Beste Task Management Software 2024: 11 Aufgabenmanagement-Tools im Test

Wie viele und welche Aufgaben stehen diese Woche an? Wenn Sie das nicht genau wissen, fehlt Ihnen vielleicht ein gutes Task-Management-Tool, das Ordnung in Ihre Aufgaben bringt. Doch die Auswahl ist groß – welche Aufgabenmanagement-Plattform ist am besten?

Wir haben elf Programme ausgiebig getestet und verraten, welche für die Verwaltung von Aufgaben besonders gut geeignet sind.

Aufgabenmanagement wird oft im gleichen Atemzug wie Projektmanagement genannt. Doch wo genau liegen die Unterschiede? Ganz einfach:

Natürlich gibt es zwischen den beiden Bereichen viele Überschneidungen und die Übergänge sind fließend – Projektmanagement umfasst schließlich immer auch Aufgabenmanagement. Letzteres ist aber nur ein Teilbereich von Ersterem und nicht jede Task-Management-Software ist gleich gut fürs Projektmanagement geeignet.

Aufgabenmanagement ist nur ein Teil von Projektmanagement. Der Funktionsumfang von Task-Management-Tools könnte somit im Vergleich zu Projektmanagement-Software etwas kleiner sein, sollte aber auf alle Fälle folgende Features berücksichtigen:

Natürlich erwarten wir all diese Features auch von einer Projektmanagement-Plattform. Die sind aber in der Regel umfassender gestaltet und bieten Funktionen, die über das reine Aufgabenmanagement hinausgehen, um die Planung, Durchführung und Überwachung komplexer Projekte zu unterstützen.

Folgende Funktionen sind beispielsweise fürs Projektmanagement wichtig, fürs Aufgabenmanagement aber zu vernachlässigen:

Wir haben elf Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools ausgiebig getestet. Folgende Plattformen machen im Task-Management eine besonders gute Figur:

ClickUp* ist eine Produktivitäts-Plattform, die bei mehr als 8 Millionen Nutzern im Einsatz ist. Die selbst ernannte „One app to replace them all“ setzt auf Umfang: Sie möchte so viele Funktionen in so guter Ausführung bereitstellen, dass Sie in diesem Bereich gar keine andere Software mehr benötigen.

ClickUp ist wirklich so flexibel, wie versprochen: Das gilt nicht nur für den enormen Funktionsumfang, sondern auch für die Konfigurationsmöglichkeiten der Standard-Features. So ziemlich jedes Fenster, jede Ansicht und jede Einstellung lässt sich bei ClickUp auf die eine oder andere Weise bearbeiten.

Gut gefällt uns auch die Organisationsstruktur: ClickUp bietet eine logische Hierarchie, in der sich Projekte und deren Aufgaben auf unterschiedliche Weise gruppieren und einteilen lassen. Natürlich sind auch die Ansichten und Darstellungsmöglichkeiten vielfältig, inklusive Filteroptionen.

Durch den Aufgaben-Fokus, die vielen Bearbeitungsmöglichkeiten und die intuitive Struktur ist ClickUp hervorragend fürs Aufgabenmanagement geeignet.

Sie können Ihre Aufgaben auf vielfältige Weisen organisieren und jede Aufgabe umfassend bearbeiten. Sowohl auf Projekt- als auch auf Aufgabenebene gibt es unzählige Detail-Konfigurationen und Individualisierungsmöglichkeiten. Darüber hinaus können Sie Ihre Aufgaben mit Unteraufgaben weiter unterteilen und mit Aufgabenabhängigen in Bezug zueinander setzen.

Der große Funktionsumfang von ClickUp kann aber auch ein Nachteil sein: ClickUp ist nämlich so viel mehr als eine Task-Management-Plattform und bietet selbst bei den Grundfunktionen so viel Anpassungsmöglichkeiten, dass manche Nutzer überfordert sein könnten.

Wenn Sie eine simple To-do-Liste oder eine einfache Plattform für wenige Aufgaben suchen, erhalten Sie bei ClickUp deutlich mehr, als Sie wirklich brauchen. Zudem ist die Plattform gerade für Anfänger etwas unübersichtlich und kommt öfter einmal ins Ruckeln, weil im Interface ständig viel los ist.

Asana* ist ein Projektmanagement-Tool aus den USA, das von ehemaligen Facebook-Mitarbeitern entwickelt wurde. Es möchte die „Arbeit rund um die Arbeit“ reduzieren, indem es Teams dabei hilft, stets den Überblick über anstehende Aufgaben, Meilensteine und Ziele zu behalten.

Es macht beinahe Spaß, Aufgaben bei Asana abzuarbeiten: Das flotte, intuitive Interface ist hervorragend als tägliche Arbeitszentrale geeignet, von der aus alle Teammitglieder die für sie wichtigen Aufgaben und die Arbeitsabläufe, in die sie eingebettet sind, überschauen können.

Dazu kommen ein solider Funktionsumfang, der die meisten wichtigen Ansichten und Aufgabenfunktionen abdeckt, ein benutzerfreundliches Automatisierungs-Bedienfeld und eine große Auswahl an Integrationen.

Asana ist ein exzellentes Task-Management-Tool, weil es Aufgaben und deren Abläufe wirklich in den Fokus rückt. Es ist einfach, neue Aufgaben zu erstellen – ob für sich stehend oder als Teil komplexer Workflows – und den Projektfortschritt zu visualisieren. Natürlich lassen sich diese Aufgaben auch in Unteraufgaben unterteilen oder mit Abhängigkeiten kontextualisieren.

Mit der mächtigen Automatisierungs-Engine, die die Erstellung benutzerdefinierter Regeln und Workflows mit ihrer intuitiven Schaltfläche vereinfacht, können Sie bei Routine- und wiederkehrenden Aufgaben viel Zeit sparen.

Asana ist bei der Personalisierung von Aufgaben nicht ganz so flexibel wie andere Lösungen: Es gibt deutlich weniger benutzerdefinierte Feldtypen als beispielsweise bei ClickUp oder monday.com.

Durch den starken Aufgaben- und Prozess-Fokus ist Asana zudem besser fürs tägliche Task-Management als für die „Big Picture“-Projektplanung geeignet: Auch für Letztere hat Asana einige Kapazitäten und nützliche Features (z. B. Ziele und Meilensteine), mit denen Sie den Projekt- und Teamfortschritt tracken können, doch andere Plattformen sind als datenbasierte Projektmanagement-Zentrale noch etwas vielseitiger.

monday.com* ist eine Projektmanagement-Plattform, die Unternehmen aller Größen und Branchen dabei helfen möchte, ihre Aufgaben so effektiv und effizient wie möglich zu planen und zu organisieren. In unserem Vergleich der besten Projektmanagement-Tools sicherte sich monday.com den ersten Platz, weil es eine solide Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Flexibilität bietet.

Das elegante monday.com-Interface ist benutzerfreundlich und auch für Anfänger intuitiv. Teammitglieder aller Erfahrungsstufen sollten ihre Aufgaben mit etwas Einarbeitung schnell eigenständig verwalten und abarbeiten können.

monday.com ist besonders gut für die Verwaltung komplexer Projekte mit vielen Aufgaben geeignet. Es bietet eine zentrale, datenbasierte Einsicht in alle Vorgänge des Unternehmens und unterschiedliche Möglichkeiten, jene darzustellen. Somit erleichtert monday.com sowohl Projektmanagern als auch regulären Teammitgliedern die Arbeit.

monday.com bringt alle Grundfunktionen mit, die Sie für die Verwaltung Ihrer Aufgaben benötigen: Sie können die Elemente Ihres Boards mit einer großen Anzahl an benutzerdefinierten Feldtypen personalisieren und Projektabläufe mithilfe von Unteraufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteinen detailliert steuern.

Zudem unterstützt monday.com fast alle wichtigen Ansichten, sodass Sie Ihre Aufgaben und Projekte aus verschiedenen Perspektiven visualisieren können. Dazu kommt die einfache Bedienung, die das Onboarding für neue Nutzer erleichtert.

monday.com ist weniger prozess- und mehr datenbasiert als Asana: Die Darstellung von Aufgaben und Aufgabenabfolgen ist aus Nutzersicht also etwas weniger flott und intuitiv.

Zudem gibt es einige Bezahlschranken: Viele nützliche Features (z. B. Integrationen, Automatisierungen oder die Zeiterfassung) und Ansichten (z. B. Kalender, Zeitleiste oder Gantt) sind erst in teureren Tarifen verfügbar, was den Preis in die Höhe treiben kann. Was Kollaborationstools angeht, ist monday.com außerdem nicht sonderlich gut aufgestellt, Chats oder PNs gibt es beispielsweise nicht.

Notion* fällt in dieser Liste etwas aus der Reihe: Es handelt sich um kein reines Task-Management- bzw. Projektmanagement-Tool – sondern vielmehr um eine Art Wiki-Plattform für Notizen und firmeninterne Wissensdatenbanken. Notion ist aber auch hervorragend dafür geeignet, Aufgaben zu steuern und Projekte zu organisieren.

Notion ist unglaublich vielseitig: Die Plattform kombiniert Wiki-Features mit Funktionen aus Projekt- und Task-Management und positioniert sich damit als zentrale Sammelstelle für alle Projekt- und Unternehmensdaten, Notizen, Aufgaben und Projekte.

Weil alle Inhalte in konfigurierbaren Notion-Seiten gespeichert werden, die Sie mit Content-Blöcken relativ frei anpassen können, und es zahlreiche Templates für unterschiedliche Zwecke gibt, ist mit Notion beinahe alles möglich – effizientes Aufgabenmanagement inklusive.

Weiterhin punktet Notion mit einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis und einer guten Tarifstruktur ohne Mindestnutzer-Zahl, was die Wiki-Plattform auch für Freelancer attraktiv macht.

Obwohl Aufgabenmanagement bei Notion nicht die Hauptattraktion ist, ist die Plattform auch in diesem Bereich exzellent aufgestellt. Sie bietet alle wichtigen Werkzeuge, um Projekte und deren Aufgaben anzulegen, zu steuern und flexibel darzustellen.

Sie können Ihre Aufgaben mit vielen benutzerdefinierten Feldtypen personalisieren, mit Filtern kategorisieren und in unterschiedlichen Ansichten visualisieren. Auch Unteraufgaben und Aufgabenabhängigkeiten werden unterstützt.

Notion macht also auch im Task-Management eine gute Figur, bietet aber noch so viel mehr als das.

Weil Aufgabenmanagement bei Notion nur einer von vielen Funktionsbereichen ist, ist das Angebot in dieser Hinsicht weniger fokussiert und gestreamlint als bei der Konkurrenz. Durch die flexible Seitengestaltung sind die Möglichkeiten relativ offen, was jedoch eine gewisse Vorarbeit und Eigeninitiative erfordert.

Wenn Sie ein reines Task-Management-Tool suchen, das auf die Projektdarstellung spezialisiert, von vornherein auf fixe Prozesse und feste Arbeitsabläufe ausgelegt und sofort „ready-to-go“ ist, ist Notion vielleicht nicht die beste Wahl.

Die bisher genannten Lösungen sind Ihnen alle etwas zu umfangreich oder kompliziert? Dann könnte Trello* einen Blick wert sein: Das einfache Kanban-Tool hat zwar etwas weniger Funktionen als die Konkurrenz, macht die Projekt- und Aufgabenverwaltung dafür noch etwas einfacher.

Trello ist eine Art Anti-ClickUp: Statt alles aus einer Hand bieten zu wollen, konzentriert sich Trello darauf, ein paar ausgewählte Funktionen exzellent umzusetzen – und andere einfach ganz wegzulassen. Konkret spezialisiert sich Trello dabei auf die Darstellung von Projekten mithilfe von Kanban-Boards.

Das Resultat ist eine benutzerfreundliche Plattform, die schnell eingerichtet und in den Projektalltag integriert ist und dabei auch Anfänger sofort abholt.

Solange Sie mit den Einschränkungen von Trello leben können (oder den begrenzten Fokus der Plattform sogar als Plus betrachten), ist Trello ein durchaus leistungsstarkes Task-Management-Tool. Vorwiegend ist es für die Aufgabenverwaltung im Kanban-Stil geeignet, bei der Sie Ihre Aufgaben in Spalten organisieren und nach ihrem Status sortieren.

Sie können die wichtigsten Attribute jeder Aufgabe bearbeiten und Ihre Projekte neben Kanban auch mit ein paar weiteren Ansichten visualisieren, inklusive Tabelle, Kalender und Karte. Trello ist also kein reines Kanban-Tool, beschränkt sich aber bewusst auf die wichtigsten Optionen und Darstellungen.

Die Kehrseite der Benutzerfreundlichkeit ist der limitierte Funktionsumfang: Trellos Bordmittel sind einfach deutlich begrenzter als die der Konkurrenz. Es fehlen erweiterte Ansichten und grundlegende Aufgaben-Features wie Unteraufgaben und Abhängigkeiten. Auch die benutzerdefinierten Feldtypen sind auf ein paar wenige Optionen beschränkt.

Natürlich gibt es abseits unserer Top 5 noch viele weitere Projektmanagement-Programme, mit denen Sie Ihre Aufgaben verwalten können. Vielleicht ist ja eine der folgenden Alternativen interessant:

Teamwork.com* hat sich auf die Verwaltung von Kundenprojekten spezialisiert. Durch diesen Fokus auf Projekt- und Kundenarbeit, der die Plattform besonders für Agenturen interessant macht, sind einige Funktionen stärker ausgeprägt als bei der Konkurrenz, beispielsweise Budgetierungs- und Rechnungsfunktionen.

Wenn Sie nur ein einfaches Aufgabemanagement-Tool suchen und die erweiterten Projektfeatures nicht benötigen, ist Teamwork.com aber vielleicht zu komplex und umfangreich.

Wrike* hat viele Ähnlichkeiten zu Asana und monday.com: Der intuitive Projektmanagement-Allrounder hat an alle wichtigen Features zur Aufgabenverwaltung gedacht – doch leider sind ein paar wichtige Funktionen (z. B. Zeiterfassung, Budgetsteuerung) Kunden höherer Tarife vorbehalten und die Auswahl an benutzerdefinierten Feldtypen ist begrenzt.

Airtable* ist ein vielseitiger Hybrid aus Spreadsheet-, Datenbank- und Projektmanagement-Lösung. Damit ist Airtable als zentrale Datenplattform für komplexe Projekte geeignet, in der sich Aufgaben und Tabelleneinträge beinahe grenzenlos personalisieren lassen.

Durch den Tabellen- und datenbasierten Ansatz ist Airtable aber weniger prozessorientiert und die Darstellung von Aufgaben als Teil von Prozessen und Projektabläufen ist weniger intuitiv.

Auch Smartsheet* ist in erster Linie eine Tabellen-Plattform, die sich auch – aber nicht nur – für die Verwaltung von Aufgaben und Projekten nutzen lässt. Somit ist auch Smartsheet für datenintensive Projekte interessant, aber weniger prozessorientiert und intuitiv als andere Plattformen.

Basecamp* hält seinen Funktionsumfang wie Trello bewusst begrenzt, um eine fokussierte und übersichtliche Benutzererfahrung zu bieten. Statt auf freie Personalisierung setzt Basecamp auf eine eng vorgegebene Projekt- und Aufgabenstruktur, was die Bedienung besonders unkompliziert macht. Dafür ist die Flexibilität eingeschränkt und es gibt kaum Möglichkeiten, aus dem vorgegebenen Rahmen auszubrechen.

Auch MeisterTask* stellt sich der Komplexität anderer Task-Management-Plattformen entgegen. Das Tool aus Deutschland beschränkt sich auf die Aufgabenverwaltung im Kanban-Stil, nimmt diesen Fokus aber noch etwas ernster als Trello: Andere Funktionen und Absichten lässt MeisterTask beinahe komplett außen vor, was die Plattform also nur für reine Kanban-Projekte interessant macht.

Was ein Task-Management-Tool leisten sollte – und welche Funktionen im Vergleich zu Projektmanagement-Plattformen weniger wichtig sind – haben wir bereits eingangs erläutert. Im Folgenden sehen wir uns einige der wichtigsten Features noch einmal genauer an und verraten, welche Programme welche davon abdecken.

Task-Management-Tools behandeln jede Aufgabe als Datensatz, der sich mit verschiedenen Parametern anpassen lässt. Sie können der Aufgabe also beispielsweise einen Namen geben, eine Beschreibung hinzufügen, sie einer Person zuweisen oder eine Frist festlegen.

Viele dieser Parameter sind vorgegeben oder voreingestellt. Allerdings ist wichtig, dass Sie Ihrer Aufgabe weitere, benutzerdefinierte Felder hinzufügen können, um alle für Ihr Team wichtigen Daten zu erfassen.

Wir achten in unseren Reviews darauf, wie viele und welche Feldtypen abgedeckt werden – je mehr, desto besser. Hier sehen Sie einen Vergleich der benutzerdefinierten Feldtypen bei den von uns getesteten Task-Management-Plattformen:

Unterschiedliche Ansichten ermöglichen es jedem Teammitglied, Aufgaben und Projekte auf die Art und Weise zu visualisieren und zu organisieren, die für sie am effektivsten ist.

Ein Kanban-Board unterstützt etwa die visuelle Organisation von Aufgaben in verschiedene Projektphasen, während ein Kalender hilft, Fristen im Auge zu behalten. Gantt-Diagramme sind ideal, um die Zeitplanung und Abhängigkeiten in komplexen Projekten zu verstehen, Tabellen bieten eine klare Struktur für die Datenaufbereitung und -analyse.

Gute Task-Management-Tools sollten viele unterschiedliche Ansichten zur Verfügung stellen und Nutzer selbst wählen lassen, welche davon sie einbinden möchten.

Unsere Vergleichstabelle zeigt, welche Programme aus unserem Test welche Ansichten liefern:

Aufgaben können viele Formen annehmen: Mal sind es einfache To-dos, die komplett für sich allein stehen, mal sind sie Teil komplexer Arbeitsabläufe oder bestehen selbst wiederum aus mehreren Arbeitsschritten.

Gute Task-Management-Tools sollten entsprechend flexibel sein und Ihnen bei der Aufgabensteuerung viele Optionen geben.

Wir achten in unseren Tests beispielsweise auf folgende Aufgaben-Funktionen:

Eine gute Task-Management-Software kann Ihrem Team dabei helfen, sich aufs Wesentliche – Ihre Aufgaben – zu konzentrieren. Mit Tools wie ClickUp, Asana oder monday.com können Sie Prozesse strukturieren, die Arbeit von Mitarbeitenden koordinieren und die Effizienz steigern.

Weil diese Software ein fester Begleiter im Alltag aller Teammitglieder wird, sollten Sie sie besonders sorgfältig auswählen. Unser Vergleich der besten Projektmanagement-Lösungen kann Ihnen dabei helfen, das beste Task-Management-Tool für Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget zu finden.