Beste (kostenlose) Digitale Signatur Software: 5 Tools im Vergleich

Passt die Unterschrift per Hand noch ins 21. Jahrhundert? In einer Welt, in der Dokumente immer öfter nur noch digital verfügbar sind, muss Ersatz her: Die digitale Signatur hat die manuelle Unterschrift mittlerweile in vielen Bereichen abgelöst. Es gibt eine Reihe von Programmen, mit denen Sie Dokumente digital signieren können. Doch welches ist das Beste?

Wir verraten, worauf Sie bei der Auswahl einer digitalen Signatur-Software achten, und welche Programme Sie auf alle Fälle in die nähere Auswahl nehmen sollten.

Digitale Signaturen sind ein komplexes Thema, was sich im Funktionsumfang der Signatur-Tools widerspiegelt. Um Ihnen bei der Auswahl zu helfen, haben wir einige der wichtigsten Funktionen für Sie zusammengestellt:

Es gibt natürlich noch viele weitere Funktionen, die für Ihren Anwendungszweck nützlich sein könnten. Informieren Sie sich vorab auf der Website des jeweiligen Anbieters, ob alle für Sie wichtigen Features und Integrationen abgedeckt werden.

Wer nach einer Lösung für digitale Signaturen sucht, hat mittlerweile viele Möglichkeiten. Wir haben einige der besten Softwarelösungen für Sie zusammengestellt, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern:

Wer öfter mal Dokumente digital signieren muss, ist DocuSign vermutlich schon begegnet: Mit mehr als einer Million Kunden und einer Milliarde Nutzern ist DocuSign eine der meistverwendeten Lösungen für digitale Signaturen weltweit. Zu den Firmenkunden zählen große Unternehmen wie T-Mobile und Unilever, doch auch kleine Firmen und Freiberufler können die Software nutzen.

Simple E-Signaturen sind bei DocuSign nur der Anfang, denn die Plattform hat (je nach Tarif) unzählige weitere Funktionen: Sie können den Verlauf jedes Dokuments in Echtzeit verfolgen, Kommentare in Dokumenten hinzufügen und sogar Zahlungen per digitaler Signatur einholen. Aus Nutzer-Perspektive ist DocuSign zudem überaus simpel: Unterzeichner werden an der Hand genommen und durch jeden Schritt bis zur Signatur geführt.

DocuSign ist insbesondere für seine Flexibilität bekannt: Mehr als 350 Integrationen sorgen dafür, dass Sie die Lösung in die Tools und Programme einbauen können, die Sie bereits im Geschäftsalltag nutzen. Für Entwickler gibt es verschiedene APIs, mit denen Sie die DocuSign-Technologie in Ihre Website einbauen und weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Sicherheit und Compliance nehmen bei DocuSign einen hohen Stellenwert ein: Die Lösung erfüllt die Anforderungen der EU eIDAS-Regulierung und internationaler Bestimmungen, beispielsweise UETA und ESIGN (USA). Praktisch: Mit dem DocuSign Legalitäts-Guide können Sie Ihr Land auswählen, und erhalten einen Überblick über die gesetzlichen Rahmenbestimmungen für digitale Signaturen.

Preislich ist DocuSign für Unternehmen nicht gerade die günstigste Lösung auf dem Markt. Der Kundenservice steht bei vielen Nutzern zudem in der Kritik: Die Antwortzeiten sind häufig recht lang, und die Antworten nicht immer hilfreich.

DocuSign hat drei Tarife, die jeweils im Monats- und im (günstigeren) Jahresabo verfügbar sind:

Für größere Unternehmen gibt es personalisierbare Enterprise-Lösungen, die Sie beim Vertrieb anfragen können. Eine Übersicht der Tarife finden Sie auf der DocuSign-Website.

Acrobat Sign ist eine digitale Signatur-Software aus dem Hause Adobe – genau, Adobe, der Erfinder der PDF-Datei. Dementsprechend ist Acrobat Sign natürlich eine naheliegende Lösung, wenn es um das elektronische Signieren von PDFs geht.

Die Software unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen und geht mit wichtigen Regulierungen konform. Sie können Dokumente an viele Unterzeichner auf einmal versenden und den Signatur-Prozess in Echtzeit mitverfolgen. Zahlreiche Integrationen zu anderen Software-Lösungen – von den Office-Tools von Microsoft und Google über CRM-Lösungen wie Salesforce bis zu HR-Tools wie Workday – gibt es ebenfalls.

Bei der Arbeit mit PDFs macht Adobe niemand was vor: Das Erstellen, Bearbeiten und Signieren von PDF-Dateien mit Acrobat Sign geht einfach von der Hand, und jedes Dokument lässt sich von überall aus öffnen und unterzeichnen, ob am PC oder mobil am Smartphone.

Downloads oder eine Anmeldung sind nicht erforderlich: Unterzeichner können Dokumente in Sekundenschnelle am Computer oder Smartphone signieren. Zudem ist es möglich, Dokumente von unterschiedlichen Parteien in einer bestimmten Reihenfolge signieren zu lassen.

Mit der Adobe Scan-App können Sie Dokumente auch ganz einfach einscannen und im Anschluss unterschreiben. Generell ist Acrobat Sign ein Tool, mit dem Sie einfach noch mehr aus Ihren PDFs herausholen können.

Die Benutzeroberfläche von Acrobat Sign zieht im Vergleich mit etwas moderneren Interfaces, wie dem von DocuSign, den Kürzeren. Nicht alle wichtigen Funktionen sind sofort ersichtlich – das Löschen von Dokumenten und Kopien ist beispielsweise etwas umständlich. Generell ist die Anwendung zudem auf Unternehmen zugeschnitten, die auch andere Adobe-Produkte verwenden, und kann deshalb für alle anderen manchmal etwas umständlich sein.

Acrobat Sign ist Teil von Acrobat Pro. Jenes gibt es im Abo für Teams oder für Einzelanwender.

Individuelle Enterprise-Lösungen gibt es per Absprache mit dem Vertriebsteam. Eine Übersicht der Tarife finden Sie auf der Adobe-Website.

Dropbox Sign (früher HelloSign) ist eine E-Signatur-Lösung aus dem Hause Dropbox, die sich vor allem an Freelancer und kleinere Unternehmen richtet. Wenn Sie bereits ein Dropbox-Konto haben, können Sie sich damit einloggen und müssen sich nicht erst neu registrieren.

Dropbox Sign hat nicht ganz so viele Funktionen wie andere Enterprise-Lösungen, unterstützt jedoch die wichtigsten Features und macht auch bei der Sicherheit einen guten Eindruck. Dropbox Sign erfüllt die Standards von Regulierungen wie SOC 2 Typ II, ISO 27001, eIDAS und DSGVO. Alle Dokumente werden mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung gespeichert.

Dropbox Sign überzeugt mit einer simplen und sauberen Benutzeroberfläche. Im Dashboard finden Sie eine Übersicht Ihrer Dokumente mitsamt Status (Entwürfe, Signatur fehlt, eigene Signatur fehlt, unterzeichnet) und eine überschaubare Auswahl der Funktionen: Sie können Dokumente unterzeichnen, eine Massensendung vorbereiten oder Vorlagen erstellen.

Vorlagen sind bei Dropbox Sign besonders wichtig: Damit können Sie Dokumente erstellen, die regelmäßig unterzeichnet werden müssen, um Geld zu sparen. Qualifizierte E-Signaturen sind bei Dropbox Sign möglich und über die Datenresidenz können Sie ebenfalls bestimmen – allerdings nur im Premium-Tarif.

Die Begrenzung der Vorlagen ist etwas streng – im Essentials-Tarif sind es gerade mal fünf. Insgesamt ist der Funktionsumfang im Vergleich zu Lösungen wie DocuSign oder Adobe Acrobat Sign eingeschränkt, und auch Integrationen gibt es deutlich weniger.

Es stehen drei Tarife zur Auswahl, die entweder im Monats- oder mit Rabatt im Jahresabo genutzt werden können:

Eine Übersicht der Tarife finden Sie auf der Dropbox Sign-Website.

Skribble ist eine Schweizer Software für digitale Unterschriften, die heute bei mehr als 3.000 Unternehmen im Einsatz ist – darunter DATEV und easyJet. Sie unterstützt alle drei E-Signatur-Formen und arbeitet für die rechtsgültige Umsetzung der qualifizierten elektronischen Signatur in der EU und Deutschland mit den Anbietern Swisscom und A-Trust zusammen.

Anders als viele andere E-Signatur-Lösungen, vor allem solche von außerhalb der EU, ist Skribble voll und ganz auf die rechtlichen Bedürfnisse europäischer Unternehmen ausgerichtet. Neben der Einhaltung relevanter Gesetze für digitale Unterschriften verwaltet Skribble die Nutzerdaten gemäß der DSGVO; gehostet werden sie in der Schweiz nach Bankenstandard.

Skribble ist eine besonders gute Wahl für Freiberufler und andere Nutzer, die E-Signaturen vor allem sporadisch benötigen und dafür keine teure Flatrate erwerben möchten. Im Fair Flat-Tarif bezahlen Sie nämlich pro Unterschrift – und zwei gibt es jeden Monat kostenlos. Wenn Sie also nur hin und wieder eine E-Signatur benötigen, können Sie die Software sogar gratis nutzen.

Die Preisstruktur von Skribble hat aber auch Nachteile: Nutzer, die häufig digitale Signaturen benötigen, bezahlen hier deutlich mehr als bei vielen anderen Lösungen. Dazu kommt, dass der Funktionsumfang und die Zahl der Integrationen bei anderen (günstigeren) Programmen teils deutlich größer sind.

Es gibt drei Tarife von Skribble:

Sie können den Business-Tarif von Skribble 14 Tage lang kostenlos testen. Eine Übersicht der Tarife finden Sie auf der Skribble-Website.

„Weniger Work, mehr Flow“ verspricht die E-Signatur-Software PandaDoc, die 2011 vom Informatikstudenten-Duo Mikita Mikado und Sergey Barysiuk gegründet wurde. Heute nutzen mehr als 40.000 Unternehmen die Lösung, um ihre Dokumenten-Workflows zu optimieren und zu digitalisieren – egal ob Kostenvoranschlag, Vertrag oder Formular.

PandaDoc unterstützt alle E-Signatur-Typen und arbeitet dafür unter anderem mit Vertrauensdiensteanbietern wie Evrotrust zusammen. PandaDoc-Signaturen sind somit eIDAS-konform und im Streitfall vor Gericht zulässig. Auch DSGVO-Compliance ist mit PandaDoc kein Problem.

PandaDoc übernimmt weit mehr als „nur“ den Signatur-Part: Sie können viele unterschiedliche Dokumente anlegen, beispielsweise Verträge oder Angebote, und die Vorlagen von PandaDoc verwenden oder komplett personalisierte Dokumente erstellen. Durch Integrationen von Zahlungsanbietern können Sie PandaDoc auch gleich nutzen, um Zahlungen für Ihre Angebote einzuziehen.

Praktisch ist der Gratis-Tarif von PandaDoc: Damit können Sie unbegrenzt viele Dokumente hochladen und für die digitale Signatur versenden, auch wenn Sie natürlich auf viele erweiterte Funktionen verzichten müssen.

PandaDoc ist stark auf die Verwaltung von Vertriebsdokumenten wie Angebote oder Kostenvoranschläge ausgerichtet, und wendet sich somit an eine bestimmte Nische – für andere Anwendungsfälle oder „einfache“ E-Signaturen ohne Dokumentverwaltung sind andere Programme also besser geeignet. Generell ist die Benutzeroberfläche aufgrund des Funktionsprofils etwas komplexer als bei anderen Diensten.

Schade ist, dass es auch in den höheren Tarifen einige Bezahlschranken gibt: Für Features wie den Massenversand oder die Integration von SalesForce müssen selbst Business- und Enterprise-Kunden extra bezahlen.

PandaDoc hat vier Tarife, einer davon gratis. In den Bezahltarifen erhalten Sie einen Rabatt, wenn Sie ein Jahresabonnement abschließen.

Sie können die Premium-Tarife von PandaDoc 14 Tage lang kostenlos testen. Eine Übersicht der Tarife finden Sie auf der PandaDoc-Website.

Die Unterschrift ist tot – es lebe die Unterschrift! Digitale Signaturen haben die Unterschrift per Hand in vielen Fällen abgelöst und sie fürs digitale, 21. Jahrhundert aktualisiert. Es stehen viele Lösungen zur Auswahl, darunter DocuSign, Adobe Acrobat Sign und Dropbox Sign, die es besonders einfach machen, Dokumente für die digitale Unterzeichnung zu erstellen und die angeforderten E-Signaturen zu verwalten.

Wenn Sie mehr zum Thema Digitale Unterschrift erfahren und die verschiedenen E-Signatur-Kategorien kennenlernen möchten, besuchen Sie unseren Artikel Digitale Unterschrift – Dokumente rechtsgültig signieren.