Google Drive Anleitung 2024: Was ist Google Drive und wie funktioniert es?

Sie nutzen Google Drive vermutlich bereits – schließlich ist die Speicher-Lösung von Google in jedem Google-Account integriert. Falls Sie ein Gmail-Konto besitzen oder ein Android-Smartphone mit Google Fotos nutzen, ist Google Drive also bereits Teil Ihres Alltags.

Doch was genau ist mit Google Drive alles möglich und wie funktioniert es? Wir erklären die Grundlagen von Googles Cloud-Speicher und verraten, wie Sie ihn optimal nutzen.

Google Drive ist ein Cloud-Speicherdienst von Google, der wie jeder andere Cloud-Speicherdienst (z. B. Dropbox oder Microsoft OneDrive) funktioniert: Er sichert Dateien online in der Cloud und synchronisiert sie geräteübergreifend, sodass Sie immer Zugriff darauf haben.

Mit Google Drive können Sie also Dokumente, Fotos, Videos und andere Dateien hochladen und mit Ihrem Google-Account von überall aus bearbeiten – ob am PC, Laptop, Tablet oder Smartphone.

Eine der größten Stärken von Google Drive ist die nahtlose Integration mit anderen Google-Diensten wie Google Docs, Sheets oder Slides. Sie können diese Dateien nicht nur mit anderen Nutzern teilen, sondern sie auch gemeinsam einsehen und in Echtzeit bearbeiten. Durch die Synchronisierung bleiben die Dateien immer auf dem neuesten Stand.

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Google Drive:

Der Funktionsumfang von Google Drive ist enorm, und manche Möglichkeiten dürften selbst langjährige Google-Nutzer überraschen. Es lohnt sich also, sich einmal genauer zu informieren, was die Plattform alles kann – denn beim Cloud-Speicher ist lange nicht Schluss.

Im Prinzip funktioniert Google Drive wie jeder andere Cloud-Speicherdienst auch: Sie laden Ihre Dateien hoch und speichern sie online, sodass Sie jederzeit und von überall darauf zugreifen können. Wie genau das in der Praxis aussieht, verrät unsere Anleitung mit Screenshots.

Zunächst benötigen Sie natürlich einen Google-Account. Vermutlich haben Sie schon einen – weil Sie beispielsweise Gmail nutzen oder ein Android-Smartphone verwenden. Dann müssen Sie sich nur mit Ihren Anmeldedaten einloggen.

Falls nicht, können Sie mit wenigen Klicks einen Google-Account anlegen. Dafür müssen Sie nur ein paar persönliche Daten eingeben, einen Benutzernamen wählen – der gleichzeitig als Gmail-Adresse dient – und ein Passwort vergeben.

Dann melden Sie sich einfach mit Ihren Kontodaten an, um die Online-Oberfläche von Google Drive zu öffnen.

Nehmen Sie sich zunächst etwas Zeit, die Funktionsweise von Google Cloud und die Oberfläche(n) der Plattform zu verstehen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, auf Ihren Cloud-Speicher im Google Drive zuzugreifen: das Web-Interface, die Desktop-Anwendung und die Smartphone-App.

Die Weboberfläche von Google Drive ist die zentrale Anlaufstelle, wenn Sie Google Drive über Ihren Browser nutzen. Hier können Sie Dateien hochladen, freigeben, löschen und organisieren.

Außerdem haben Sie Zugriff auf die integrierten Google-Tools wie Docs, Sheets und Slides, mit denen Sie direkt im Browser an Ihren Dokumenten arbeiten können. Die Installation zusätzlicher Software ist dafür also nicht nötig. Die Voraussetzung ist, dass Sie eine Internetverbindung haben und sich im Browser mit Ihrem Google-Konto anmelden können.

Ihre Ablage ist folgendermaßen aufgebaut:

Sie können Ihr Google Drive aber nicht nur im Browser öffnen, sondern auch direkt mit dem Dateimanager Ihres Betriebssystems – also mit dem Windows Explorer oder dem Finder bei Mac – auf Ihre Dateien zugreifen. Dafür müssen Sie die Desktop-App von Google Drive installieren, die Sie auf der Google Workspace-Website finden.

Nach der Installation finden Sie die Desktop-Anwendung im Infobereich (System Tray) unten rechts in der Windows-Taskleiste. Sie müssen nur darauf klicken und sich mit Ihrem Gmail-Konto anmelden, dann werden die Dateien automatisch synchronisiert.

Die App hat primär die Funktion, Ihre Dateien im Google Drive zu synchronisieren und Sie über Aktivitäten und Änderungen zu informieren.

Der eigentliche Zugriff auf die Dateien erfolgt wie erwähnt direkt über den Dateimanager, wo ein Pfad zu Ihrem Google Drive angelegt wird. Jenes wird im Windows Explorer wie eine ganz gewöhnliche Festplatte angezeigt:

Praktisch ist, dass Sie sich mit bis zu vier Accounts gleichzeitig anmelden, also am Desktop auf die Dateien von vier unterschiedlichen Google Drives zugreifen können.

Dann gibt es natürlich noch eine Smartphone-App, mit der Sie Ihr Google Drive auch unterwegs immer dabei haben. Sie sieht aus wie eine vereinfachte Version der Web-App:

Die Synchronisierung geschieht bei Google Drive automatisch. Wenn Sie Dateien in Google Drive hochladen, ändern oder löschen, werden diese Änderungen in Echtzeit auf allen mit Ihrem Konto verknüpften Geräten synchronisiert, solange eine Internetverbindung besteht. So erhalten Sie eine zentrale, stets aktuelle Dateiquelle (Single Source of Truth), auf die Sie von allen Geräten aus zugreifen können.

Allerdings macht es einen Unterschied, ob Sie die Web- oder Desktop-App verwenden. Beim Zugriff über die Web-App arbeiten Sie direkt mit Dateien in der Cloud. Jede Änderung, die Sie hier vornehmen, wird sofort mit der Cloud synchronisiert, und alle verbundenen Geräte sehen diese Änderungen sofort.

Die Google Drive-Desktop-App bietet hingegen zwei verschiedene Methoden zur Synchronisierung Ihrer Dateien, die Sie in den Einstellungen anpassen können:

Wenn Sie in der Regel eine stabile Internetverbindung haben, spricht wenig gegen Option 1. Trotzdem kann es sinnvoll sein, wichtige und häufig genutzte Dateien auch offline verfügbar zu machen.

Sie können Ihre im Google Drive gespeicherten Docs, Sheets und Präsentationen auch offline einsehen und bearbeiten. Sie werden dann synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.

Der Offline-Zugriff im Web ist nur in Googles Chrome-Browser oder über den Edge-Browser von Microsoft möglich.

Schritt 1: Zunächst müssen Sie den Offline-Zugriff grundsätzlich aktivieren. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oben rechts und öffnen Sie die Einstellungen.

Schritt 2: Scrollen Sie im „Allgemein“-Tab bis zur Überschrift „Offline“ und setzen Sie das Häkchen.

Schritt 3: Nun können Sie auch offline auf Dokumente in Ihrem Google Drive zugreifen und sie ohne Internetverbindung bearbeiten. Für zuletzt verwendete Dokumente gilt dies automatisch, ältere Dokumente müssen Sie hingegen manuell offline verfügbar machen. Das geht über das Dreipunkte-Menü oder direkt im Dokument:

Wenn Sie die Synchronisierungsmethode „Dateien spiegeln“ ausgewählt haben, sind Dokumente grundsätzlich lokal gespeichert und offline nutzbar. Wenn Sie die Dateien hingegen streamen, müssen Sie den Offline-Zugriff für bestimmte Ordner oder Dateien manuell einrichten.

Dafür müssen Sie einfach nur mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner klicken und unter „Offlinezugriff“ die Option „Offline verfügbar“ auswählen.

Am Smartphone funktioniert der Offline-Zugriff genauso wie in der Web-App. Sie können Dokumente über das Dreipunkte-Menü in der Ablage oder in den Dokumenteinstellungen offline verfügbar machen.

Ein Vorteil von Google Drive ist, dass Sie Ihre Dateien mit wenigen Klicks mit anderen Leuten teilen und sie gemeinsam bearbeiten können. Auch das geht im Web, am Desktop und über die Smartphone-App:

Schritt 1: Klicken Sie auf das Dreipunkte-Icon eines Ordners oder einer Datei und wählen Sie „Freigeben“ aus. Sie können direkt einen Link zum Ordner bzw. der Datei kopieren oder unter „Freigeben“ weitere Einstellungen öffnen.

Innerhalb eines Dokuments finden Sie die Freigabe-Option oben rechts:

Schritt 2: Im Freigabe-Fenster geben Sie die E-Mail-Adresse(n) der Person(en), für die Sie die Datei oder den Ordner verfügbar machen möchten, ein. Sie können auch eine Nachricht hinzufügen und festlegen, ob eine Benachrichtigung gesendet werden soll.

Unter „Allgemeiner Zugriff“ können Sie zudem die Freigabe-Einstellungen festlegen. Hier gibt es zwei Optionen:

Schritt 3: Klicken Sie auf „Fertig“, um die Datei oder den Ordner zu teilen.

Auch am Desktop können Sie Ihre Ordner und Dateien mit wenigen Klicks freigeben. Öffnen Sie sie via Rechtsklick und wählen Sie den Punkt „In Google Drive freigeben“ aus. Dann öffnen sich die gleichen Freigabe-Einstellungen wie im Web.

Um direkt den Link zu teilen, können Sie auch auf „Link in die Zwischenablage kopieren“ klicken.

Am Smartphone funktioniert die Freigabe ähnlich wie im Web.

Schritt 1: Öffnen Sie das Dreipunkte-Menü einer Datei oder eines Ordners und tippen Sie auf „Freigeben“. Sie können auch „Link kopieren“ auswählen, um direkt einen Share-Link in die Zwischenablage zu kopieren.

Schritt 2: Geben Sie die E-Mail-Adresse(n) der relevanten Person(en) ein und legen Sie die Zugriffsrechte fest. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf das Pfeil-Icon oben rechts.

Weil Google Drive Ihre Dateien automatisch synchronisiert, müssen Sie sie nur einmal löschen, um sie von der Cloud – und somit von all Ihren Geräten – zu entfernen. Das ist in allen Oberflächen kinderleicht:

Klicken Sie auf das Dreipunkte-Menü einer Datei oder eines Ordners und wählen Sie die Option „In Papierkorb verschieben“. Sie können die Datei auch einfach auswählen und auf die „Delete“-Taste drücken.

Hinweis: Dateien werden auf diese Weise noch nicht komplett gelöscht und können wiederhergestellt werden – mehr dazu gleich.

Am Desktop können Sie die Datei bzw. den Ordner ganz normal im Windows-Explorer löschen.

Am Smartphone öffnen Sie einfach das Dreipunkte-Menü eines Ordners bzw. einer Datei und tippen ganz unten auf „Entfernen“.

Wenn Sie eine Datei entfernen, wird sie nicht sofort dauerhaft gelöscht, sondern zunächst in den Papierkorb geschoben. Hier wird sie 30 Tage lang aufbewahrt, ehe sie permanent entfernt wird. Sie können sie also innerhalb dieses Zeitraums wiederherstellen und weiter nutzen.

Schritt 1: Öffnen Sie den Papierkorb im linken Navigationsmenü.

Schritt 2: Wählen Sie die Datei aus, die Sie wiederherstellen möchten. Rufen Sie die Optionen auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken oder das Dreipunkte-Menü öffnen, und klicken Sie auf „Wiederherstellen“.

Alternativ können Sie die Datei auch endgültig löschen und sie vom Papierkorb entfernen.

Schritt 1: Tippen Sie auf das Hamburger-Icon oben links, um zum Navigationsmenü zu gelangen, und öffnen Sie Ihren Papierkorb.

Schritt 2: Tippen Sie neben der Datei, die Sie wiederherstellen möchten, auf das Dreipunkte-Symbol und wählen Sie „Wiederherstellen“ aus.

Klären wir zunächst, was mit „kündigen“ und „löschen“ überhaupt gemeint ist:

Google Drive ist Teil jedes Google-Accounts. Jeder Google-Kunde hat also Zugang zu Google Drive, wobei standardmäßig 15 GB kostenloser Speicherplatz für alle Benutzer zur Verfügung stehen. Dieser Speicherplatz wird aber auch von anderen Google-Diensten wie Gmail und Google Fotos verwendet. Komplett löschen können Sie Ihr Google Drive also nur, wenn Sie auch Ihr dazugehöriges Google-Konto löschen.

Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, können Sie ein Google One-Abonnement abschließen, das Ihnen zusätzlichen Speicherplatz und weitere Vorteile bietet. Dieses Abonnement können Sie natürlich auch wieder kündigen.

Wir verraten, wie beides funktioniert:

Wenn Sie ein Google One-Abonnement abgeschlossen haben, können Sie es jederzeit kündigen, falls Sie den zusätzlichen Speicherplatz oder die zusätzlichen Funktionen nicht mehr benötigen. Nach der Kündigung des Abonnements wird der Speicherplatz wieder auf die standardmäßigen 15 GB reduziert.

So gehen Sie vor:

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Google-Konto.

Schritt 2: Navigieren Sie im Menü links zum Bereich „Daten und Datenschutz“ und scrollen Sie nach unten bis zum Punkt „Meine Daten herunterladen oder löschen“. Klicken Sie hier auf „Google-Dienst entfernen“.

Sie müssen nun kurz Ihre Identität per 2-Faktor-Authentifizierung bestätigen.

Schritt 3: Am besten laden Sie zunächst Ihre Daten herunter, ehe Sie einen Dienst löschen. Klicken Sie dann auf das Papierkorb-Symbol im Eintrag „Google One“.

Schritt 4: Nehmen Sie die Hinweise zur Kenntnis und klicken Sie auf „Google One-Daten löschen“.

Ihr Abo wird sofort gekündigt und Sie verlieren den Zugriff auf den Speicherplatz jenseits der integrierten 15 GB. Falls Sie dieses Kontingent überschreiten, können Sie keine E-Mails mehr empfangen oder Dateien speichern, bis Sie genügend Daten von Ihrem Google Drive gelöscht haben.

Wenn Sie Ihr gesamtes Google-Konto löschen, werden nicht nur Ihre Google Drive-Daten entfernt, sondern alle Google-Dienste, die mit Ihrem Konto verbunden sind, z. B. Gmail, Google Fotos und auch Ihr Zugang zu Google Play oder YouTube.

Alle Daten und Dienste, die mit dem Konto verknüpft sind, gehen dauerhaft verloren. Löschen Sie Ihr Konto also nur, wenn Sie wirklich keinen der Google-Dienste mehr benötigen werden.

So gehen Sie vor:

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Google-Konto.

Schritt 2: Scrollen Sie im Bereich „Daten und Datenschutz“ nach unten bis zum Punkt „Weitere Optionen“. Klicken Sie hier auf „Mein Google-Konto löschen“. Sie müssen Ihre Identität per 2FA verifizieren.

Schritt 3: Sie haben ganz oben die Option, Ihre Daten herunterzuladen, ehe Sie Ihr Konto löschen – von der Sie auch Gebrauch machen sollten.

Wenn Sie nach unten scrollen, werden alle von Ihnen genutzten Google-Dienste gelistet, die von der Konto-Löschung betroffen sind. Wenn Sie wirklich fortfahren möchten, setzen Sie die Häkchen in den Checkboxen und klicken Sie auf „Konto löschen“.

Nun ist Ihr Google-Konto mitsamt Ihrem Google Drive und allen anderen Google-Diensten und -Inhalten gelöscht. Wenn Sie Google Drive und Dienste wie Gmail wieder nutzen möchten, müssen Sie ein neues Konto eröffnen.

Sie haben noch Fragen zu Google Drive? Hier sind kurze Antworten auf einige häufig gestellte Fragen:

Eine fehlerhafte oder nicht funktionierende Synchronisierung kann mehrere Ursachen haben. Hier sind ein paar typische Probleme und Lösungsvorschläge:

Detailliertere Anleitungen und Lösungsansätze finden Sie auf der Google-Website.

Sie haben die Speichergrenze Ihres Google-Kontos erreicht? Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie wieder Platz schaffen können:

Ganz einfach: Google Drive ist der Cloud-Speicher selbst, Google One ein kostenpflichtiges Abo, mit dem Sie Ihren Google Drive Cloud-Speicher erweitern.

Hier nochmal im Detail:

Google Drive und Google Fotos sind zwei unterschiedliche Speicher-Lösungen von Google: