OneDrive Anleitung 2024: Was ist OneDrive und wie funktioniert es?

Office-Programme wie Word, PowerPoint und Excel gehören bei Windows schon lange zur Grundausstattung. Ihre Dokumente, die Sie damit erstellen – und andere Dateien – müssen Sie heute aber nicht mehr auf Ihrer Festplatte speichern. Mit OneDrive können Sie Ihre Daten bequem in der Cloud ablegen und jederzeit darauf zugreifen.

Wir erklären, was OneDrive ist, wie die Speicherlösung funktioniert und wie Sie damit Ihre Dateien sicher und effizient verwalten können.

OneDrive ist ein Cloud-Speicherdienst von Microsoft, mit dem Sie Dateien wie Dokumente, Fotos oder Videos online speichern, teilen und von unterschiedlichen Geräten aus darauf zugreifen können.

Es ist Teil der cloudbasierten Produktivitätsplattform Microsoft 365 und somit nahtlos in Office-Programme wie Word, Excel und PowerPoint integriert. Sie können Ihre Dateien also direkt in diesen Anwendungen in der Cloud speichern und geräteübergreifend darauf zugreifen. Und nicht nur Sie: Es ist auch möglich, die Dokumente mit anderen Nutzern zu teilen und gemeinsam – in Echtzeit – daran zu arbeiten.

OneDrive ist grundsätzlich gratis und auf jedem Windows-PC vorinstalliert. Der kostenlos nutzbare Speicher ist jedoch auf 5 GB begrenzt. Wer mehr möchte, muss ein kostenpflichtiges Microsoft 365-Abo abschließen.

Grundsätzlich funktioniert OneDrive wie jede andere Cloud-Speicherlösung (z. B. Dropbox oder Google Drive) auch: Statt Ihre Dateien lokal auf einer Festplatte abzulegen, werden sie auf einem Cloud-Server gespeichert und automatisch synchronisiert. Änderungen an den Dateien werden stets in Echtzeit hochgeladen, sodass Sie immer die aktuellste Version zur Verfügung haben – egal, ob Sie auf einem PC, Smartphone oder Tablet arbeiten.

Wie das Ganze in der Praxis aussieht und was mit OneDrive so möglich ist, verrät unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots:

OneDrive ist zwar bei den meisten Windows-Geräten vorinstalliert, doch um es nutzen zu können, benötigen Sie einen Microsoft-Account.

Falls Sie bereits ein Microsoft-Konto haben, beispielsweise durch die Nutzung von Outlook oder Skype, können Sie diesen Account für OneDrive verwenden. Falls nicht, müssen Sie zunächst ein Konto erstellen. So geht’s:

Bei Windows 10 und 11 ist OneDrive standardmäßig vorinstalliert. Um zu prüfen, ob OneDrive auf Ihrem Gerät vorhanden ist, klicken Sie auf das Suchfeld in der Taskleiste und geben Sie „OneDrive“ ein.

Sollte OneDrive installiert sein, wird es in den Suchergebnissen angezeigt. Wenn nicht, können Sie die Software von der Microsoft-Website herunterladen.

Um OneDrive zu nutzen, benötigen Sie ein Microsoft-Konto. Wenn Sie noch keins haben, müssen Sie auf der Microsoft-Website erstmal eins erstellen:

Nun können Sie sich mit Ihren Anmeldedaten bei OneDrive einloggen. Beachten Sie dabei, dass OneDrive mehrere Oberflächen und Zugriffspunkte auf Ihren Cloud-Speicher bietet: per Webbrowser, Desktop-Anwendung und Smartphone-App.

Die Web-App ist die flexibelste Möglichkeit, auf Dateien zuzugreifen. Sie können sich über jeden gängigen Webbrowser einloggen und Ihren Cloud-Speicher somit von überall aus erreichen und verwalten – solange Sie eine Internetverbindung haben. Zudem können Sie Office-Dokumente direkt online erstellen und bearbeiten.

Die Weboberfläche ist ziemlich intuitiv. Sie ist in drei Hauptbereiche aufgeteilt:

Sie müssen aber gar nicht erst den Browser öffnen, um Ihren OneDrive-Speicher aufzurufen – das geht auch direkt im Windows Explorer. Hier erreichen Sie die OneDrive-App im Infobereich (System Tray) in der Taskleiste unten rechts über das Wolken-Icon:

Wenn Sie die App zum ersten Mal öffnen, müssen Sie sich zunächst bei OneDrive anmelden, um Ihr Konto zu verknüpfen. Loggen Sie sich einfach mit Ihren Anmeldedaten ein und folgen Sie den Anweisungen.

Ihr Online-Speicher wird nun als Ordner auf Ihrem Computer angelegt. Den Speicherort dieses Ordners können Sie im Laufe der Einrichtung selbst festlegen:

Sie finden Ihren OneDrive-Ordner nun im Windows Explorer an der festgelegten Position und können direkt vom Desktop aus auf Ihre Dateien zugreifen:

Natürlich stellt Microsoft auch eine Smartphone-App bereit, mit der Sie Ihre Dateien unterwegs öffnen und bearbeiten können. Die bietet zudem ein paar praktische Extra-Funktionen – Sie können etwa Dokumente per Handykamera scannen und die Kopie direkt in Ihrem Cloud-Speicher sichern.

Das Interface der OneDrive-App ist intuitiv:

Die Dateien in Ihrem Cloud-Speicher werden automatisch auf allen Geräten synchronisiert. Sie sehen also immer die aktuellste Version aller Daten, die in Ihrem OneDrive gespeichert sind – egal, ob Sie über die Web-App, auf dem Desktop oder per Smartphone darauf zugreifen.

Diese Synchronisierung erfordert aber eine Internetverbindung. Deshalb macht es einen Unterschied, ob Sie per Web-App oder am Desktop bzw. Smartphone auf Ihre Daten zugreifen.

In der Web-App bearbeiten Sie die Daten stets direkt in der Cloud. Jede Änderung, die Sie vornehmen, wird sofort an alle verbundenen Geräte gesendet.

Am Desktop gibt es zwei Hauptmethoden der Synchronisierung bzw. Speicherung, zwischen denen Sie in den OneDrive-Einstellungen im Bereich „Synchronisieren und sichern“ wechseln können (ganz unten in den „Erweiterten Einstellungen“):

Es ist natürlich auch möglich, einzelne Dateien und Ordner herunterzuladen und dauerhaft auf dem Gerät zu speichern. Öffnen Sie sie mit einem Rechtsklick und klicken Sie im Menü auf „Immer auf diesem Gerät beibehalten“:

Auf Smartphones funktioniert es ähnlich wie in der Desktop-App. Die Synchronisierung erfolgt über die OneDrive-App, die eine kontinuierliche Aktualisierung Ihrer Dateien sicherstellt.

Auch hier können Sie bestimmte Dateien oder Ordner für den Offline-Zugriff markieren. Diese Dateien werden auf dem Gerät gespeichert und sind auch ohne Internetverbindung verfügbar. Änderungen werden wie bei der Desktop-Synchronisierung gespeichert und später synchronisiert, sobald eine Verbindung besteht.

Sie können in den Einstellungen auswählen, ob Offlinedateien nur über WLAN oder auch übers Mobilfunknetz synchronisiert werden sollen:

Einer der größten Vorteile von Cloud-Speichern wie OneDrive ist, dass Sie Ihre in der Cloud gesicherten Daten mit wenigen Klicks freigeben und mit anderen Nutzern teilen können – ob Familie, Freunde oder Kollegen. Auch das ist mit allen OneDrive-Anwendungen möglich:

Schritt 1: Öffnen Sie Ihren OneDrive-Speicher im Browser und navigieren Sie zur Datei oder zum Ordner, den Sie teilen möchten.

Schritt 2: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und wählen Sie „Teilen“ aus. Sie können auch auf „Zugriff verwalten“ klicken, was Sie direkt zur Freigabe-Verwaltung (Punkt 4 im nächsten Schritt) führt.

Schritt 3: Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Freigabeeinstellungen festlegen können. Hier haben Sie mehrere Optionen:

Schritt 4: Wenn Sie alle E-Mail-Adressen eingegeben haben, klicken Sie auf „Senden“ (falls Sie nur einen Link kopieren und anderweitig teilen möchten, können Sie diesen Schritt natürlich überspringen).

Sie können Ihre Dateien und Ordner aber auch direkt am Desktop mit dem Windows Explorer teilen.

Schritt 1: Navigieren Sie zum Ordner oder der Datei, die Sie freigeben möchten.

Schritt 2: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und fahren mit der Maus über das OneDrive-Symbol. Hier finden Sie dieselben Freigabe-Möglichkeiten wie im Web: Sie können direkt einen Freigabe-Link erstellen und kopieren oder auf „Teilen“ klicken, um Nutzer via E-Mail einzuladen und die Zugriffsrechte zu verwalten.

Schritt 3: Das Freigabe-Interface sieht ähnlich aus wie im Web und bietet dieselben Funktionen. Wenn Sie alle E-Mail-Adressen hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Senden“.

Auch in der Smartphone-App ist die Freigabe unkompliziert.

Schritt 1: Öffnen Sie die OneDrive-App und navigieren Sie zu den Ordnern oder Dateien, die Sie teilen möchten.

Schritt 2: Tippen Sie auf das Dreipunkte-Symbol des Ordners bzw. der Datei, die Sie freigeben möchten, um die Ordner- oder Dateiaktionen zu öffnen. Hier wählen Sie „Teilen“ aus.

Alternativ können Sie auch länger auf eine Datei oder einen Ordner tippen, um mehrere Einträge auszuwählen. Dann tippen Sie auf das „Teilen“-Symbol oben rechts.

Schritt 3: Hier finden Sie alle bereits oben vorgestellten Freigabe-Optionen: Sie können einen Freigabe-Link in die Zwischenablage kopieren oder Personen via E-Mail einladen. Es ist aber auch möglich, Verknüpfungen zu Outlook und anderen Apps zu nutzen, um die Datei direkt darüber zu teilen.

Schritt 4: Wenn Sie die Option „Personen einladen“ wählen, geben Sie eine E-Mail-Adresse(n) ein und tippen oben rechts aufs „Senden“-Symbol, um die Einladung zu verschicken. Natürlich können Sie auch am Smartphone eine Nachricht hinzufügen und die Zugriffsrechte verwalten.

Durch die automatische Synchronisierung müssen Sie Dateien in Ihrem OneDrive nur einmal löschen, um sie aus der Cloud – und allen verbundenen Geräten – zu entfernen.

Im Web gibt es zwei Optionen: Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus und klicken Sie im oberen Menü auf „Löschen“, oder nutzen Sie die Option „Löschen“ im Rechtsklick-Menü.

Am Desktop löschen Sie die Datei wie jede andere auch. Klicken Sie mit Rechtsklick darauf und wählen Sie das „Löschen“-Symbol aus oder nutzen Sie die „Entf“-Taste.

Beachten Sie, dass Dateien, die Sie aus Ihrem OneDrive-Ordner löschen, nicht in den lokalen Papierkorb verschoben werden, sondern nur in den OneDrive-Papierkorb, den Sie in der Web-App finden.

Am Smartphone öffnen Sie die Ordner- oder Dateiaktionen per Dreipunkte-Menü und wählen „Löschen“ aus.

Sie können auch mehrere Dateien auswählen und sie über das Papierkorb-Symbol oben rechts löschen.

Wenn Sie eine Datei ganz normal löschen, wird sie noch nicht komplett aus Ihrem Online-Speicher entfernt. Sie landet in Ihrem OneDrive-Papierkorb, wo sie 30 Tage lang aufbewahrt wird. In diesem Zeitraum können Sie sie problemlos wiederherstellen.

Die Wiederherstellung ist im Web-Interface und in der Smartphone-App möglich.

Schritt 1: Öffnen Sie die OneDrive-Weboberfläche und öffnen Sie den „Papierkorb“ im linken Menü.

Schritt 2: Wählen Sie die Datei, die Sie wiederherstellen möchten, per Rechts- oder Linksklick aus und klicken Sie auf „Wiederherstellen“.

Die Datei oder der Ordner wird nun an der Stelle, wo sie gelöscht wurde, wiederhergestellt.

Sie finden Ihren Papierkorb auch in der Smartphone-App, und zwar in Ihrem Profil-Bereich.

Hier wählen Sie die gewünschte Datei aus und tippen auf „Wiederherstellen“.

Klären wir zunächst die Begriffe „kündigen“ und „löschen“: Jedes Microsoft-Konto hat 5 GB Speicherplatz auf OneDrive. Diesen können Sie nur kündigen, indem Sie Ihr Microsoft-Konto löschen.

Es ist aber möglich, den OneDrive-Speicherplatz zu erweitern, indem Sie ein Microsoft 365-Abo abschließen. Dieses Abo können Sie jederzeit wieder kündigen, ohne dass Ihr Microsoft-Konto davon betroffen ist.

Sehen wir uns beide Möglichkeiten kurz an:

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Microsoft-Konto. Sie finden es in der Web-App über den Profil-Button oben rechts unter „Mein Microsoft-Konto“.

Schritt 2: Klicken Sie im Navigationsmenü links auf „Dienste und Abonnements“. Wenn Sie ein Microsoft 360-Abo abgeschlossen haben, können Sie es hier einsehen und kündigen.

Sie benötigen Ihr Microsoft-Konto gar nicht mehr und wollen es mitsamt OneDrive löschen? Auch das ist im Kontobereich möglich.

Schritt 1: Navigieren Sie im Hauptmenü links zu „Ihre Informationen“.

Schritt 2: Scrollen Sie nach unten bis zum Bereich „Kontoinfo“. Hier wählen Sie „Konto schließen“ aus.

Schritt 3: Nun landen Sie in einem Microsoft-Support-Artikel, der erklärt, wie Sie Ihr Konto schließen. Klicken Sie auf den Button „Konto schließen“.

Schritt 4: Sie müssen sich nun erneut einloggen und Ihre Identität mit einem zweiten Faktor bestätigen. Damit stellt Microsoft sicher, dass niemand Unbefugtes Ihr Konto löscht.

Schritt 5: Nun folgen Sie einfach den Anweisungen. Zunächst können Sie auswählen, wie lange Microsoft warten soll, bis Ihr Konto endgültig geschlossen wird - 30 oder 60 Tage. Dann klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 6: Als Nächstes müssen Sie einige Kontrollkästchen überprüfen, um die Auswirkungen Ihrer Kontoschließung zur Kenntnis zu nehmen. Darunter müssen Sie noch einen Grund für Ihre Entscheidung angeben. Dann können Sie auf „Als zu schließendes Konto markieren“ klicken, um die Kontoschließung zu finalisieren.

Ihr Konto wird nach Ende der angegebenen Frist - 30 oder 60 Tage – gelöscht. Innerhalb dieser Frist können Sie Ihr Microsoft-Konto wiederherstellen, indem Sie sich einfach mit Ihren Anmeldedaten einloggen und Ihre Identität bestätigen.

Sie haben noch Fragen zu Microsoft OneDrive? Wir haben kurze Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zusammengestellt:

OneDrive nutzt bestimmte Symbole in der Menüleiste, in Benachrichtigungen und im File Manager, um Sie über bestimmte Vorgänge und/ oder Probleme zu informieren. Hier sind einige der wichtigsten:

Auf der Microsoft-Website finden Sie eine komplette Liste der OneDrive-Symbole mit umfangreichen Erklärungen und weiterführenden Links.

Der persönliche Tresor ist ein geschützter Bereich in Ihrem Online-Speicher, der für vertrauliche Dateien und Dokumente vorgesehen ist. Um ihn zu öffnen, ist nämlich ein Extra-Identitätsnachweis für die 2-Faktor-Authentifizierug erforderlich – beispielsweise per Fingerabdruck, Gesichts-Scan, PIN oder E-Mail-Code.

Dadurch erhalten Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene, falls es jemand schaffen sollte, Ihren Account zu knacken oder auf Ihr Gerät zuzugreifen.

Dateien in Ihrem Tresor sind privat und können nicht freigegeben oder geteilt werden. Um sie zu teilen, müssen Sie sie erst aus dem Tresor entfernen, beispielsweise indem Sie sie verschieben.

Im Microsoft-Konto können Sie einstellen, welche Verifizierungsmethode Sie für den Zugriff auf Ihren Tresor verwenden möchten. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Das kommt darauf an, um welche Art Konto es sich handelt. Sie können mehrere Schul- oder Arbeitskontos auf demselben PC haben, aber nur ein einziges, privates OneDrive-Konto.

Natürlich können Sie mehrere private Microsoft-Konten anlegen und damit mehrere OneDrive-Speicher mit 5 GB-Speicherlimit nutzen, doch in der Desktop-App kann nur eines dieser Konten aktiviert sein.

Wenn OneDrive nicht oder fehlerhaft synchronisiert, könnte eines der folgenden Probleme schuld sein:

Eine vollständige Liste der möglichen Probleme mit ausführlichen Anleitungen zur Behebung finden Sie auf der Microsoft-Website.