4, 5 oder 6 Scrum Events? Ein Einblick in die Events und Meetings von Scrum

Haben Sie online schon mal nach Scrum Events gesucht? Dann haben Sie sich vielleicht gewundert, warum deren Anzahl in den Suchergebnissen abweicht. Je nach Quelle sind es 4, 5 oder 6 Events. Eigentlich ist im Scrum doch immer alles so gut geregelt und übersichtlich beschrieben – handelt es sich um einen Fehler? Und was passiert in diesen Events überhaupt?

Wir erklären, wie es zu den unterschiedlichen Auslegungen kommt, wie Scrum Events genau aussehen und wie sie sich von Meetings unterscheiden. Dabei gewinnen Sie nicht nur ein Verständnis für den Ablauf und die Zielsetzung von Scrum Events, sondern erhalten auch wertvolle Tipps für die Praxis.

Wenn Sie Scrum als eine Art Rahmenwerk für Software-Entwicklungsprojekte betrachten, sind Scrum Events gewissermaßen Ereignisse, die in diesem Rahmenwerk stattfinden. Jedes dieser Events hat eine eigene Funktion und tritt zu einer bestimmten Zeit auf.

Der Scrum Guide definiert exakt fünf Events:

Mit Ausnahme des Sprints stellen die restlichen vier Events gleichzeitig ein Meeting dar. Der Sprint hingegen bietet einen entsprechenden Rahmen für die restlichen Events.

Alle Events zeichnen sich durch folgende Merkmale aus:

In der Praxis fällt oft der Begriff Scrum Meeting als Synonym für die Bezeichnung Scrum Event. Dies ist jedoch nicht uneingeschränkt richtig – schließlich ist nicht jedes Scrum Event auch ein Meeting, während gleichzeitig nicht jedes Meeting im Rahmen von Scrum ein Event ist.

Wer mit Scrum bereits ein wenig vertraut ist, kennt sicherlich auch das Backlog Refinement. Ist dies auch ein Event? Jein: Genau genommen handelt es sich um ein Meeting, das vom Scrum Guide jedoch nicht als Event definiert ist.

In der folgenden Grafik haben wir die wichtigsten Scrum-Ereignisse für Sie zusammengestellt. So sehen Sie auf einen Blick, ob es sich um ein Event, ein Meeting oder beides zugleich handelt:

Im Folgenden sehen wir uns die fünf Events nochmal im Detail an:

Beim Sprint handelt es sich um einen wiederkehrenden Zyklus, der zwischen einer und vier Wochen dauern kann. Wenn sich das Team auf eine Dauer geeinigt hat, haben alle darauf folgenden Sprints die gleiche Länge und können nicht mehr nach Belieben variiert werden. Das Ziel des Sprints ist die Auslieferung eines Inkrementes.

Das Besondere am Sprint ist, dass er im Gegensatz zu anderen Events nicht moderiert wird. Stattdessen bietet der Sprint einen Rahmen für alle anderen Events und die Entwicklung. Wenn ein Sprint beendet ist, beginnt direkt der anschließende Sprint, denn es gibt keine Pausen zwischen den einzelnen Zyklen.

Der Zweck des Sprint Plannings liegt darin, gemeinsam aus dem Product Backlog den Sprint Backlog zu definieren und ein gemeinsames Verständnis dafür zu entwickeln, was am Ende des Sprints zu liefern ist. Damit das Ganze reibungslos abläuft, ist also ein priorisierter und geschätzter Product Backlog nötig.

Das Planning bietet die Basis für den Sprint und ist daher das erste Ereignis im Sprint. Die Dauer des Meetings hängt jedoch von der Sprintlänge ab. Dauert ein Sprint vier Wochen? Dann darf das Planning nicht länger als acht Stunden dauern. Bei einer Sprintlänge von zwei Wochen wären es hingegen vier Stunden.

In der Regel lässt sich das Meeting in zwei Phasen unterteilen:

Das Daily Scrum verfolgt das Ziel, die Zusammenarbeit innerhalb des Entwicklerteams zu stärken und eine Einschätzung zu ermöglichen, ob das Team das Sprint-Ziel erreichen kann.

Es findet täglich statt und dauert unabhängig von der Sprintlänge genau 15 Minuten. Während des Meetings haben alle Teammitglieder die Möglichkeit, ihre Fortschritte und Hindernisse mitzuteilen. Dies hilft dabei, den Fokus auf die jeweiligen Aufgaben und die Zielerreichung zu halten, Hindernisse frühzeitig aufzudecken und die Wahrscheinlichkeit der Zielerreichung zu maximieren.

Der Scrum Guide hat als Hilfestellung für dieses kurze Meeting drei Fragen mit auf den Weg gegeben, die jedes Teammitglied beantworten kann:

Das Team kann jedoch auch eine andere Struktur für den Termin entwickeln, solange diese dem Ziel dienlich ist. Außerdem gilt, dass jeder zu Wort kommen muss. Das bedeutet: Falls das Team die Anliegen in dieser Zeit nicht klären kann, obliegt es dem Scrum Master, sich im Nachgang um mögliche Impediments (= Störungen, die Teams oder Teammitglieder davon abhält, Aufgaben fertigzustellen) zu kümmern.

Das Sprint Review ist das vorletzte Meeting im Sprint und dient dazu, alle abgeschlossenen Aufgaben und Fortschritte zu präsentieren sowie zu diskutieren.

Es ist das einzige Event, zu welchem Außenstehende wie Stakeholder und das Management dazu kommen. Daher ist es eine großartige Gelegenheit, das Team zu würdigen, zu feiern und gleichzeitig konstruktives Feedback zu erhalten. Schließlich liegt das Ziel des Meetings darin, eine größere Wertschöpfung zu ermöglichen und sicherzustellen, dass die Entwicklungen im Sinne des Kunden erfolgen.

Heißt das, Sie müssen eine aufwendige Präsentation vorbereiten? Ganz und gar nicht! Dies wäre eine Verschwendung der Ressourcen und nicht im Sinne von Scrum. Vielmehr geht es darum, Entwicklungen live vorzuführen, auch wenn diese noch nicht den finalen Status erreicht haben.

Durch Feedback und Ideen der Außenstehenden, können weitere Arbeitspakete entstehen, die der Product Owner in künftige Sprints integrieren kann. Dabei sollte der Termin bei einer Sprintdauer von 4 Wochen nicht länger als vier Stunden, bei einer Sprintdauer von zwei Wochen, nicht länger als zwei Stunden dauern.

Die Retrospektive, oder kurz Retro, stellt das letzte Meeting in einem Sprint dar, bevor der nächste Zyklus durch ein Sprint Planning von Neuem beginnt. Es ermöglicht den Rückblick auf den Sprint und hat die Zusammenarbeit sowie Prozesse im Fokus.

Bei der Retro geht es also nicht um die Arbeitspakete, sondern darum, wie die Zusammenarbeit verlief und wie das Team diese verbessern kann. Der Scrum Guide sieht für dieses Meeting eine maximale Dauer von drei Stunden vor, wenn die Sprintlänge 4 Wochen beträgt. Der Sprint dauert nur 2 Wochen? Die Termindauer würde sich damit ebenfalls halbieren.

Alles, was Sie über die Retrospektive wissen müssen, lesen Sie in unserem Artikel zum Thema:

Auch wenn das Backlog Refinement kein Scrum Event ist und in die Obliegenheit des Product Owners fällt, kann es ein wichtiges Meeting im Sprint darstellen. Warum? Weil ein gut strukturiertes Backlog die Grundlage für das Planning und den Sprint darstellt.

Nur, wenn das Team die User Storys versteht und richtig geschätzt hat, ist eine verlässliche Planung tatsächlich möglich. Das Refinement Meeting dient also dazu, dass ein Team den Backlog im Detail bespricht und der Product Owner offene Fragen beantwortet. In der Praxis ist das Meeting aber auch unter dem Namen Estimation Meeting bekannt, da es auch dazu dient, neue Storys zu schätzen und den Aufwand einzuordnen.

Anders als die fünf Scrum Events unterliegt dieses Meeting nicht einer Scrum Timebox. Der Scrum Guide empfiehlt daher, dass die Arbeitszeit des Product Owners am Refinement sowie die Zeit des Meetings zusammen nicht mehr als 10 % des Gesamtaufwandes ausmachen sollten.

In der folgenden Tabelle haben wir die wichtigsten Aspekte der Events und Meetings noch einmal zusammengestellt:

Scrum Events und Meetings können für Teams einen hohen zeitlichen Aufwand bedeuten. Daher fragen sich viele Manager, ob diese Termine wirklich alle notwendig sind und ob man den Prozess schlanker gestalten kann.

Ken Schwaber und Jeff Sutherland, die Gründer von Scrum, haben darauf eine eindeutige Antwort: Jedes einzelne Event ist wichtig und sollte in seiner Gesamtheit durchgeführt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Scrum-Prozess funktioniert und das Team sein volles Potenzial ausschöpfen kann. Daher gilt es immer, das notwendige Verständnis für das Framework zu schaffen und dem Projektteam damit Rückenwind zu verschaffen.

Besonders bei der Implementierung kann es helfen, Scrum-Experten heranzuziehen. Eine gute Kommunikation und klare Erwartungen sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass das Team an einem Strang zieht.

Und denken Sie daran: die Events sollen nicht für zusätzlichen Aufwand sorgen, sondern allesamt dabei unterstützen, den Fokus auf die Zielerreichung zu legen. Daher sollten Sie die Charakteristika jedes Termins sorgfältig im Blick behalten und das Beste aus jedem Meeting herausholen.

Wir haben Ihnen einige Tipps zusammengestellt, damit jedes Meeting ein voller Erfolg wird:

Heutzutage gibt es viele Tools, die bei der Durchführung von Scrum Events unterstützen können. Wir möchten Ihnen nachfolgend einige vorstellen.

Während die meisten Meetings in Scrum früher in überwiegend physischer Form stattfanden, sind viele Meetings heutzutage hybrid oder gar vollständig digital. Videokonferenz-Lösungen oder andere Kollaborationstools mit Video-Funktion sind daher unerlässlich geworden, um die Meetings dennoch wertschätzend über die Bühne zu bringen. Nähe und Vertrauen sind nämlich ebenfalls zwei Schlüsselelemente, die für ein erfolgreiches Meeting stehen.

Scrum ohne die dazugehörigen Scrum Events und Meetings? Die Gründer von Scrum raten davon ab. Ihnen zufolge sind es genau diese Events, die dem Framework seine Struktur geben und dafür sorgen, dass Scrum in der Praxis auch funktioniert. Jedes Event hat seine eigene Charakteristik und Zielsetzung, während sie zusammengenommen allesamt sicherstellen, dass ein Team die gesetzten Ziele erreichen kann.

Wenn Sie Ihre Ziele erreichen möchten, sollten Sie sich deshalb mit den einzelnen Events vertraut machen und unsere Tipps beherzigen. Zusammen mit einem passenden Tool, das Ihnen bei der Durchführung der Events hilft, können Sie so das Meiste aus jedem Meeting herausholen und das Team auf Erfolgskurs steuern.