lexoffice Test: Ist das wirklich Deutschlands Nr. 1-Buchhaltungssoftware?

Professionelle Buchhaltung kostet nichts, sie bringt sogar Geld ein – behauptet lexoffice. Durchschnittlich 5.478 € sollen lexoffice-Kunden jedes Jahr einsparen, indem sie mit der Buchhaltungssoftware effizienter arbeiten. Ob Ihnen lexoffice wirklich so viel Zeit zurückgeben kann und die Finanzbuchhaltung zum Kinderspiel macht, verrät unser Test.

lexoffice* ist eine Buchhaltungssoftware aus dem Hause Lexware. Seit 1989 entwickelt das Unternehmen aus Freiburg im Breisgau, das seit 1993 zur Haufe Group gehört, kaufmännische Software. lexoffice zählt dabei zu den meistgenutzten Buchhaltungsprogrammen Deutschlands: Mehr als 200.000 Kunden aus unterschiedlichen Branchen verwenden das Online-Tool, das Rechnungen, Banking und Buchhaltung in einem verspricht.

Wir haben uns einmal genauer angeschaut, was lexoffice kann, und ob wir der Software unsere Finanzen anvertrauen würden.

Wie die meisten Buchhaltungs-Tools wirbt auch lexoffice mit einer kostenlosen Testversion um Ihre Gunst. Sie können alle Funktionen des Programms 30 Tage lang unverbindlich testen, ganz ohne die Angabe von Zahlungsdaten. Geben Sie auf der lexoffice-Website einfach Ihre E-Mail-Adresse ein und folgen Sie den Anweisungen.

Sobald Sie die Account-Erstellung durch die Angabe eines Passworts abgeschlossen haben, landen Sie direkt im lexoffice-Dashboard. Jenem gelingt es ganz gut, den zweifellos großen Funktionsumfang des Programms mit den Anforderungen an eine schlanke und intuitive Bedienung zu balancieren, sodass man die Grundlagen recht schnell begriffen hat.

Die Haupt-Navigationsleiste unterteilt die lexoffice-Benutzeroberfläche in sechs Arbeitsbereiche:

Ein Klick aufs Plus-Symbol oben rechts öffnet Shortcuts zu ein paar der wichtigsten Funktionen: der Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Belegen.

Über das Zahnrad-Symbol oben rechts gelangen Sie zu den Einstellungen. Hier bearbeiten Sie Ihre Firmendaten, geben steuerliche Informationen an und verwalten die Benutzer, die Zugriff auf Ihren lexoffice-Account haben.

In den E-Mail-Einstellungen können Sie Ihre eigene E-Mail-Domain via SMTP konfigurieren und verschiedene E-Mail-Vorlagen für verschiedene Zwecke anlegen – beispielsweise für Rechnungen, Lieferscheine oder Mahnungen.

Mit der umfangreichen und benutzerfreundlichen Smartphone-App von lexoffice, die für Android- und iOS-Geräte verfügbar ist, können Sie nicht nur unterwegs Ihre finanziellen Daten einsehen, sondern auch Rechnungen, Angebote und Aufgaben erstellen sowie Belege scannen, um sie unkompliziert Ihrer Buchhaltung hinzuzufügen.

Eine moderne Smartphone-App ist bei den Buchhaltungs-Diensten noch längst nicht zum Standard geworden – und wenn es sie gibt, ist der Funktionsumfang oft stark eingeschränkt. lexoffice macht vor, wie man sein Buchhaltungsangebot geschickt für Mobilgeräte optimieren kann, um Nutzer zu bedienen, die ab und zu von unterwegs aus Rechnungen schreiben oder bestimmte FiBu-Features nutzen möchten.

Es gibt Buchhaltungs-Programme mit weniger Funktionen, die wesentlich komplizierter sind als lexoffice. Das intuitive Bedienkonzept und die eingebauten Tutorials, die zu Beginn immer wieder aufploppen, machen die ersten Schritte mit lexoffice besonders einfach. Insgesamt zählt das Programm zu den benutzerfreundlichsten Buchhaltungs-Tools auf dem Markt.

Die Erstellung von Rechnungen ist mit lexoffice gewohnt unkompliziert. Am besten legen Sie dafür zunächst Kunden und Produkte in Ihrer Datenbank an, die Sie schließlich in der Rechnungsmaske nur noch auswählen müssen.

Im Menü Kontakte können Sie neue Kunden- und Lieferantenkontakte anlegen. Welche Datensätze Sie dem Eintrag hinzufügen möchten, liegt ganz bei Ihnen. Sie können Kunden mit Tags gruppieren, eine Leitweg-ID für die XRechnung hinzufügen oder Konditionen wie Rabatte oder Zahlungsbedingungen festlegen.

Die Produktverwaltung erreichen Sie über das Zahnrad-Menü unter Produkte. Hier können Sie ganz bequem Artikel und Dienstleistungen (mit benutzerdefinierten Einheiten) anlegen und mit dem gewünschten Umsatzsteuersatz speichern.

Sowohl Kunden- als auch Produktdaten lassen sich übrigens auch per Mustervorlage oder CSV-Datei importieren und exportieren.

Zur eigentlichen Rechnungserstellung gelangen Sie über den Shortcut im Dashboard oder das Plus-Zeichen im Navigationsmenü. Die Rechnungsmaske ist simpel und enthält alle wichtigen Felder und Einstellungen. Wählen Sie zunächst einen Kunden aus und fügen Sie Positionen hinzu (entweder manuell oder aus bereits angelegten Produkten).

Praktisch: lexoffice unterstützt die Bezahlung per QR-Code, die es Ihren Kunden besonders einfach macht, Rechnungen sofort zu begleichen. Sie können die Funktion per PayPal oder Überweisung einrichten. Per Knopfdruck übersetzt lexoffice die aktuelle Rechnung zudem ins Englische.

Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie unten auf den Button Weiter zur Vorschau, um im Rechnungs-Layout noch einmal zu überprüfen, ob alles stimmt. Falls ja, klicken Sie auf Abschließen & senden.

lexoffice unterstützt den E-Mail-Versand von einer benutzerdefinierten E-Mail-Domain. Sie können verschiedene Vorlagen auswählen oder einen eigenen Text eingeben, außerdem lassen sich der E-Mail neben der Rechnung noch weitere Anhänge hinzufügen. Der Versand per Post ist leider nicht integriert.

Mit lexoffice können Sie natürlich noch viel mehr als reguläre Rechnungen erstellen. Weitere wichtige Rechnungs-Features haben wir hier für Sie zusammengefasst:

lexoffice besticht mit einem großen Funktionsumfang, wobei manche Features nur durch kostenpflichtige Erweiterungen genutzt werden können. Die Zeiterfassung, die bei anderen Buchhaltungs-Tools zum Standard-Repertoire zählt, können Sie beispielsweise nur durch externe Anbieter einbinden. Die Rechnungserstellung in Fremdwährungen ist leider gar nicht möglich.

Die meisten Rechnungs-Features werden von lexoffice jedoch abgedeckt – entweder durch das eigene Funktionsset, oder eine der zahlreichen Erweiterungen.

Auch für die Buchhaltung gibt lexoffice einen guten Begleiter ab. Sehen wir uns die wichtigsten Features im Detail an:

Sie können Belege entweder in der lexoffice Cloud-Anwendung hochladen, oder sie mit der Smartphone-App scannen. Die Belege werden automatisch ausgelesen und auf Daten wie die Belegnummer oder den Betrag überprüft. Mit der Vorschau links und der Belegmaske rechts können Sie die Informationen abgleichen. Bevor Sie den Beleg abspeichern, weisen Sie ihn noch einer Kategorie zu – standardmäßig verwendet lexoffice dabei den Kontenrahmen SKR03.

Sie können nun manuell Zahlungen für Ihre Belege erfassen. Noch einfacher geht es jedoch, wenn Sie Ihre Bankkonten mit lexoffice verbinden und die automatische Zuordnung nutzen

Unter Finanzen > Bank können Sie Ihre Bankkonten bei lexoffice einbinden. Unterstützt werden alle gängigen Giro- und Kreditkartenkonten, sowie Konten bei Kontist und PayPal. Wenn Ihr Konto verbunden ist, weisen Sie bestimmten Transaktionen entweder im Tab Nicht zugeordnet einen Beleg zu, oder sehen sich im Tab Zuordnungsvorschläge die Empfehlung von lexoffice an.

Sobald Sie ein Bankkonto verbunden haben, können Sie Rechnungen übrigens auch direkt aus der lexoffice-Benutzeroberfläche heraus bezahlen, ohne dass Sie sich ins Online-Banking Ihrer Bank einloggen müssen. Praktisch: Sie können in allen lexoffice-Tarifen beliebig viele Konten verknüpfen, ein Limit gibt es hier nicht.

Die Berichte, die Sie mit lexoffice für Ihre Steuer anfertigen können, finden Sie im Menü Buchhaltung. Eine Konten- und Buchungsübersicht, sowie eine Auflistung Ihrer offenen Posten, ist in allen Tarifen enthalten. Steuerrelevante Berichte wie Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder Umsatzsteuer-Voranmeldung sind erst ab dem L-Tarif verfügbar.

Letztere können Sie im Menüpunkt ELSTER erstellen, und von dort aus direkt an das gleichnamige Steuer-Programm weiterleiten.

Im Gegensatz zu vielen anderen Buchhaltungs-Programmen unterstützt lexoffice nicht nur die einfache Buchhaltung mit EÜR, sondern auch die doppelte Buchhaltung bzw. Bilanzierung mit GuV. Auch wenn Sie bisher nicht bilanzieren müssen, kann lexoffice somit mit Ihrem Unternehmen mitwachsen, und Sie müssen nicht zu einem anderen Tool wechseln, wenn Sie von der einfachen zur doppelten Buchführung übergehen.

Natürlich hat lexoffice noch viele weitere Buchhaltungs-Features im Schlepptau, auf die wir nicht allesamt im Detail eingehen können. Dazu zählen:

lexoffice ist ein mächtiges Buchhaltungs-Tool, das sowohl für Unternehmen und Freiberufler mit einfacher Buchführung, als auch für solche mit Bilanzierungs-Pflicht geeignet ist. Je nach Tarif, Modul und Erweiterung profitieren Sie auch von vielen weiteren Funktionen – von der Anlagenverwaltung bis zur Lohnabrechnung.

Die Erweiterungen von lexoffice sind so zahlreich, dass sie im Benutzerportal in mehrere Kategorien unterteilt werden, beispielsweise E-Commerce, Prozessautomatisierung und CRM. Hier finden Sie nicht nur die Standard-Erweiterungen, sondern auch ein paar praktische Extras, die viele andere Buchhaltungsprogramme nicht bieten.

Eine Übersicht über einige der wichtigsten Schnittstellen und Erweiterungen geben wir hier:

lexoffice bietet alle Schnittstellen, die man sich nur wünschen kann, sowie eine eigene API, mit der sich benutzerdefinierte Erweiterungen programmieren lassen. Mehr geht fast nicht – hier gibt es die volle Punktzahl.

Die Support-Möglichkeiten von lexoffice erreichen Sie mit einem Klick auf das Fragezeichen in der Navigationsleiste. Hier gelangen Sie zu den Häufigen Fragen, bei denen es sich vielmehr um einen allgemeinen Support-Bereich mit Hilfeartikeln handelt, und der Ideensammlung, mit der lexoffice-Nutzer ihre eigenen Vorschläge einbringen können.

Der FAQ-Bereich ist sehr umfangreich und enthält hunderte Artikel, die in verschiedene Kategorien gegliedert sind. Viele der Artikel enthalten auch praktische Videos, die Funktionen noch anschaulicher erklären. Natürlich gibt es auch eine Suchfunktion. Insgesamt überzeugt die Dokumentation von lexoffice sowohl mit Masse als auch mit Klasse.

Direkten Support gibt es bei lexoffice in einem Chat-Fenster und per Telefon – beide sind montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr besetzt. Wenn im Chat gerade niemand online ist, können Sie Ihre Frage einem Bot stellen oder auf die Antwort von Mitarbeitenden zu den Support-Zeiten warten. Wir sprachen innerhalb der Support-Zeiten bereits nach wenigen Minuten mit einer hilfsbereiten Mitarbeiterin, und auf eine E-Mail außerhalb der Support-Zeiten reagierte lexoffice gleich früh am darauffolgenden Morgen.

Es gibt vier Paket von lexoffice: S, M, L und XL. Der S-Tarif ist nicht allzu nützlich – hier können Sie nicht einmal Rechnungen, Angebote & Co. erstellen. Dies ist ab lexoffice M möglich, das zusätzlich auch Funktionen wie das Mahnwesen und das Online-Kundenportal unterstützt.

Wenn Sie Berichte wie EÜR oder GuV anfertigen, Anlagen verwalten, ein Kassenbuch führen oder USt-Voranmeldungen versenden möchten, benötigen Sie den L-Tarif. Weitere Features, beispielsweise Serienrechnungen, erweiterte Rechnungstypen wie XRechnungen, die Public API oder Umsatzstatistiken, erfordern den XL-Tarif.

Eine aktuelle Übersicht über die Tarife und Preise von lexoffice finden Sie in dieser Tabelle:

Und wie kann sich lexoffice preislich im Vergleich mit anderen Buchhaltungs-Programmen behaupten? In der folgenden Tabelle vergleichen wir die Kosten der Anbieter aus dem EXPERTE.de-Test. Dabei haben wir pro Anbieter den jeweils günstigsten Tarif ausgewählt, der die Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung unterstützt. Der L-Tarif von lexoffice kommt dabei recht gut weg:

lexoffice gibt sowohl bei der Erstellung und Verwaltung Ihrer Rechnungen, als auch bei der allgemeinen Buchhaltung einen exzellenten, intuitiven und preislich fairen Begleiter ab. Der Benutzeroberfläche gelingt das Kunststück, zahlreiche Funktionen unterzubringen, ohne dass die Übersicht – selbst für Anfänger – verloren geht.

Das Programm eignet sich sowohl für die einfache, als auch für die doppelte Buchführung. Wenn Sie internationale Kunden haben, sollten Sie jedoch beachten, dass lexoffice bei der Rechnungserstellung keine Fremdwährungen unterstützt, sondern nur mit Euro arbeitet – dies ist der größte Schnitzer, den sich lexoffice leistet.

Davon abgesehen ist lexoffice ein mächtiges Rechnungs- und Buchhaltungs-Tool, das auch preislich überzeugt.

lexoffice kommt bei Kunden insgesamt gut weg: Viele Nutzer halten die Software für einfach und übersichtlich, und loben zudem den guten Support. Gerade letzterer wird aber auch gelegentlich kritisiert, beispielsweise bei Trustpilot.

Sie wünschen sich ein ähnlich umfangreiches Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm, das sich für die einfache und doppelte Buchführung eignet, aber auch die Rechnungserstellung in anderen Währungen ermöglicht? Dann lohnt sich ein Blick zu sevDesk.

Sie bilanzieren nicht, arbeiten projektbasiert und wünschen sich ein Buchhaltungs-Tool mit integrierter Zeiterfassung? Dann könnten Sie bei Papierkram fündig werden.

Ausführliche Rezensionen zu vielen weiteren Buchhaltungs- und Rechnungs-Tools finden Sie hier: