicht automatisieren, und ein Rechnungsversand per Post ist nicht integriert.

Auch sevDesk ist ein cloudbasiertes Buchhaltungs-Tool, das speziell für kleinere Unternehmen und Selbstständige entwickelt wurde, die so wenig Zeit wie möglich mit Papierkram wie der Rechnungsstellung und Buchhaltung verbringen möchten.

Das Programm ist – genau wie lexoffice – ein echter Allrounder, der für jede Branche geeignet ist und alle wichtigen Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen unterstützt.

sevDesk macht die Erstellung von Rechnungen auch für technisch weniger erfahrene Nutzer kinderleicht: Sie können mit wenigen Klicks Produkte und Kunden anlegen, Angebote und Rechnungen in einer intuitiven Rechnungsmaske schreiben und sie im Anschluss per E-Mail oder postalisch an Ihre Kunden versenden.

Im Gegensatz zu lexoffice unterstützt sevDesk unterschiedliche Währungen, Sie können also nicht nur in Euro Rechnungen schreiben. XRechnungen werden ebenfalls unterstützt, die Zeiterfassung können Sie kostenpflichtig dazubuchen. Insgesamt bietet sevDesk ein rundes Funktionspaket zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.

sevDesk unterstützt so ziemlich jede Rechnungs-Funktion, die für Handwerker wichtig ist. Auch Abschlagsrechnungen, wiederkehrende Rechnungen und Lieferscheine lassen sich mit wenigen Klicks erstellen. Ein Kassenbuch gibt es ebenfalls.

Der Benutzeroberfläche des Programms merkt man dabei an, dass sie nicht für Buchhaltungs-Profis entwickelt wurde: Auch Handwerker ohne allzu viel Erfahrung mit Cloud-Tools sollten schnell zurechtkommen und bei der Erstellung von Rechnungen und der Buchhaltung viel Zeit sparen können.

sevDesk eignet sich für Handwerksbetriebe unterschiedlicher Größe: Wenn Sie einfach nur ein Tool für die Rechnungserstellung benötigen, für andere Aspekte Ihres Geschäfts (z. B. Warenwirtschaft und Buchhaltung) jedoch andere Programme nutzen, sind Sie mit dem Rechnungs-Tarif von sevDesk Rechnung gut bedient. Sie können aber genausogut alles mit sevDesk erledigen.

Wenn Sie unterwegs vom Smartphone aus Rechnungen erstellen möchten, benötigen Sie ein iPhone – denn die Android-App von sevDesk ist um die wichtigsten Funktionen beschnitten. Die Anzahl an Erweiterungen ist im Vergleich mit lexoffice zudem nicht ganz so groß, ein Tool für die Lohnbuchhaltung gibt es beispielsweise nicht.

Während viele andere Rechnungsprogramme auch die Buchhaltung abdecken, konzentriert sich easybill zu 100 % auf die Erstellung von Rechnungen. Somit eignet sich die Software besonders für Unternehmen und Freiberufler, die ihre Buchhaltung sowieso an die Steuerberatung abgeben (oder ein anderes Programm dafür nutzen, denn entsprechende Schnittstellen sind vorhanden).

Als reines Rechnungsprogramm macht easybill natürlich bei der Rechnungserstellung – und allem drum und dran – eine gute Figur. Es gibt eine umfangreiche Kundenverwaltung, die auch detailliertere Umsatzauswertungen, sowie Rabatt- und Zahlungskonditionen enthält, und die Möglichkeit, Rechnungsposten vorzudefinieren. In der simplen Rechnungsmaske sind die eigentlichen Rechnungen dann schnell erstellt.

Praktisch ist auch das Mahnwesen von easybill, das mit Automatisierungen punktet: Sie können beispielsweise festlegen, wann genau eine Zahlungserinnerung geschickt werden soll, und wann eine Mahnung. Mahngebühren lassen sich ebenfalls bestimmen.

Mit der Handwerker-Rechnung von easybill ist es einfach, Lohn- und Materialkosten einzeln aufzuführen, was für viele Kunden von Handwerkern wichtig sein dürfte.

Darüber hinaus unterstützt Sie easybill auch beim Projektmanagement: Sie können Projekte anlegen und deren Budgets bestimmen, um Ihre Zeit besser einzuteilen. Dabei behalten Sie stets den Überblick über Zeiten, die Sie noch nicht in Rechnung gestellt haben, und können auch Teilrechnungen für bestimmte erfolgte Aufgaben erstellen.

Falls mehrere Mitarbeitende in Ihrem Betrieb arbeiten, können Sie jene in die Aufgabenplanung einbinden. Eine Zeiterfassung ist ebenfalls integriert.

Die Benutzeroberfläche von easybill wirkt, verglichen mit anderen Programmen wie lexoffice oder sevDesk, etwas altbacken, was der Benutzerfreundlichkeit jedoch keinen Abbruch tut. Schade ist natürlich, dass es keinerlei Buchhaltungsfunktionen gibt, denn viele Handwerker werden sich ein Programm wünschen, das alles in einem erledigt.

Mit Billomat kehren wir zurück zu den Rechnungsprogrammen mit integrierter Buchhaltung. Das webbasierte Tool wurde speziell für kleinere und mittelständische Unternehmen entwickelt, um sie bei der Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Lieferscheinen und anderen Dokumenten zu unterstützen.

Billomat deckt alle wichtigen Rechnungsfunktionen ab: Sie können viele unterschiedliche Rechnungs- und Dokumententypen erstellen, beispielsweise auch wiederkehrende Rechnungen oder Korrekturrechnungen. Eine umfangreiche Kunden- und Artikelverwaltung ist ebenfalls integriert.

Ein praktisches Mahnsystem, das die Zahlungserinnerung mit Automatisierungs-Features erleichtert, ist auch dabei. Sie können beispielsweise unterschiedliche Mahnstufen mit individuellen Mahngebühren einrichten.

Billomat erleichtert Handwerkern mit vielen praktischen Funktionen die Arbeit: Von der Erstellung von Angeboten und Auftragsbestätigungen über das Schreiben und den Versand von Rechnungen bis zum automatisierbaren Mahnwesen und dem automatischen Zahlungsabgleich – auf allen wichtigen bürokratischen Etappen der Arbeit als Handwerker gibt Billomat einen nützlichen Begleiter ab.

In den höheren Billomat-Tarifen können Sie auch zusätzliche Nutzer anlegen und ihnen Rollen und Berechtigungen zuweisen. Somit eignet sich das Programm auch für kleine Unternehmen und Handwerker-Teams. Ein paar interessante Add-ons, beispielsweise für die Zeiterfassung, gibt es natürlich ebenfalls.

Die Benutzeroberfläche von Billomat kann das Versprechen „Buchhaltung, die Spaß macht“, das der Anbieter auf seiner Startseite macht, nicht wirklich erfüllen, denn wir finden sie verglichen mit anderen Programmen unnötig sperrig und komplex. Die Cloud-App hat zudem etwas lange Ladezeiten.

Auch bei den Erweiterungen kann Billomat anderen Tools nicht ganz das Wasser reichen. Ein Kassenbuch fehlt beispielsweise völlig.

FastBill ist ein cloudbasiertes Buchhaltungsprogramm, das – wie viele seiner Rivalen – vor allem kleinere Unternehmen und Selbstständige im Visier hat. Sie können damit nicht nur die Zeit, die Sie mit dem Schreiben von Rechnungen und Angeboten verbringen, reduzieren, sondern auch Ihre Steuer vorbereiten und die Buchhaltung vereinfachen.

FastBill unterstützt Sie zwar auch bei der Buchhaltung, überzeugt aber insbesondere als Rechnungsprogramm: Es gibt eine umfangreiche Kundenverwaltung, bei der Sie zwischen Privat- und Geschäftskunden unterscheiden können, und Sie können Artikel anlegen, die sich in der Rechnungsmaske dann ganz einfach als Posten auswählen lassen.

Rechnungen können Sie entweder per E-Mail oder per Post versenden. Mahnwesen und Zeiterfassung werden ebenfalls unterstützt, genau wie verschiedene Rechnungs- und Dokumenttypen (Angebote, wiederkehrende Rechnungen, englischsprachige Rechnungen, …)

FastBill wurde nicht speziell für Handwerker entwickelt, bietet aber viele Funktionen, die für Dienstleister relevant sind. Handwerker können beispielsweise Arbeitszeiten und Materialkosten für ihre Projekte erfassen und ihren Kunden in Rechnung stellen. Natürlich können Sie auch Angebote schreiben und Kostenvoranschläge erstellen.

Ein paar praktische Erweiterungen, beispielsweise für die Reisekostenabrechnung, Liquiditätsplanung oder Zeiterfassung, gibt es ebenfalls.

Auch bei FastBill gibt es noch Luft nach oben, was die Benutzerfreundlichkeit angeht, denn andere Rechnungs-Tools haben ihre Funktionen deutlich schöner verpackt. Für die Buchhaltung finden wir FastBill zudem weniger nützlich, weil auch Standard-Berichte wie die EÜR nicht so einfach automatisiert angefertigt werden können.

Handwerker wird man nicht aus Liebe zum Papierkram, doch die Erstellung von Rechnungen, die Buchhaltung und die Vorbereitung der Steuer sind trotzdem ein wichtiger Teil der Arbeit, den niemand vernachlässigen sollte.

Damit Sie möglichst wenig Zeit mit diesen bürokratischen Angelegenheiten verbringen müssen, lohnt sich die Verwendung eines cloudbasierten Rechnungs-Tools, mit dem Sie Rechnungen in wenigen Klicks erstellen und an Ihre Kunden versenden, und zahlreiche weitere Funktionen nutzen können. Zu den besten Programmen für Handwerker zählen lexoffice, sevDesk und easybill.

Ausführliche Rezensionen finden Sie in unserem Vergleich der besten Rechnungsprogramme.