Beste Ausgabenmanagement Software 2024: 7 Tools im Vergleich

„Man muss Geld ausgeben, um Geld zu verdienen“ lautet eine alte Binsenweisheit aus der Geschäftswelt. Allerdings sollte jede Ausgabe einem klaren Zweck dienen – und wenn die Ausgaben zu zahlreich oder unterschiedlich sind, kann man schnell die Übersicht verlieren und in Cashflow-Probleme geraten. Hier kommt Ausgabenmanagement-Software ins Spiel.

Wir stellen einige der besten Ausgabenmanagement-Tools vor und verraten, was sie können und welche Funktionen wichtig sind.

Produkte, Services, Investitionen, Betriebskosten: Im Unternehmensalltag fallen alle möglichen Ausgaben an. Je größer das Unternehmen wird, desto komplexer wird die Verwaltung all dieser Ausgaben.

Es umfasst die Planung, Überwachung und Kontrolle der finanziellen Ausgaben eines Unternehmens oder einer Organisation – und zielt darauf ab, Kosten effizient zu verwalten, unnötige Ausgaben zu reduzieren und die finanziellen Ressourcen gezielt einzusetzen.

Natürlich können Sie Ihre Ausgaben manuell verwalten, beispielsweise mit Excel-Tabellen oder Notiz-Apps. Vielleicht haben Sie auch bereits eine Buchhaltungssoftware, die ein paar grundlegende Ausgabenmanagement-Funktionen unterstützt. Für Freelancer oder kleine Unternehmen, die ohnehin nur wenige Ausgaben haben, ist das vielleicht auch vollkommen ausreichend.

Wenn die Ausgaben jedoch komplexer oder zahlreicher werden, verlieren Sie mit solchen Behelfslösungen schnell die Übersicht und verbringen womöglich unnötig viel Zeit mit verwalterischen Prozessen. Hier kann es sich lohnen, gleich in dedizierte Ausgabenmanagement-Software zu investieren. Dabei handelt es sich um cloudbasierte Tools, die den Prozess der Ausgabenverwaltung erleichtern und in mancher Hinsicht automatisieren.

Jede Ausgabenmanagement-Software ist anders, doch folgende Funktionen sollten Sie bei den meisten Plattformen finden:

Die Liste an möglichen Funktionen geht natürlich noch weiter – und bei jeder Plattform sieht die Grundausstattung etwas anders aus.

Achten Sie also darauf, dass die Plattform Ihrer Wahl die für Sie wichtigsten Funktionen unterstützt. Die meisten Tools stellen kostenlose Demos zur Verfügung, mit denen Sie die Features und Workflows unverbindlich testen können.

Die Auswahl an Ausgabenmanagement-Tools ist groß, und in den letzten Jahren sind zahlreiche neue Plattformen entstanden, die mit intuitiven Prozessen und modernen Oberflächen eine deutlich einfachere Verwaltung der Firmenausgaben versprechen. Hier sind einige unserer aktuellen Favoriten:

Pleo ist eine 2015 gegründete Fintech-Firma aus Dänemark, die Teams und Unternehmen mit smarten Firmenkarten und cloudbasiertem, automatisiertem Ausgabenmanagement unterstützt.

Die Pleo-Plattform ist eine bewusste Kampfansage an traditionelles, von manuellen Prozessen geplagtes Kostenmanagement. Die Gründer behaupten, „alles über das Ausgabenmanagement der alten Schule“ zu wissen – und es besser gemacht zu haben.

Heute nutzen mehr als 37.000 Unternehmen in 16 europäischen Ländern die Pleo-Firmenkarten, um ihre Teamausgaben zu vereinfachen.

Mit komplexen Spesen- und Kostenmanagement-Tools der „alten Schule“ hat Pleo wirklich nicht viel gemeinsam. Die Plattform ist flott, intuitiv und nicht nur fürs Management, sondern auch für Mitarbeitende zeitsparend und entlastend.

Das Herzstück von Pleo sind die smarten Firmenkarten. Mitarbeitende können (physische oder virtuelle) Karten für ihre Ausgaben verwenden, die an unternehmensweite Ausgabenrichtlinien angepasst und mit individuellen Limits ausgestattet werden können.

Pleo ist am besten für kleine und mittelgroße Unternehmen geeignet, die eine moderne, schnell zu implementierende und unkomplizierte Lösung für ihre Ausgabenverwaltung benötigen. Es ist besonders hilfreich für Teams mit vielen dezentralen Ausgaben, die ihre Mitarbeitenden mit eigenen Karten ausstatten möchten, um Prozesse wie die Auslagenerstattung zu erleichtern.

Grundsätzlich ist Pleo auch für etwas größere Firmen geeignet – zu den Kunden der Plattform gehören beispielsweise Mister Spex, Hello Fresh oder Blinkist. Dass Pleo weniger komplex als viele „klassische“ Enterprise-Lösungen ist, liegt aber auch daran, dass der Funktionsumfang und die Anpassungsmöglichkeiten eingeschränkt sind.

Die Ausgabenmanagement-Plattform von Pleo wurde sozusagen um die Firmenkarten-Funktion herumgebaut. Deshalb ist Pleo grundsätzlich weniger flexibel und umfassend als komplexere Programme – auch solche der „alten Schule“, denen Pleo Konkurrenz machen möchte.

Hier sind einige Nachteile von Pleo:

Moss ist ein Ausgabenmanagement-Tool aus Berlin, das genau wie Pleo einen starken Fokus auf die Verwaltung dezentraler Ausgaben mit intelligenten Firmenkarten legt.

Die Zielgruppe sind vorwiegend kleinere und mittelgroße Unternehmen (KMUs), die ihr Ausgabenmanagement digitalisieren möchten, um mehr Zeit für ihr Kerngeschäft freizuschalten.

Moss ist eine modulare Lösung, die aus einer Kernplattform, mehreren Ausgabenmodulen (Firmenkarten, Rückerstattungen, Rechnungsmanagement) und unterschiedlichen Add-ons (erweitertes Controlling, erweiterte Buchhaltung, Einkauf, ERP) besteht. Nutzer können sich ihr Produkt also individuell zusammenstellen.

Moss macht Standardprozessee, von Kartenausgaben über Rückerstattungen bis zur Belegverwaltung, für alle Beteiligten unkompliziert. Die Plattform ist übersichtlich gestaltet und erleichtert die Verwaltung von Firmenkarten sowie die Erfassung und Zuordnung von Belegen.

Durch den modularen Aufbau bezahlen Sie dabei nur für Funktionen, die Sie auch wirklich benötigen.

Moss richtet sich gezielt an kleinere und mittelständische Unternehmen (ca. 20 bis 500 Mitarbeitende) mit vielen dezentralen Ausgaben, die ihre Mitarbeitenden mit smarten Firmenkarten und ihre Buchhaltung mit automatisierten Prozessen entlasten möchten.

Auch Moss ist noch relativ jung und deshalb noch nicht so umfangreich wie etablierte Finanz- und Ausgabenmanagement-Plattformen. Manche Nutzer beschweren sich über fehlende Funktionen und mangelnde Flexibilität.

Hier sind einige Nachteile von Moss:

Wir bleiben in Berlin: Dort gibt es mit Circula noch ein weiteres Fintech, das sich auf die digitale Verwaltung von Mitarbeiterausgaben spezialisiert hat.

Die Ausgabenmanagement-Plattform, die heute bei mehr als 2.000 Unternehmen im Einsatz ist, erleichtert die Belegeinreichung durch App-Scans und macht Freigabeprozesse für alle Beteiligten transparent. Die Firmenkreditkarten von VISA geben Mitarbeitenden mehr Unabhängigkeit und Vorgesetzten einen besseren Überblick über dezentrale Ausgaben.

Circula bietet eine benutzerfreundliche, effiziente Lösung für das Management von Ausgaben – ob Reise-, Spesen- oder Lieferantenkosten. Die Handhabung für Mitarbeitende ist dank der intuitiven Smartphone-App unkompliziert.

Ein großes Plus ist der Fokus auf Mitarbeiter-Benefits: Circula macht es Arbeitgebern besonders einfach, ihren Mitarbeitenden steueroptimierte Vorteile wie Internetpauschalen, Mobilitätsbudgets, Essenszuschüsse oder Sachbezüge zur Verfügung zu stellen. Dadurch steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit ohne zusätzlichen HR-Aufwand.

Auch Circula konzentriert sich vorwiegend auf mittelständische Unternehmen. Für ganz kleine Unternehmen kommt die Plattform nicht infrage, denn das Lizenz-Minimum im günstigsten Tarif liegt bei 10.

Auch in der Circula-App läuft nicht immer alles rund und einige Standardfunktionen werden bisher nicht abgedeckt:

Spendesk ist eine All-in-One-Plattform für das Management von Unternehmensausgaben. Sie hilft Unternehmen, ihre Finanzen effizient zu verwalten, indem sie Funktionen wie Firmenkarten, Spesenabrechnung, Rechnungsverarbeitung und Budgetkontrolle in einer Lösung vereint.

Spendesk ist eine französische Firma mit Sitz in Paris, die Plattform ist aber komplett in deutscher Sprache verfügbar.

Spendesk ist eine benutzerfreundliche Möglichkeit, wiederkehrende Finanzmanagement-Prozesse zu streamlinen – von Firmenkarten mit individuellen Budgets über digitale Spesenabrechnungen mit automatischer Belegerfassung bis zu umfangreichen Reports über Firmenausgaben.

Auch das Rechnungsmanagement können Sie direkt über Spendesk abwickeln, weil Sie Rechnungen nicht nur einreichen und digitalisieren, sondern auch direkt aus der App heraus bezahlen können.

Spendesk richtet sich primär an kleinere und mittelgroße Firmen, die ihre Ausgabenprozesse digitalisieren und ihre Finanzen zentral verwalten möchten.

Laut Rodolphe Ardant, dem CEO und Mitgründer von Spendesk, sind die Zielgruppe von Spendesk vor allem Unternehmen mit „zwischen 50 und 500 Vollzeitangestellte[n]“.

Für deutsche Unternehmen ist Spendesk durch den internationalen Fokus möglicherweise nicht die erste Wahl. Hier sind einige Nachteile der Plattform:

Rydoo ist eine cloudbasierte Plattform für Spesenmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Ausgaben effizient und digital zu verwalten.

Das Unternehmen, das zur Sodexo-Gruppe gehört, hat seinen Hauptsitz im belgischen Mechelen, doch die Rydoo-Plattform wurde komplett ins Deutsche lokalisiert.

Rydoo punktet mit einer modernen Weboberfläche, die alle Standardprozesse in einem intuitiven Dashboard zugänglich macht, und einer einfach zu bedienenden Smartphone-App, mit der Mitarbeitende ihre Belege scannen und Ausgaben einreichen können.

Rydoo unterstützt Ausgaben aller Art, doch ein besonderer Schwerpunkt liegt auf den Reisekosten internationaler Geschäftsreisen. Sie können etwa Tagessätze für unterschiedliche Länder auswählen, mehrere Währungen managen oder Fahrkilometer via Google-Integration berechnen.

Praktisch ist auch die KI-gesteuerte Smart Audit-Funktion, die vorschriftswidrige Ausgaben automatisch erkennt und kennzeichnet.

Rydoo ist eine interessante Option für international tätige Unternehmen und Firmen, deren Mitarbeitende häufig unterwegs sind – und dementsprechend viele Reisekosten verwalten müssen.

Die Zielgruppe sind vor allem kleine und mittelgroße Unternehmen; das Nutzer-Minimum im günstigsten Tarif liegt bei 5.

Der Funktionsumfang von Rydoo ist beschränkt, und die Preispolitik des Anbieters steht bei Nutzern in der Kritik.

Zurück nach Deutschland: finway ist ein Fintech-Unternehmen aus München, das ein Ausgabenmanagement-Tool speziell für KMUs entwickelt hat. Jenen bietet die All-in-One-Lösung eine „ganzheitliche Software für Kreditorenprozesse“: Mit finway können Sie die Rechnungsverarbeitung automatisieren, Mitarbeiterauslagen im Nu zurückerstatten, die Vorkontierung für die Buchhaltung erledigen und vieles mehr.

finway versprüht Fintech-Startup-Flair im besten Sinne. Das Web-Dashboard und die Smartphone-App sind nicht nur optisch ansprechend, sondern auch funktional durchdacht, was die tägliche Arbeit im Finanzmanagement spürbar erleichtert. Besonders gut gefallen uns die flexiblen, regelbasierten Workflows und Automatisierungsmöglichkeiten.

Durch die Vorkontierung von Belegen, die automatisierte Zuordnung von Transaktionen und die DATEV-Schnittstelle erleichtert das Tool auch die vorbereitende Buchhaltung.

finway ist für kleine und mittelgroße Unternehmen interessant, die ihre Finanz- und Buchhaltungsprozesse effizienter gestalten und komplexe Genehmigungs- und Rechnungsprozesse mit regelbasierten Workflows automatisieren möchten.

Der „neue Player“ zu sein, hat nicht nur Vorzüge – finway bringt natürlich auch die typischen Nachteile eines neuen Anbieters mit sich:

Payhawk ist eine umfassende Ausgabenmanagement-Plattform aus dem Vereinigten Königreich, die speziell für globale Unternehmen entwickelt wurde. Sie kombiniert Firmenkarten, internationale Bankzahlungen, Kreditorenbuchhaltung, Spesenmanagement und Bankkonten in verschiedenen Währungen in einem System.

Payhawk unterstützt alle Funktionen, die wir uns von einem modernen, cloudbasierten Kostenmanagement-Tool erwarten. Sie können Mitarbeitende mit Firmenkarten – sowohl Kredit- als auch Debitkarten – ausstatten, Geschäftsausgaben in Echtzeit überwachen, Budgets für einzelne Geschäftsbereiche erstellen und Beschaffungsprozesse automatisieren.

Erwähnenswert ist die internationale Ausrichtung von Payhawk. Sie können Workflows und Automatisierungen auf globaler Ebene – unter Berücksichtigung lokaler Vorschriften – einrichten und dedizierte IBANs für mehrere Länder und Währungen erhalten. Karten werden in mehr als 32 Ländern und sieben Währungen (mit 0 % Fremdwährungsgebühren) unterstützt. Deutsche Nutzer profitieren dabei von GoBD-konformen Prozessen.

Payhawk ist am besten für mittlere und größere Unternehmen geeignet, die internationale Ausgaben effizient verwalten möchten. Es richtet sich besonders an Firmen mit komplexen Finanzprozessen, die eine zentrale Lösung für Firmenkarten, Kreditorenbuchhaltung und Bankzahlungen benötigen.

Payhawk ist eine mächtige Lösung für global aufgestellte, größere Firmen, aber nicht für jedes Unternehmen ideal:

Wer seine Ausgaben nicht fest im Griff hat, kann schnell in finanzielle Schwierigkeiten geraten – und das Problem erst bemerken, wenn es schon zu spät ist. Das gilt nicht nur für Individuen, sondern auch für Unternehmen. Deshalb ist effektives Ausgabenmanagement so wichtig.

Glücklicherweise müssen Sie sich heutzutage nicht mehr mit Excel-Tabellen und manuellen Prozessen herumärgern: Mit der richtigen Ausgabenmanagement-Software können Sie Vorgänge wie Genehmigungen und die Rechnungsverwaltung weitestgehend automatisieren, Mitarbeitende mit Firmenkarten zu mehr Eigenverantwortung motivieren und einen Echtzeit-Einblick in Ihre finanzielle Situation erhalten.

Die Auswahl an Plattformen ist auch für kleine und mittelgroße Unternehmen groß, und die meisten davon stellen kostenlose Demos zur Verfügung, mit denen Sie sie unverbindlich ausprobieren können. Testen und vergleichen Sie am besten erst einige Lösungen, ehe Sie sich entscheiden.