Buchhaltungssoftware kostenlos: Die 5 besten Programme 2024

Buchhaltung gehört zum Unternehmertum wie der Hausputz zum Wochenende. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware können Sie die unliebsame Büroarbeit so gut es geht automatisieren, um die Zeit, die Sie mit der Steuervorbereitung und dem Sortieren von Rechnungen verbringen, auf ein Minimum zu begrenzen. Doch die meisten Buchhaltungsprogramme sind kostenpflichtig – wie sieht es mit Gratis-Optionen aus?

Wir werfen einen Blick auf die besten kostenlosen Buchhaltungs-Tools und verraten, welche Einschränkungen sie mit sich bringen. Warum es sich lohnt, ein bisschen Geld in die Buchhaltung zu investieren, verraten wir ebenfalls.

Zunächst sollten Sie Ihre Erwartungen zügeln: Erstens gibt es ohnehin kaum kostenlose Buchhaltungs-Tools, zweitens sind alle verfügbaren Gratis-Optionen in ihrem Funktionsumfang stark eingeschränkt.

Wenn Sie nach einer wirklich vollwertigen Lösung suchen, die Sie bei der gesamten Buchhaltung und der Vorbereitung von Steuererklärungen unterstützt, kommen Sie also nicht umhin, etwas Geld in die Hand zu nehmen. Ein paar kostenpflichtige Buchhaltungsprogramme mit Rabatten, Gründer-Aktionen und Gratis-Testversionen stellen wir weiter unten vor.

Solange Sie vorab verstehen, welche Einschränkungen auf Sie zukommen, können Sie aber natürlich erst einmal mit einem Gratis-Tool starten, denn ein Upgrade ist später immer noch möglich. Kostenlose Angebote haben in der Regel folgende Nachteile:

Die konkreten Bezahlschranken sind von Plattform zu Plattform unterschiedlich, doch mit starken Einschränkungen müssen Sie bei jedem Gratis-Buchhaltungs-Tool rechnen.

Wir stellen die fünf besten Gratis-Optionen kurz vor und verraten, welche Einschränkungen Sie in den kostenlosen Tarifen hinnehmen müssen:

Starten wir mit einer Ausnahme von der eben vorgestellten Regel: GnuCash ist eine Finanzverwaltungssoftware für Privatanwender und kleine Unternehmen, die wirklich bedingungslos kostenlos ist. Das liegt daran, dass sie „von Freiwilligen entwickeln, gepflegt, dokumentiert und übersetzt“ wird und unter der GNU General Public License verfügbar ist.

GnuCash ist zwar nicht sonderlich hübsch, aber dafür (vor allem für ein Gratis-Programm) ziemlich leistungsstark. Es unterstützt alle wichtigen Funktionen für die Buchhaltung, von der doppelten Buchführung über den Kontoabgleich bis zur Rechnungsstellung und Online-Banking. Auch Berichte und Diagramme können erstellt werden.

GnuCash wurde zwar nicht speziell für den deutschen Markt entwickelt, wurde aber vollständig ins Deutsche lokalisiert und kann mit internationalen Währungs- und Datumsformaten umgehen. Auch Standard-Kontenrahmen wie SKR03 und SKR04 werden abgedeckt.

Wie viele quelloffene Lösungen hat GnuCash zudem eine aktive Community und eine umfangreiche Dokumentation, die von Nutzern beständig erweitert und aktualisiert wird.

Wenn Sie bereit sind, sich etwas tiefer mit den Buchhaltungsprinzipien zu befassen, und auf die polierte Oberfläche einer modernen SaaS-Lösung verzichten können, ist GnuCash also tatsächlich eine gute Gratis-Option.

GnuCash wurde in den 90ern entwickelt – und so sieht es auch heute noch aus. Die funktionale Benutzeroberfläche ist steril und altbacken, ein flott-intuitives Interface wie bei den modernen Abonnement-basierten Buchhaltungsprogrammen sollten Sie sich hier also nicht erwarten.

Das Bedienkonzept, das deutlich stärker auf manuelle Eingaben ausgelegt ist, sorgt dabei auch für eine deutlich steilere Lernkurve und macht GnuCash eher für Leute interessant, die sich mit Buchhaltung bereits recht gut auskennen oder bereit sind, Zeit ins Erlernen der Grundprinzipien zu investieren.

Papierkram* ist nicht wie GnuCash generell kostenlos, sondern bietet in Freemium-Manier eine eingeschränkte Gratis-Version, die das Premium-Angebot schmackhaft machen soll.

Das moderne Online-Tool, das sich an Freiberufler sowie kleine und mittlere Unternehmen richtet, möchte alle Funktionen, die für die Buchhaltung und Finanzverwaltung wichtig sind, aus einer Hand bieten und auch für Anfänger zugänglich machen.

Der „Free“-Tarif von Papierkram unterstützt grundlegende Buchhaltungsfunktionen: Sie können Angebote und Rechnungen mit beliebig vielen Positionen erstellen und als PDF versenden, offene Posten und eingehende Zahlungen im Blick behalten, beliebig viele Belege sammeln, Kunden und Lieferanten verwalten und Projekte mit Budgets anlegen.

Auch die Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Funktionen, mit denen sich Papierkram von anderen Buchhaltungsprogrammen abhebt, sind für Nutzer der Gratis-Version verfügbar.

Gratis-Nutzer müssen auf viele erweiterte Funktionen verzichten: Sie können Angebote und Rechnungen beispielsweise nicht über das Kundenportal verschicken und ihr Layout nur begrenzt anpassen. E- oder X-Rechnungen werden nicht unterstützt und ein Mahnwesen fehlt komplett, zudem wird auf allen Dokumenten das Papierkram-Logo angezeigt. Auch die Smartphone-App ist zahlenden Kunden vorbehalten.

Bei der Buchhaltung fallen vor allem die fehlenden Steuer- und Analysefunktionen ins Gewicht: Sie können weder UStVA noch EÜR oder BWA anfertigen – müssen diese Berichte also mit den von Papierkram gespeicherten Daten eigenständig generieren. Schnittstellen (z. B. DATEV oder ELSTER-XML) und Zugriff zur REST-API gibt es für Gratis-Nutzer nicht und auch die meisten Online-Banking-Features fehlen.

Der Free-Tarif von Papierkram ist somit eher als einfaches Rechnungsprogramm für Nebentätigkeiten geeignet, das die Vorbereitung der (manuellen) Buchhaltung erleichtert.

MonKey Office ist eine Buchhaltungsplattform aus dem Hause ProSaldo, einer Cottbuser Firma, die sich auf kaufmännische Software für Selbstständige und kleine Unternehmen spezialisiert hat.

MonKey Office ist ein grundsätzlich kostenpflichtiges, Modul-basiertes Programm mit mehreren Lizenzen für unterschiedliche Nutzertypen, bietet aber auch eine kostenlose Basisversion.

Die kostenlose Basisversion von MonKey Office unterstützt grundlegende Funktionen für das Erstellen und Verwalten von Buchhaltungsdaten. Sie können die Adressen von Kunden und Lieferanten verwalten, offene Posten und die dafür relevanten Zahlungen erfassen und Kassenvorgänge buchen.

Auch einige erweiterte Buchhaltungsfunktionen, die bei anderen Gratis-Tarifen der Schere zum Opfer gefallen sind, sind in der MonKey Office-Basisversion noch verfügbar – der DATEV-Export zum Beispiel.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, kostenpflichtige Erweiterungsmodule zu testen, die erweiterte Funktionen wie Finanzbuchhaltung und Controlling umfassen. Diese Module können bis zu 50 Mal getestet werden, bevor eine Kaufentscheidung notwendig ist.

Leider können Sie in der Basisversion keine Angebote und Rechnungen versenden, dafür ist das Modul REWE erforderlich. Wenn Sie nicht nur die vorbereitende Buchhaltung, sondern die komplette Finanzverwaltung – vom Rechnungswesen bis zu den Steuerberichten – in einer Plattform verwalten möchten, benötigen Sie somit die kostenpflichtigen Module.

Darüber hinaus ist MonKey Office im Vergleich zu modernen SaaS-Lösungen ziemlich komplex. Es hat mehr Ähnlichkeiten zu GnuCash (wobei die Oberfläche deutlich polierter ist) als zu Papierkram & Co. Zudem könnte die Basisversion besser ersichtlich machen, welche Funktionen integriert sind und welche nicht: Welche Bereiche im Gratis-Tarif verfügbar sind, sieht man nämlich erst, wenn man darauf klickt.

Zervant* ist Online-Rechnungs-Tool aus Finnland, dessen Zielgruppe kleinere Unternehmen und Freiberufler sind. Der primäre Fokus von Zervant liegt auf der Rechnungsstellung, doch ein paar rudimentäre Buchhaltungsfunktionen sind auch mit dabei – und eine kompetente Rechnungsverwaltung ist für die Buchhaltung ohnehin wichtig.

Im „Gratis“-Tarif von Zervant können Nutzer bis zu fünf Kunden anlegen und einfache Rechnungen erstellen, die sich direkt per E-Mail und PDF versenden lassen. Auch Angebote und XRechnungen werden unterstützt; eine einfache Zeiterfassung ist ebenfalls eingebaut.

Kunden können Ihre Rechnungen direkt via Kreditkarte oder über Online-Banküberweisungen bezahlen.

Zunächst hat der Gratis-Tarif einige strikte Ressourcen-Limits: Sie können nur bis zu fünf Kunden anlegen und höchstens fünf Rechnungen pro Monat versenden, was die Skalierbarkeit einschränkt.

Zudem ist der Funktionsumfang stark beschnitten: Sie können keine Rechnungen aus Angeboten erstellen, Mahnungen oder Zahlungserinnerungen versenden oder Rechnungen per Post schicken. Auch erweiterte Features wie der Zahlungsabgleich und Teil- oder Wiederholungsrechnungen sind nicht dabei.

Der kostenlose Tarif von Zervant ist somit höchstens für nebenbei Selbständige und Mini-Unternehmen geeignet, die ein einfaches und benutzerfreundliches Tool für ihre wenigen Rechnungen im Monat suchen, und den Großteil der Buchhaltung selbst übernehmen können.

Taxpool ist ein Buchhaltungsprogramm, das von der Berliner Firma psynetic LLC betrieben wird. Es bietet zwei Premium-Versionen – Taxpool EÜR für kleinere Unternehmen, die nicht zur Bilanzierung verpflichtet sind, und Taxpool Bilanz, das Auswertungen für bilanzierende Unternehmen unterstützt. Darüber hinaus gibt es mit Taxpool Mini auch eine Gratis-Version der Plattform, die grundlegende Funktionen bietet.

Mit Taxpool Mini können Sie Ihre Kunden und Lieferanten verwalten, Rechnungen und Angebote erstellen, Belege verwalten und Gewinne per EÜR ermitteln. Auch andere Standard-Auswertungen, inklusive BWA, Buchungsstapel, Journal und Kontenbuch, haben es in die Gratis-Version geschafft.

Somit liefert Taxpool auch in seiner Gratis-Version ziemlich viele Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen, auch wenn jene – ähnlich wie bei GnuCash – nicht sonderlich hübsch verpackt sind:

Praktisch ist, dass Sie nicht allzu tief in die Tasche greifen müssen, wenn Sie doch zur Bezahlversion upgraden möchten: Die Premium-Tarife gibt es nämlich nicht im Abo, sondern zum Einmalpreis (65 € für EÜR, 110 € für Bilanz). Die Abo-Kosten anderer Buchhaltungsprogramme sollten Sie also schnell wieder reingeholt haben.

Nutzer des Mini-Tarifs müssen vorwiegend auf automatische Berechnungen für konkrete Steueranlagen, z. B. EÜR, ZM oder UStVA, sowie auf die Datenübermittlung via Elster verzichten. Auch sonstige Exports – abgesehen von der PDF-Exportfunktion in der Druckvoransicht – sind eingeschränkt. Grafische Auswertungen werden ebenfalls nicht unterstützt.

Ein weiterer Nachteil von Taxpool, und das gilt nicht nur für die Mini-Version, ist die angestaubte Benutzeroberfläche, die selbst Standardfunktionen wie das Erstellen von Rechnungen ziemlich kompliziert macht. Taxpool ist deutlich komplexer als moderne SaaS-Lösungen und eher für eine Zielgruppe gedacht, die sich mit der Buchhaltung bereits gut auskennt.

Wenn Sie ein kostenloses Buchhaltungs-Tool nutzen, müssen Sie also immer einige Einschränkungen hinnehmen, insbesondere fehlende Funktionen bei Freemium-Software und komplexe Benutzeroberflächen bei Freeware – oder beides. Diese Einschränkungen können die Buchhaltung deutlich komplizierter machen, als sie es mit einem guten Premium-Tool wäre.

Weil Zeit für Selbstständige Geld ist, könnte es lohnenswerter sein, gleich in eine ordentliche Buchhaltungssoftware zu investieren. Viele davon bieten regelmäßig attraktive Sonderkonditionen für Neukunden und Unternehmensgründer. Folgende zum Beispiel:

Unser Testsieger lexoffice* kombiniert umfangreiche Rechnungs- und Buchhaltungs-Features in einer intuitiven Oberfläche, in der sich auch Einsteiger schnell zurechtfinden sollten. Mit der praktischen Smartphone-App können Sie auch unterwegs Rechnungen schreiben und Ihre Finanzen überprüfen. Dabei eignet sich lexoffice sowohl für die einfache als auch für die doppelte Buchführung.

lexoffice hat zwar keine Gratis-Version im Gepäck, lockt dafür Neugründer mit einer verlängerten Probephase: Wenn Sie in den vergangenen sechs Monaten ein Unternehmen gegründet haben – oder es in den kommenden drei Monaten tun werden – können Sie lexoffice sechs Monate lang kostenlos nutzen.

sevDesk* liegt in unserem Vergleich der besten Buchhaltungsprogramme nur knapp hinter lexoffice. Es punktet mit einem großen Funktionsumfang, verpackt in ein modern-elegantes Interface, das sich mit zahlreichen Zusatzmodulen – z. B. für die Zeiterfassung, Warenwirtschaft oder E-Commerce – an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt.

sevDesk bietet aktuell weder einen Gratis-Tarif noch ein Gründerangebot wie lexoffice, dafür können Sie die Software mit einem Rabattcode bis zu zwölf Monate lang kostenlos verwenden – sofern Sie einen entsprechend langfristigen Tarif buchen. In der Praxis handelt es sich also eher um eine Rabattaktion, mit der Sie sevDesk zeitlich begrenzt um bis zu 50 % reduziert nutzen können.

Buchhaltung muss nicht teuer sein – und einige Buchhaltungs-Tools gibt es sogar zum Nulltarif. Zur Auswahl steht sowohl generelle Freeware, z. B. Open-Source-Programme wie GnuCash, als auch Freemium-Tools mit Gratis-Versionen, z. B. Papierkram. Allerdings haben Gratis-Buchhaltungsprogramme stets gewisse Einschränkungen, was den Funktionsumfang oder die Benutzerfreundlichkeit angeht.

Deshalb kann es sich lohnen, gleich in ein gutes Premium-Tool zu investieren. Die sind bereits – je nach Tarif – ab rund 5–10 € im Monat erhältlich; zudem bieten viele Anbieter Rabatte für Neugründer (z. B. lexoffice) oder generelle Neukunden (z. B. sevDesk).