easybill Test: Die richtige Software für Ihre Rechnungen?

In der Bürokratie der Unternehmensführung gibt es Schlimmeres als die Rechnungserstellung: Jene stellt wenigstens eine baldige Bezahlung in Aussicht. Doch weil Unternehmer und Freiberufler viel zu tun haben, ist – mit wachsendem Erfolg – auch die Erstellung von Rechnungen eine bürokratische Last, die regelmäßig Zeit raubt.

Das Rechnungs-Tool easybill verspricht, aus der Rechnungserstellung eine Sache von Sekunden zu machen. Ob und wie gut das funktioniert, lesen Sie in unserem Test.

easybill* ist eine Rechnungssoftware der deutschen easybill GmbH, die 2007 gegründet wurde. Das kleine Unternehmen ist mit 30 Mitarbeitenden an zwei Standorten vertreten – Willich und Forchheim. Mehr als 15.000 Kunden nutzen die Software heute.

Während viele Rechnungs-Tools in eine umfassende Buchhaltungssoftware integriert sind, die sich um die gesamten Finanzen eines Unternehmens kümmert, konzentriert sich easybill rein auf die Rechnungserstellung. Somit eignet sich easybill am besten für Unternehmen und Freiberufler, die diese Arbeit sowieso komplett an die Steuerberatung abgeben. Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen gibt es aber natürlich ebenfalls.

easybill ist ein cloudbasiertes-Programm, das keine Installation erfordert.

Die Einrichtung von easybill könnte kaum einfacher sein; die Registrierung ist in weniger als einer Minute abgeschlossen. Sie können das Rechnungs-Tool eine Woche lang kostenlos testen, ohne dafür Zahlungsdaten angeben zu müssen. Klicken Sie dafür auf der easybill-Website einfach auf den Button Kostenlos testen.

Sie müssen die Registrierung nur noch über einen E-Mail-Link bestätigen, und schon sind Sie bei easybill eingeloggt. Ihre angegebene E-Mail-Adresse wird übrigens automatisch für die 2-Faktor-Authentifizierung verwendet.

Beim ersten Login landen Sie in einem Einrichtungsassistenten, der Sie bei den ersten Schritten unterstützt. Hier können Sie direkt alle wichtigen Angaben zu Ihrem Unternehmen machen, die für die Rechnungserstellung wichtig sind. Dazu zählen Stammdaten wie Ihre Adresse, Steuerangaben und Bankverbindungen.

Im Einrichtungsassistenten können Sie auch gleich Ihren eigenen E-Mail-Server konfigurieren. Damit versenden Sie über easybill E-Mails von Ihrer eigenen E-Mail-Domain (und vermeiden beispielsweise, dass wichtige Rechnungs-E-Mails im Spam-Ordner Ihrer Kunden landen).

Wenn Sie eine persönliche Einweisung bevorzugen, können Sie als Neukunde auch ein persönliches, telefonisches Tutorial buchen. Bei uns waren bereits am nächsten Tag Kapazitäten frei.

Nach dem Abschluss der Einrichtung landen Sie im easybill-Dashboard. Jenes ist etwas in die Jahre gekommen und könnte optisch ein Upgrade vertragen, doch immerhin findet man sich schnell zurecht. Die Startseite ist der Arbeitsplatz, auf dem aktuelle Aufgaben, zuletzt erstellte Dokumente und zuletzt erfasste Zahlungseingänge zusammengefasst werden.

Darüber hinaus gibt es auf der Startseite die Untermenüs Projekte, Zeiterfassung und Aufgaben, sowie Links zum easybill-Blog und dem easybill-YouTube-Kanal.

Zu anderen Funktionen navigieren Sie über das Hauptmenü oben. Hier finden Sie folgende Bereiche:

Darüber hinaus gibt es im Navigationsbereich eine Suchleiste, mit der Sie schnell bestimmte Funktionen oder Dokumente ausfindig machen. Rechts daneben gelangen Sie zum Import-Manager, mit dem Sie Bestelldaten aus Datenquellen wie Online-Shops (z. B. Amazon, eBay, WooCommerce, Magento) oder über eine benutzerdefinierte CSV importieren können.

Zur Kontoverwaltung und anderen Account-Einstellungen gelangen mit einem Klick auf Ihren Namen.

Eine Smartphone-App von easybill gibt es nicht: Wenn Sie Ihre Rechnungen unterwegs einsehen möchten, müssen Sie sich über den Browser einloggen, und leider ist das Dashboard von easybill nicht für Mobilgeräte optimiert. Die Bedienung macht am Smartphone also keinen Spaß: Wir bleiben am Desktop.

Das Bedienkonzept von easybill ist funktional – dabei würden wir es belassen. Die Benutzeroberfläche ist optisch kein Hingucker und die Bedienung ist nicht immer intuitiv. Ein Beispiel: Nur bei manchen Einträgen im Haupt-Navigationsmenü führt ein Mausklick zu einer neuen Unterseite, bei anderen Einträgen müssen Sie zunächst einen Unterpunkt im Dropdown-Menü auswählen.

Durch das veraltete Design, kleine Bedien-Ungereimtheiten und die fehlende Smartphone-App wirkt easybill im Vergleich zu manchen anderen Rechnungs-Tools nicht ganz auf der Höhe der Zeit. Dennoch ist die Bedienung weitestgehend OK.

Kommen wir nun zum Herzstück von easybill: den Rechnungsfunktionen.

Am besten fügen Sie zunächst Kunden hinzu, damit Sie jene später bei der Rechnungsstellung nur noch auswählen müssen. Klicken Sie dafür auf Kunden > Kunden anlegen. In der Eingabemaske können Sie nun alle erforderlichen Informationen zu Ihren Kunden angeben: Neben Kontakt-, Liefer- und Steuerdaten lassen sich auch Ansprechpartner bei der Kundenfirma hinzufügen, die Sie so per easybill ganz einfach kontaktieren können.

Außerdem können Sie Kunden in verschiedene Gruppen zusammenfassen. So ist es möglich, bestimmte Dokumente an einen größeren Kundenkreis zu versenden; darüber hinaus erhalten Sie detailliertere Umsatzauswertungen. Rabatt- und Zahlungskonditionen lassen sich für einzelne Kunden ebenfalls definieren.

Wenn Sie bei der Rechnungserstellung noch mehr Zeit sparen möchten, können Sie im Menüpunkt Rechnungsposten auch bestimmte Produkte oder Dienstleistungen zu bestimmten Konditionen anlegen, die Sie in den Rechnungen schließlich nur noch auswählen müssen. Jene können Sie mit Artikelnummern und -beschreibungen ausstatten, und dabei auch die Einheit selbst festlegen.

Wenn Sie viele verschiedene Waren oder Dienstleistungen anbieten, können Sie jene weiter in Gruppen einteilen. So ist es bei der Rechnungserstellung am Ende einfacher, die gesuchte Position zu finden.

Die eigentliche Rechnungserstellung finden Sie im Menüpunkt Dokumente. Klicken Sie auf Dokument erstellen > Rechnung, um die Rechnungsmaske zu öffnen. Hier können Sie nun zunächst einen Kunden auswählen (oder einen neuen Kunden anlegen). Dann fügen Sie die zuvor erstellte Rechnungsposten hinzu (oder geben manuell neue Posten ein).

Weiter unten geben Sie Steuer- und Versandinformationen an. Außerdem ist es möglich, der Rechnung Anhänge hinzuzufügen und ein Überweisungsformular zu erstellen, das Ihr Kunde nur noch zur Bank bringen muss. Wenn Sie fertig sind, können Sie unten links eine Druckvorschau der fertigen Rechnung öffnen, oder sie unten rechts entweder löschen, als Entwurf speichern oder fertigstellen.

Sobald Sie eine neue Rechnung erstellt haben, geht es direkt weiter zum Versand – entweder per E-Mail, postalisch oder per Fax. Dabei können Sie Empfänger unter den zuvor festgelegten Kontaktpersonen auswählen oder neu hinzufügen. In E-Mails sind digitale Signaturen möglich, beim Dokumentenformat haben Sie die Wahl zwischen PDF und XML.

Den postalischen Versand Ihrer Rechnung erledigt easybill natürlich auch für Sie. Die Versandkosten bezahlen Sie mit Ihrem Versandguthaben, das Sie in der Kontoverwaltung (oder direkt über den Link beim Rechnungsversand) aufladen.

Leider werden nicht alle Rechnungen pünktlich bezahlt. Dann werden Mahnungen fällig, die idealerweise automatisch bei Ihren Kunden eingehen. Das Mahnwesen erreichen Sie über das Dreipunktemenü links neben Ihren Rechnungen. Hier können Sie entweder manuell eine Erinnerung oder Mahnung an Ihren Kunden versenden, oder Regeln für automatische Mahnungen einrichten.

Sie können den Zeitpunkt festlegen, an dem eine Erinnerung vor der Fälligkeit der Rechnung, oder eine Mahnung nach der Fälligkeit der Rechnung gesendet werden soll. Mahngebühren lassen sich ebenfalls festlegen. Auch Mahnungen können Sie per Post, E-Mail oder Fax versenden.

Neben der Erstellung von Standard-Rechnungen bietet easybill natürlich noch einige weitere Funktionen:

Dass sich easybill komplett auf die Rechnungserstellung konzentriert, zahlt sich aus: Während bei vielen Buchhaltungs-Programmen die eine oder andere Funktion fehlt, weil Rechnungen schließlich nur ein Teil ihres Leitungsspektrums sind, hat easybill wirklich an alles gedacht.

easybill bietet im Menüpunkt Apps einige Schnittstellen und Erweiterungen, die den Funktionsumfang um die reine Rechnungsstellung erweitern.

Mit dem Import Manager können Sie Online-Shops an easybill anbinden, um Daten von Plattformen wie Shopify, Wix, Jimdo, WooCommerce, Amazon, ebay oder OTTO Market zu übernehmen.

Sie können Ihre Shops per REST API verknüpfen oder Bestelldaten importieren, um automatisch Rechnungen für Ihre Bestellungen zu erstellen. Auch die Erstellung von Adressetiketten und Lieferscheine lässt sich automatisieren, dabei werden alle wichtigen Daten an Ihre Versanddienstleister weitergegeben.

Der Import Manager ist erst ab dem Plus-Tarif verfügbar. Die Anzahl der monatlichen Verkäufe ist vom gewählten Tarif abhängig: Im Plus-Tarif sind monatlich bis zu 500 Verkäufe möglich, im teuersten Business Ecommerce XXL-Tarif sind es bis zu 50.000.

easybill positioniert sich also als Lösung für Online-Händler und punktet mit der Integration vieler Plattformen und Online-Shops. Darüber hinaus gibt es aber noch ein paar weitere nützliche Apps und Schnittstellen, die ab dem Plus-Tarif verfügbar sind:

Insgesamt bietet easybill also einige solide Erweiterungen und Schnittstellen, die besonders Online-Händlern die Arbeit erleichtern.

Die Support-Optionen von easybill finden Sie unter dem Menüpunkt Hilfe? im Navigationsmenü. Hier führt der erste Link zum Hilfezentrum, wo Anleitungen und FAQs auf Sie warten. Eine Suchfunktion gibt es natürlich ebenfalls. Die Support-Artikel sind mit reichlich Screenshots angereichert und waren bei der ersten Orientierung im Programm durchaus ein hilfreiches Nachschlagewerk.

Wenn Sie persönlich mit einem easybill-Teammitglied sprechen möchten, können Sie entweder anrufen oder eine Nachricht schreiben. Die Support-Hotline ist montags bis donnerstags von 8:30 bis 17 Uhr besetzt, freitags bis 16 Uhr. Wir warteten etwa sieben Minuten, bis wir mit einem Mitarbeiter sprachen.

Wenn Sie dem easybill-Support eine Nachricht schreiben, können Sie Screenshots oder andere Dateien anhängen. Außerdem können Sie direkt Supportzugriff erteilen, um Support-Mitarbeitenden Einblick in Ihren Account zu gewähren. Auf eine Antwort auf unsere Frage per Nachricht warteten wir nur etwa zehn Minuten.

Wir erlebten den easybill-Support also als schnell und hilfreich.

Grundsätzlich gibt es drei Tarife von easybill: Basic, Plus und Business. Der Basic-Tarif eignet sich nur für kleine Unterfangen: Sie können zwar unbegrenzt viele Rechnungen etc. schreiben, sind aber auf 20 Kunden beschränkt.

Für Online-Händler ist easybill erst ab dem Plus-Tarif interessant, der den Import Manager enthält (allerdings nur 500 Verkäufe monatlich unterstützt). Die Automatisierungen per API sind hier mit 10 Requests pro Minute möglich. Darüber hinaus können Sie wiederkehrende Rechnungen schreiben, die Zeiterfassung nutzen, auf verschiedene Schnittstellen zugreifen und Ihre Daten und Dokumente per Cloud-Backup sichern.

Im Business-Paket sind schließlich das automatische Mahnwesen und die Mitarbeiterverwaltung enthalten. Sie können Ihrem Account bis zu drei Mitarbeitende hinzufügen, jeder weitere kostet 5 € extra. Im Import Manager sind hier bis zu 1.000 Verkäufe im Monat möglich.

Die weiteren Pakete von easybill (Business Ecommerce S, M, L, XL und XXL) richten sich an Online-Händler mit mehr als 1.000 Verkäufen im Monat.

Eine aktuelle Übersicht der Tarife finden Sie hier:

Und wie schlägt sich easybill im Vergleich zu anderen Rechnungsprogrammen – und sogar Buchhaltungs-Tools? In der folgenden Vergleichstabelle finden Sie die Tarife der Anbieter, die unbegrenzt viele Kunden und Rechnungen unterstützen:

easybill konzentriert sich auf eine Sache – Rechnungen – und meistert sie mit Bravour. Alle wichtigen Funktionen der Rechnungsstellung werden abgedeckt, von der Kundenverwaltung bis zur automatischen Mahnung und Zahlungserinnerung. Einen besonders guten Begleiter gibt easybill dabei durch die Einbindung vieler Online-Shops und Marktplätze für Online-Händler ab, solange Sie den richtigen Tarif wählen.

Das Fehlen von Buchhaltungsfunktionen kreiden wir easybill nicht an, schließlich hat das Programm den Rechnungs-Fokus bewusst gewählt. Wo wir jedoch Luft nach oben sehen, ist das Design: Die Benutzeroberfläche von easybill ist einfach nicht zeitgemäß, und einige Eigenheiten des Dashboards sorgen für Frust. Mit einer etwas moderneren und intuitiveren Benutzeroberfläche gäbe es an easybill – als reines Rechnungsprogramm – wenig zu bemängeln.

In den von uns erfassten Bewertungsportalen kommt easybill „gut“ weg. Bei OMR loben Rezensenten beispielsweise die intuitive Bedienung und die Tatsache, dass das Programm besonders auf kleine Unternehmen zugeschnitten ist. Kritik – besonders am Support – gibt es hingegen bei Trustpilot.

Sie wünschen sich ein Rechnungs-Tool mit einer etwas zeitgemäßeren Benutzeroberfläche als easybill? Vielleicht ist Zervant die richtige Wahl für Sie: Die Bedienung geht hier einfacher von der Hand, dafür ist das Programm weniger für Online-Shop-Betreiber geeignet – und bietet keinerlei Erweiterungen.

Oder die reine Rechnungserstellung ist nicht mehr genug und Sie suchen ein Programm, mit dem Sie auch Ihre Buchhaltung übernehmen können? Hier zählen lexoffice und sevDesk zu den Klassenbesten, die sowohl die einfache als auch die doppelte Buchhaltung unterstützen.

Die besten Alternativen zu easybill finden Sie hier: