Dropbox Anleitung: Was ist Dropbox und wie funktioniert es?

Ob zu Hause, im Büro oder im Urlaub: Mit Dropbox können Sie immer und überall auf Dateien zugreifen, ohne eine physische Festplatte mitschleppen zu müssen. Das ist aber nur einer von vielen Vorteilen des Cloud-Speichersystems.

Wir verraten, was Sie mit Dropbox alles tun können und wie Sie die wichtigsten Funktionen der Plattform nutzen.

Dropbox ist ein Urgestein unter den Cloud-Speichersystemen, das im September 2008 auf den Markt kam.

Was damals noch revolutionär schien, ist heute Standard: Mit Dropbox können Nutzer ihre Dateien geräteunabhängig speichern, synchronisieren und mit anderen teilen. So ist es möglich, von überall auf Dateien zuzugreifen, ohne an einen bestimmten Ort oder Computer gebunden zu sein.

Doch natürlich hat Dropbox die letzten Jahre (und die zunehmende Konkurrenz) nicht verschlafen – und bietet mittlerweile deutlich mehr als einen digitalen Ablageort für Ihre Dateien. Dropbox hat sich zu einer facettenreichen Plattform entwickelt, auf der Sie Ihre Arbeit verwalten, Arbeitsabläufe koordinieren und nahtlos mit anderen zusammenarbeiten können.

Hier sind die wichtigsten Funktionen von Dropbox. Beachten Sie, dass nicht alle Features in allen Tarifen verfügbar sind:

Sie möchten Ihre Dateien mit Dropbox organisieren oder die Plattform erst einmal ausprobieren? Wir erklären Schritt für Schritt mit Screenshots, wie Sie die Grundfunktionen von Dropbox nutzen können:

Zunächst müssen Sie ein Dropbox-Konto erstellen, was in wenigen Minuten erledigt ist. Sie können mit der Gratis-Version starten, die 2 GB Speicherplatz bietet, oder sofort einen Premium-Tarif auswählen.

Die Registrierung ist via Google- und Apple-Konto oder klassisch per E-Mail möglich.

Sie können Dropbox direkt im Webbrowser nutzen, ohne etwas zu installieren. Es gibt jedoch auch Dropbox-Apps, die Sie auf Ihrem Computer, Smartphone oder Tablet installieren können.

Diese Apps haben den Vorteil, dass Ihre Dateien automatisch zwischen Ihren Geräten synchronisiert werden. Das bedeutet, wenn Sie eine Datei auf Ihrem Computer bearbeiten, wird sie automatisch auch auf Ihrem Smartphone oder Tablet (und im Web-Portal) aktualisiert. Sie müssen sich also nicht mehr darum kümmern, Dateien manuell zu übertragen.

Schritt 1: Laden Sie die Dropbox-Desktop-App auf der Dropbox-Website herunter.

Schritt 2: Klicken Sie auf die Install-Datei, um den Installationsvorgang zu starten. Wenn jener abgeschlossen ist, können Sie sich mit Ihren Anmeldedaten einloggen.

Schritt 3: Nachdem Sie sich in die Dropbox-Desktop-App eingeloggt haben, werden Sie aufgefordert, einen Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer zu erstellen. Dieser Ordner funktioniert wie jeder andere Ordner auf Ihrem System – mit dem Unterschied, dass alles, was Sie in diesen Ordner verschieben oder dort erstellen, automatisch mit Ihrem Dropbox-Konto in der Cloud synchronisiert wird.

Schritt 1: Suchen Sie im App-Store von Google oder Apple nach der Dropbox-App und installieren Sie sie.

Schritt 2: Nach der Installation können Sie sich mit Ihren Login-Daten anmelden.

Wenn Sie Ihr Konto erstellt und die Dropbox-Apps auf allen relevanten Geräten installiert haben, können Sie damit beginnen, Ihre Dateien hinzuzufügen. Das ist über mehrere Wege möglich:

Im Web-Portal von Dropbox gibt es zwei Möglichkeiten, Dateien hinzuzufügen. Sie können sie per Drag-and-drop vom Computer in die Weboberfläche ziehen oder im Bereich „Alle Dateien“ auf den Button „Hochladen oder ablegen“ klicken.

Neben einzelnen Dateien können Sie auch ganze Ordner hochladen oder Inhalte aus Google Drive importieren.

Auch auf dem Desktop haben Sie mehrere Optionen. Natürlich können Sie Dateien auf Ihrem Computer einfach per Drag-and-drop in den festgelegten Dropbox-Ordner verschieben oder hineinkopieren.

Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf Dateien oder Ordner klicken und sie im Auswahlmenü unter „Dropbox“ zu Dropbox verschieben oder kopieren.

Auch Dateien, Fotos und Videos auf Ihrem Smartphone können Sie in wenigen Sekunden in Ihr Dropbox-Konto hochladen. Bei Android funktioniert es so:

Schritt 1: Öffnen Sie die Dropbox-Smartphone-App und tippen Sie auf das Plus-Symbol unten rechts.

Schritt 2: Wählen Sie aus, welche Dateien Sie mit welcher Methode bei Dropbox speichern möchten. Am Smartphone gibt es praktischerweise die Möglichkeit, Dokumente zu scannen oder Fotos aufzunehmen und sie direkt bei Dropbox zu sichern.

Ein großer Vorteil von Dropbox ist, dass Sie Ihre gespeicherten Dateien und Ordner mit wenigen Klicks mit anderen teilen können – sogar mit Nutzern, die selbst kein Dropbox-Konto haben. Auch das ist sowohl im Web-Portal als auch über die Apps möglich.

Schritt 1: Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Datei oder den Ordner, den Sie teilen möchten. Sie können entweder auf das Link-Symbol klicken, um sofort einen Link zum Ordner zu erstellen, oder auf „Teilen“ klicken, um ein Freigabemenü mit umfangreicheren Einstellungen zu öffnen.

Schritt 2: Im Freigabemenü geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen der Personen, mit denen Sie die Inhalte teilen möchten, ein. Wenn Sie alle Empfänger hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Ordner freigeben“. Alternativ können Sie auch auf „Link kopieren“ klicken, um einen Link zum Ordner zu erstellen.

Im Dropdown-Menü können Sie auswählen, ob Sie den Personen Lese- oder Bearbeitungszugriff geben möchten.

Schritt 3: Weitere Zugriffsrechte-Optionen finden Sie in den „Einstellungen“. Hier können Sie etwa eine Gültigkeitsdauer für den Share-Link festlegen, ein Passwort hinzufügen oder Downloads deaktivieren – und zwar getrennt für „Bearbeiter“- und „Betrachter“-Links.

Die gleichen Buttons zum Freigeben und Teilen finden Sie in der Desktop-App, wenn Sie sie per Klick auf das Dropbox-Symbol in der Taskleiste öffnen.

Alternativ können Sie auch Ihren Dropbox-Ordner öffnen und mit der rechten Maustaste auf Dateien oder Ordner klicken, um sie freizugeben oder Share-Links zu generieren.

Schritt 1: Tippen Sie auf das Dreipunkte-Menü in der Kachel des Ordners oder der Datei, die Sie teilen möchten.

Schritt 2: Tippen Sie auf „Teilen“.

Schritt 3: Laden Sie Personen ein oder tippen Sie auf „Link kopieren“, um den Share-Link in die Zwischenablage zu kopieren. Über das Dreipunkte-Menü unten rechts können Sie den Link auch direkt über Nachrichten-Apps wie WhatsApp oder per E-Mail teilen.

Die Synchronisierung von Dropbox bedeutet natürlich auch, dass Sie Dateien nur über einen Zugriffspunkt löschen müssen, um sie von allen Geräten zu entfernen.

Das ist in allen Apps und Oberflächen kinderleicht: Auf dropbox.com und in der App klicken bzw. tippen Sie auf das Dreipunkte-Symbol einer Datei oder eines Ordners und wählen „Löschen“ aus.

Am Computer können Sie natürlich einfach den Dropbox-Ordner öffnen und die Datei wie jede andere auch in den Papierkorb verschieben.

Sie können gelöschte Dateien und Ordner innerhalb eines bestimmten, vom Tarif abhängigen Zeitfensters – aber mindestens 30 Tage lang – wiederherstellen. Diese Option finden Sie nur auf dropbox.com:

Schritt 1: Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Gelöschte Dateien“.

Schritt 2: Wählen Sie die Datei(en), die Sie zurück haben möchten, aus und klicken Sie rechts auf den Button „Wiederherstellen“.

Alternativ können Sie Dateien im Papierkorb auch endgültig löschen, sodass sie nicht wiederhergestellt werden können.

Die Synchronisierung von Dropbox ist nicht zu verwechseln mit einem klassischen Backup, bei dem Sie eine vollständige Kopie Ihrer Daten erstellen und an einem separaten Ort sichern.

Die Einrichtung eines Backups ist nur mit der Desktop-App von Dropbox möglich.

Schritt 1: Öffnen Sie die Dropbox-App, indem Sie auf das Dropbox-Symbol in der Taskleiste klicken.

Schritt 2: Klicken Sie oben rechts auf das Profil-Symbol und im Menü, das sich öffnet, auf „Einstellungen“.

Schritt 3: Öffnen Sie in der Seitenleiste den Menüpunkt „Backups“ und klicken Sie dort auf „Backups verwalten“.

Schritt 4: Folgen Sie nun einfach den Anweisungen, um Cloud-Backups für Ihren Computer oder externe Festplatten zu erstellen. Um ein PC-Backup einzurichten, klicken Sie auf „Erste Schritte“.

Schritt 5: Wählen Sie aus, welche Ordner Sie sichern möchten, und klicken Sie auf „Einrichten“, um den Backup-Vorgang zu starten.

Sie möchten doch lieber zu einem anderen Cloud-Speicher-Anbieter wechseln oder haben keinen Bedarf mehr an Dropbox? Dann können Sie Ihr Konto mit wenigen Klicks kündigen.

Sie werden dann automatisch zum Gratis-Tarif herabgestuft – Ihr Konto bleibt aber bestehen. Jenes können Sie aber natürlich auch ganz löschen. Wir verraten, wie beides geht:

Wenn Sie ein kostenpflichtiges Abo abgeschlossen haben, können Sie es in der Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt kündigen.

Schritt 1: Klicken Sie im Web-Portal von Dropbox oben rechts auf Ihre Initialen und im Menü auf „Konto verwalten“.

Schritt 2: Klicken Sie ganz unten auf „Abo kündigen“.

Schritt 3: Wählen Sie einen Grund für Ihre Kündigung aus, klicken Sie auf „Kündigung fortsetzen“ und folgen Sie den Anweisungen. Ihre Kündigung wird im Anschluss per E-Mail bestätigt.

Wenn Sie alle Konto- und Dateidaten entfernen und nicht mehr auf Ihr Dropbox-Konto zugreifen möchten, können Sie Ihr Konto komplett löschen. Auch das geht im Web-Portal:

Schritt 1: Klicken Sie oben rechts auf Ihre Initialen und im Menü auf „Einstellungen“.

Schritt 2: Scrollen Sie im „Allgemein“-Tab ganz nach unten und klicken Sie rechts auf „Konto löschen“.

Schritt 3: Geben Sie Ihr Passwort ein, wählen Sie einen Grund für Ihre Kündigung aus und klicken Sie auf „Endgültig löschen“.

Haben Sie Fragen oder Probleme mit Dropbox? Hier finden Sie schnelle Lösungen für häufige Anliegen:

Wenn die Synchronisierung nicht funktioniert, kommen viele Ursachen in Betracht. Hier sind einige Tipps, wie Sie das Problem wieder beheben können:

Eine umfangreichere Liste der möglichen Probleme und Lösungsvorschläge finden Sie im Support-Bereich von Dropbox.

Wenn Sie sich dem Speicherplatz-Limit Ihres Tarifs nähern, haben Sie mehrere Optionen:

Nein, die Dateien in Ihrem Dropbox-Konto sind standardmäßig nur für Sie sichtbar. Andere Nutzer haben nur Zugriff auf Dateien und Ordner, die Sie explizit freigeben bzw. per Link teilen.

Dropbox bietet grundsätzlich einen hohen Grad an Sicherheit, weil es Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt:

Trotzdem gibt es keine hundertprozentige Garantie für die Sicherheit und Anonymität Ihrer Daten. Hier sind einige mögliche Risiken:

Nein, Dropbox zeigt nicht direkt an, wer eine Datei heruntergeladen hat. Wenn Sie jedoch einen freigegebenen Link verwenden, können Sie zumindest sehen, wie oft der Link aufgerufen wurde, aber keine spezifischen Informationen darüber erhalten, wer die Datei heruntergeladen hat.

Wenn Sie die Datei mit einer bestimmten Person über einen Dropbox-Ordner oder eine freigegebene Datei teilen, können Sie die Aktivitäten innerhalb des Ordners einsehen (etwa, wer die Datei hinzugefügt oder bearbeitet hat) – jedoch nicht, ob sie heruntergeladen wurde.

Wenn die Betrachterinfo für Dateien aktiviert ist, können Sie zudem sehen, wer gerade eine geteilte Datei betrachtet. Dies gilt aber nur für Mitglieder Ihres Teams und Nutzer mit Bearbeitungs- oder Lesezugriff. Nutzer außerhalb Ihres Teams und Personen, die nicht speziell zur Datei eingeladen wurden, werden nur als Gäste (ohne Namen oder E-Mail-Adresse) angezeigt.