Agiles Projektmanagement: Definition, Werte und Methoden

Agile Projektmanagement-Methoden sind in aller Munde, denn Sie versprechen effizientere Prozesse, engagiertere Mitarbeiter und zufriedenere Kunden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie agiles Projektmanagement funktioniert, welche Werte das agile Manifest beinhaltet und welche agilen Methoden und Techniken es gibt.

Unter dem Oberbegriff „Agiles Projektmanagement“ werden Methoden und Vorgehensweisen in der Projektsteuerung zusammengefasst, die im Gegensatz zum klassischen Ansatz flexibel und dynamisch erfolgen. „Agil“ bedeutet in diesem Zusammenhang vor allem weniger Intensität bei der Planung und Führung und erfordert eine hohe Toleranz des ganzen Teams in Bezug auf den Umfang sowie die Qualität, die Zeit und die Kosten. 

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement, das bereits am Projektanfang einen Endzustand und einen detaillierten Produktionsprozess definiert („Monolithischer Ansatz“) arbeitet das agile Projektmanagement iterativ-inkrementell. Das bedeutet, dass nicht alle Arbeitsschritte von vorne bis hinten durchgeplant werden, sondern nach einer dedizierten Arbeitsphase jeweils ein potenziell nutzbares Produktinkrement ausgeliefert wird. Anhand einer Anfangsvision, die Raum für mögliche Abweichungen zulässt, entsteht auf diese Weise am Ende ein fertiges Gesamtprodukt.

Dadurch lassen sich nicht nur Änderungswünsche (speziell hinsichtlich des Leistungsumfanges) wesentlich schneller umsetzen, durch die kurzen Planungs- und Umsetzungsphasen werden Abweichungen und mögliche Fehlerquellen schneller erkannt und können zeitnah korrigiert werden.

Der Erfolg eines agilen Projektes steht und fällt dabei mit dem Team: Die agile Organisation zeichnet sich vor allem durch Selbststeuerung, einen kontinuierlichen Lernprozess und ein exploratives Vorgehensmodell aus. Durch die fehlende Hierarchie tragen die Mitarbeiter eine hohe Eigenverantwortung und müssen eine unternehmerische Denkweise an den Tag legen.

Die Methoden des agilen Projektmanagements basieren auf einer ganzen Reihe von Werten, Techniken und Prinzipien die erstmalig im Februar 2001 in Form des sogenannten Agile Manifesto verabschiedet wurden.

Die Grundlage des agilen Manifests stellen dabei vier Leitsätze dar, in denen die Abgrenzung zu traditionellen Projektmanagement-Methoden noch einmal verdeutlicht wird:

Wir erschließen bessere Wege, Software zu entwickeln, indem wir es selbst tun und anderen dabei helfen. Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte zu schätzen gelernt:

Das heißt, obwohl wir die Werte auf der rechten Seite wichtig finden, schätzen wir die Werte auf der linken Seite höher ein.

Das Agile Manifest beinhaltet außerdem zwölf Prinzipien, mit Hilfe derer diese Wertehaltung noch einmal detailliert ausgeführt wird und die Zusammen mit den Leitsätzen einen dedizierten Handlungsrahmen für agile Teams bilden:

Während der Kunde im klassischen Projektmanagement üblicherweise nur das Endprodukt präsentiert bekommt, ist er bei den agilen Methoden Teil der Entwicklung und wird in den Entstehungsprozess aktiv miteinbezogen. Die Arbeitsergebnisse werden frühzeitig und vor allem kontinuierlich vorgestellt, wodurch der Kunde auch während des Prozesses Feedback zum Produkt geben kann. Auf diese Weise können Fehler vermieden oder rechtzeitig korrigiert werden und neue Erkenntnisse oder sich verändernde Rahmenbedingungen im Entwicklungsprozess direkt in die Entwicklung mit einfließen.

Dieses Prinzip ist kein Freifahrtsschein für die Willkür, es sieht kurzfristige Änderungen aber als Chance, ein besseres Ergebnis zu erzielen und dem Kunden damit einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Je früher erkannt wird, dass ein Vorgehen nicht zielführend ist, also den maximalen Nutzen für den Kunden oder Auftraggeber bringt, desto früher kann der Kurs entsprechend korrigiert werden.

Einer der Eckpfeiler agiler Arbeit ist die Präsentation der Ergebnisse in möglichst kurzen Abständen. Nach einem dedizierten Intervall (z.B 4 Wochen für einen „Sprint“ in Scrum) wird ein nutzbares Teil-Produkt (also ein konkretes Arbeitsergebnis) vorgestellt, auf seine Funktion getestet und der Anpassungsbedarf ermittelt. Auf diese Weise gibt es auch keine Unsicherheiten durch zu lange Planungsabschnitte. Als Faustregel gilt: Je riskanter und aufwändiger das Projekt, desto kürzer sollten auch die Intervalle definiert werden.

Agile Teams sind immer interdisziplinär, das bedeutet, dass alle erforderlichen Funktionen für die Produkterstellung (z.B. Spezialisten, Entwickler oder der Process Owner) Teil davon sind und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Damit die Kommunikation zwischen den Mitgliedern funktioniert, findet täglich ein kurzes Abstimmungsmeeting statt. So können Probleme bereits in einer frühen Phase des Projektes erkannt und ausgemerzt oder eventuelle Überschneidungen bzw. ein Unterstützungsbedarf ermittelt werden.

Agiles Projektmanagement geht davon aus, dass die Mitglieder des Teams selbständig, selbstorganisiert und kreativ handeln und ihr Können und Ihre Fähigkeiten bestmöglich miteinbringen. Dazu brauchen sie auch ein geeignetes Umfeld, das ihnen den entsprechenden Rahmen zur Verfügung stellt und sie vor negativen Einflüssen schützt, damit sie sich voll und ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren können. Ein agiles Team benötigt keine dedizierte Führung, sondern lediglich eine Produkt-Vision, die es dann in Eigenregie umsetzt.

Die persönliche Kommunikation ist der schnellste und effizienteste Weg, um Informationen innerhalb eines Teams auszutauschen. Aus diesem Grund definieren die agilen Methoden eine ganze Reihe von Meetings, um dem Austausch möglichst viel Raum und Struktur zu geben. Agile Teams treffen sich täglich in einem 15minütigen Statusmeeting, um zu besprechen, was sich innerhalb der letzten 24 Stunden getan hat, was für den kommenden Tag geplant ist oder welche Probleme es gibt. Durch die enge Kommunikation mit allen beteiligten Instanzen (Team, Kunden, Auftraggeber etc.) entsteht ein reger Informationsfluss, der Aufschluss über den Anpassungsbedarf, potenzielle Probleme oder etwaige Verbesserungspotentiale gibt.

Dies Prinzip steht für Vorzeigbarkeit der Ergebnisse. Das bedeutet, dass der Projektfortschritt nicht anhand von Dokumentationen oder Abhandlungen bewertet wird, sondern die Beurteilung auf Basis des Kundefeedbacks, der Funktionalität des Produktes oder des Umsatzes erfolgt. Was zählt ist einzig und allein, ob innerhalb des Planungszeitraumes tatsächlich das gewünschte Ergebnis erzielt worden ist.

Eine wichtige Voraussetzung, damit agiles Arbeiten überhaupt möglich wird, ist eine gewisse Kontinuität. Die agilen Methoden gehen allesamt davon aus, dass ein gleichbleibender Rhythmus gesünder ist und in Folge zu einer produktiveren Arbeitsweise mit besseren Ergebnissen führt. Zudem wird dadurch auch ein höheres Maß an Verlässlichkeit geschaffen und der Leistungsdruck reduziert. Arbeitsspitzen innerhalb eines agilen Projektes sind daher immer ein Signal, dass irgendetwas nicht rund läuft und eine genauere Überprüfung erfordert.

Agile Teams funktionieren nur dann, wenn jedes Mitglied über die entsprechenden fachlichen, sozialen und organisatorischen Kompetenzen verfügt. Eine weitere Voraussetzung ist die stetige Weiterentwicklung der Fähigkeiten und internen Prozesse, um auf etwaige Veränderungen und Probleme zu reagieren und entsprechende Lösungen zu erarbeiten. Zudem sollte der Anspruch auch auf einer hohen technischen Exzellenz liegen, das bedeutet: Je besser das Arbeitsergebnis ist, desto geringer ist auch der Aufwand für spätere Nacharbeiten. Es treten weniger Fehler auf, wodurch gleichzeitig die Zufriedenheit der Nutzer steigt.

Agile Teams definieren die Qualität Ihrer Arbeit nicht nach der Menge oder dem Aufwand, sondern hinsichtlich des Mehrwertes für den Kunden. Dieses Prinzip beinhaltet vor allem die Vermeidung von überflüssigen Arbeiten und die „Verschlankung“ des Prozesses, das bedeutet, dass die Dinge nicht unnötig verkompliziert und die Aufgaben auf das Wesentliche reduziert werden sollen. (Stichwort: KISS-Prinzip!)

Wie bereits erwähnt, sind agile Teams selbstorganisiert und übernehmen die Verantwortung für Ihre Arbeitsergebnisse. Das bedeutet, es gibt keinen Manager oder Supervisor. Die Mitglieder finden selbst Lösungen und definieren den Arbeitsrahmen, den sie für die Erledigung der ihnen übertragenen Aufgaben und eine effiziente Arbeitsweise brauchen. Dazu ist ein hohes Maß an gegenseitigem Vertrauen und eine gewisse Konfliktbereitschaft nötig, denn nur wenn alle Erfahrungen und Sichtweisen in den Entwurf miteinfließen, kann daraus am Ende ein für alle Beteiligten zufriedenstellendes Ergebnis entstehen.

Ein zentrales Element im agilen Projektmanagement ist die stetige Verbesserung des Teams und dessen Zusammenarbeit. Dabei wird davon ausgegangen, dass die Mitglieder im Verlauf der Zusammenarbeit selbständig zusammenfinden und sich gemeinsam an die Rahmenbedingungen anpassen bzw. darin weiterentwickeln. Dabei soll der Fokus nicht nur auf Strukturen oder Prozessen liegen, sondern das Projekt ganzheitlich vorangetrieben werden. Aus diesem Grund führen agile Teams in regelmäßigen Abständen sogenannte „Retrospektiven“ durch, bei denen sie Probleme reflektieren, neue Ideen entwickeln oder Vorschläge zur Verbesserung der Zusammenarbeit einbringen können.

Die agilen Methoden bilden die Spitze des agilen Projektmanagements und sollen dabei unterstützen, Projekte basierend auf dessen Prinzipien, Werten und Techniken zu organisieren. Die agile Methode bildet somit praktisch das Rahmenwerk für das Management Ihres Projektes und lässt sich dank seiner Flexibilität auch auf individuelle Bedürfnisse anpassen.

In der folgenden Liste haben wir die wichtigsten agilen Methoden einmal für Sie zusammengefasst, die fast alle (mit Ausnahme von Scrum) vor allem in der Softwareentwicklung zum Einsatz kommen.