Sinnvolle Software für Selbstständige: 18 Tools für jeden Zweck

Selbstständig sein heißt, sich um 1.000 Dinge gleichzeitig zu kümmern – und zwar neben dem eigentlichen Job, der Geld in die Kassen spült. Freiheit und Flexibilität haben also auch eine Kehrseite: Wer nicht lernt, effizient zu arbeiten, Aufgaben zu delegieren und seine Zeit richtig zu managen, könnte langfristig in echte Schwierigkeiten geraten.

Die richtigen Software-Tools können Selbstständigen dabei helfen, Arbeitsabläufe zu optimieren und somit wertvolle Zeit zu sparen. Zeit, die stattdessen ins Kerngeschäft fließen kann.

Wir haben 18 sinnvolle Softwarelösungen zusammengestellt, die Selbstständige, Unternehmer und Freiberufler auf alle Fälle kennen sollten.

Ohne Website geht es heute einfach nicht mehr. Vom einfachen Design-Portfolio bis zur umfangreichen Firmenwebsite: Ihre Homepage ist die erste Anlaufstelle für potenzielle Kunden, denn hier finden sie alles, was sie über Ihre Dienstleistungen und Produkte wissen müssen.

Wenn Sie eine Website erstellen möchten, haben Sie grundsätzlich vier Möglichkeiten:

Wenn Sie Option 3 oder 4 wählen, benötigen Sie nur noch die richtige Software.

Für die Website-Erstellung via CMS benötigen Sie zwei Dinge: das CMS selbst und etwas Webspace im Internet, den Sie bei einem Hosting-Anbieter mieten können.

Das mit Abstand beliebteste CMS ist WordPress: Es ist quelloffen und somit komplett kostenlos nutzbar, auch für Anfänger ohne Programmierkenntnisse geeignet und mit unzähligen Themes und Plugins beinahe endlos personalisier- und erweiterbar.

Wenn Sie beschließen, Ihre Website mit WordPress zu erstellen, sollten Sie einen auf WordPress spezialisierten Hosting-Anbieter wie SiteGround, Raidboxes oder Kinsta wählen. Diese Managed WordPress Hoster haben ihre Server und Funktionen zu 100 % an die Anforderungen von WordPress angepasst.

Der Vorteil: Ihr Hosting-Anbieter kümmert sich um den Großteil der technischen Verwaltung und sorgt dafür, dass Ihre WordPress-Website gut performt und höchste Sicherheitsstandards einhält. Sie können sich auf den Betrieb und die inhaltliche Verwaltung der Website konzentrieren. Wir haben 14 WordPress Hoster ausführlich getestet. Alle Rezensionen und viele weitere Ratgeber und Vergleiche zum Thema WordPress Hosting finden Sie hier:

Die Methode CMS + Webhosting ist Ihnen zu kompliziert? Dann können Sie Ihre Website stattdessen mit einem Homepage-Baukasten wie Wix oder Squarespace erstellen. Jene machen die Gestaltung einer Homepage noch einfacher. Dafür sorgen Drag-and-drop-Editoren, mit denen Sie die Inhalte jeder Seite visuell anordnen, und viele andere benutzerfreundliche Design-Tools.

Praktisch ist, dass Homepage-Baukästen alles, was Sie für den Betrieb einer Website benötigen, aus einer Hand liefern. Im Gegensatz zu WordPress müssen Sie sich somit nicht selbst ums Hosting kümmern.

Homepage-Baukästen haben natürlich auch Nachteile: Während ein CMS wie WordPress für Anfänger, Fortgeschrittene und Profis gleichermaßen geeignet ist, richten sich Homepage-Baukästen in erster Linie an Neulinge. Sie sind deshalb weniger flexibel, weil Sie vom Funktionsumfang und den Gestaltungsmöglichkeiten des Baukasten-Editors abhängig sind.

Dennoch sind Baukästen vor allem für Website-Novizen ohne großes Budget eine sinnvolle Option. Doch welcher ist der richtige? In unserem Ratgeber finden Sie ausführliche Reviews von 17 Programmen, sowie unzählige Vergleiche, Informationsartikel und Anleitungen:

Auch Online-Shops lassen sich in Baukasten-Form erstellen. Das ist mit so ziemlich jedem klassischen Baukasten möglich, doch es gibt auch Plattformen wie Shopify oder BigCommerce, die speziell für E-Commerce-Zwecke entwickelt wurden. Hier finden Sie alles, was Sie zu diesen Shopsystemen wissen müssen:

Die finanzielle Verwaltung ist für viele Selbstständige ein besonders unliebsamer Teil der Arbeit. Doch auch wenn diese bürokratischen Pflichten wenig Spaß machen, sollten Sie sie niemals schleifen lassen – denn sonst könnten Sie mit der Zeit ganz schön tief im Schlamassel landen.

Mit den richtigen Finanz-Tools können Sie sich langfristig eine Menge Ärger und Arbeit ersparen. Hier sind einige der wichtigsten Werkzeuge:

Aus steuerlicher Sicht ist essenziell, dass Sie stets die Übersicht über Ihre Einnahmen und Ausgaben behalten. Wenn Sie sich Ärger mit dem Finanzamt und Bauchschmerzen am Steuer-Stichtag ersparen möchten, sollten Sie sich früh um ein gutes Buchhaltungsprogramm kümmern.

Buchhaltungs-Tools wie lexoffice oder sevDesk helfen Ihnen (und Ihrem Steuerberater) nicht nur bei den Steuererklärungen, sie sorgen allgemein für Transparenz und Kontrolle. Wenn Sie Ihre Buchhaltung im Griff haben, wissen Sie nicht nur, was Sie dem Finanzamt schulden, sondern auch, wie es allgemein um den Cashflow Ihres Unternehmens bestellt ist.

Mit einem guten Buchhaltungsprogramm können Sie beispielsweise:

Wir haben sieben Buchhaltungs-Tools für Sie auf den Prüfstand gestellt. Alle Rezensionen und weitere Informationsartikel zum Thema finden Sie hier:

Es muss aber nicht unbedingt gleich ein Buchhaltungsprogramm sein. Für viele Selbstständige, die lediglich die Rechnungsstellung und Nachverfolgung von Zahlungen benötigen, kann ein einfaches Rechnungsprogramm ausreichend sein. Dies gilt vor allem für Kleinunternehmer, Freiberufler und Selbstständige, die eine überschaubare Anzahl von Rechnungen und Ausgaben haben und hauptsächlich eine Lösung zur Erstellung und Verwaltung von Rechnungen benötigen.

Ein gutes Rechnungsprogramm unterstützt Sie unter anderem bei:

Viele Programme, darunter auch die bereits erwähnten lexoffice und sevDesk, unterstützen Sie umfassend in beiden Bereichen – Rechnungsstellung und Buchhaltung. Andere Tools, zum Beispiel easybill oder FastBill, konzentrieren sich hingegen in erster Linie auf die Rechnungserstellung.

Wenn Sie eine Kapitalgesellschaft (GmbH, AG, UG, eG, eV, KGaA) führen, ist ein Geschäftskonto ohnehin Pflicht. Für Selbstständige oder Einzelunternehmer ist es hingegen optional. Sinnvoll ist es aber allemal: Mit einem Geschäftskonto können Sie private und berufliche Ausgaben viel einfacher trennen und Ihre geschäftlichen Finanzen besser im Blick behalten.

Digitalbanken und Fintech-Unternehmen machen die Eröffnung eines Online-Kontos heute besonders einfach. Doch natürlich haben auch Filialbanken die digitale Revolution nicht verschlafen und sind mit ihren Online-Banking-Angeboten mittlerweile ganz gut aufgestellt.

Was Sie bei der Auswahl eines Geschäftskontos beachten sollten und welche Anbieter uns besonders überzeugen konnten, lesen Sie hier:

Selbstständige müssen oft mehrere Projekte, Fristen und Kundentermine jonglieren – und je besser es läuft, desto schwieriger wird es, die Übersicht zu behalten. Hier kommen Produktivitäts-Tools ins Spiel: Sie helfen Ihnen dabei, Aufträge effizienter abzuschließen, den Überblick über Projekte und Deadlines zu behalten und generell schneller zu arbeiten.

Wenn Sie freiberuflich oder selbstständig arbeiten, sind Sie CEO, Kundenbetreuer, Projekt- und Vertriebsleiter in einem. Bei so vielen Rollen, die gleichzeitig ausgeführt werden müssen, können die Dinge schnell chaotisch werden. Projektmanagement-Software wie Asana oder Trello kann Ordnung in diesen Geschäftsalltag bringen und Ihren Projekten eine klare Struktur verleihen.

Mit einem guten Projektmanagement-Tool können Sie alle Aufgaben und Projekte an einem zentralen Ort verwalten. So können Sie dringende Aufgaben priorisieren, den Überblick über Fristen und Meilensteine behalten und sichergehen, dass Sie Projekte rechtzeitig abschließen.

Durch die Übersicht der Auftragslage können Sie Ihre Kapazitäten zudem besser einschätzen und auch einmal nein sagen, wenn Sie ein neues Projekt zeitlich nicht unterbringen.

Projektmanagement ist ein komplexes Thema mit vielen Facetten. Hier gibt es nicht die Methode, sondern viele unterschiedliche Konzepte, Ideen und Lösungen, vor allem im agilen Bereich. Dementsprechend ist auch jede Projektmanagement-Lösung einzigartig und für unterschiedliche Zwecke, Teams und Projekttypen unterschiedlich gut geeignet.

In unserem Ratgeber lernen Sie verschiedene Projektmanagement-Methoden und neun beliebte Tools näher kennen:

Wenn man viel zu tun hat, ist der Tag kurz. Nur wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie für welche Tätigkeiten und Projekte aufwenden, können Sie die Stunden, die Ihnen zur Verfügung stehen, bestmöglich nutzen und bei Ihren Kunden angemessen abrechnen.

Weil die Einteilung der Arbeitszeit eine der größten Herausforderungen der Selbstständigkeit ist, gibt es natürlich auch dafür einige praktische Software-Tools. Die richtige Zeiterfassungssoftware kann Ihnen dabei helfen, eine bessere Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bringen und sicherzustellen, dass Sie keine wertvolle Zeit vergeuden.

Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden führen, sind Zeiterfassungsprogramme besonders nützlich. Sie helfen Ihnen beispielsweise auch bei der Verwaltung und Genehmigung von Abwesenheiten, der Projektzeiterfassung und der Berücksichtigung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle.

Das beliebteste Passwort Deutschlands? 2022 kam diese Ehre (zum wiederholten Male) der beinahe unknackbaren Zahlenkombination 123456 zuteil. Unzählige Accounts sind für Hacker also einfache Beute – und besonders folgenschwer kann ein Fremdzugriff sein, wenn dabei sensible Geschäfts- und Kundendaten in falsche Hände geraten.

Nicht nur für private, sondern auch für geschäftliche Accounts sollten Sie deshalb sichere, einzigartige Passwörter verwenden. Doch je mehr Programme Sie benutzen, desto schwieriger wird es, die Übersicht über alle Ihre Passwörter zu behalten. Hier kommen Passwort-Manager ins Spiel.

Passwort-Manager wie Dashlane, 1Password oder Keeper haben zwei große Vorteile:

Wir haben 14 Passwort-Manager für Sie getestet. Unsere ausführlichen Rezensionen, Vergleiche und Tutorials finden Sie hier:

Wenn Sie im Team oder eng mit Kunden zusammenarbeiten, sind Produktivität und Kollaboration enge Verwandte. Schließlich entstehen die besten Ideen häufig im Austausch mit anderen. Zudem kann eine gute Zusammenarbeit kann die Produktivität steigern, indem sie Verantwortlichkeiten und Aufgaben und effizient aufteilt.

Natürlich gibt eine Menge Software-Tools, die den Austausch und die Zusammenarbeit mit anderen erleichtern.

In Zeiten von Home- und Hybrid-Office ist immer wichtiger, dass Teams auch außerhalb des Büros miteinander in Kontakt bleiben. Glücklicherweise gibt es heute unzählige Kollaborations-Plattformen, die als Art Online-Büro dienen: Hier können Sie sich mit Kunden und Kollegen austauschen, gemeinsam Ideen sammeln, Meetings planen und generell in Kontakt bleiben.

Es gibt viele unterschiedliche Arten von Kollaborations-Tools:

Sie suchen speziell nach einer Online-Plattform für Video-Meetings? Hier ist die Auswahl besonders groß. Neben All-in-One-Plattformen wie Google Workspace oder Microsoft 365, bei denen Videokonferenz-Funktionen mit eingebaut sind, gibt es auch viele dedizierte Apps für Video-Meetings, beispielsweise Zoom, Jitsi Meet oder Cisco Webex.

Wir haben sieben der besten Lösungen, ihre Kosten und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile vorgestellt:

Design ist nicht nur für Leute relevant, die in einer Kreativbranche arbeiten. Es gibt viele Situationen, in denen visuelle Inhalte und gute Designs einen Unterschied machen können – vom allgemeinen Markenauftritt bis zu konkreten Präsentationen und Kundenprojekten.

Glücklicherweise können Sie heute auch ohne kreative Erfahrung oder gestalterisches Talent ansprechende Designs selbst erstellen. Mit folgenden Programmen zum Beispiel:

Poster, Anzeigen, Präsentationen und mehr: Mit Online-Design-Tools wie Canva oder Visme können Sie in wenigen Minuten schicke Layouts und Grafiken kreieren. Dabei helfen ansprechende Vorlagen und vielseitige Elemente, die Sie in Drag-and-drop-Editoren anordnen und bearbeiten können.

Diese neue Generation an Design-Programmen macht Grafikdesign damit deutlich zugänglicher und intuitiver als Profi-Lösungen wie Adobe Photoshop oder InDesign.

Wie haben sieben der beliebtesten Grafik-Tools ausführlich getestet. Unsere Rezensionen und einige Anleitungen, die Ihnen beim Erstellen bestimmter Layouts und Grafiken helfen, finden Sie hier:

Mit einem guten Logo können Sie sich visuell von der Masse abheben und bei potenziellen Kunden einen guten Ersteindruck hinterlassen. Wenn Sie ein wirklich einzigartiges und kreatives Logo benötigen, müssen Sie zum Designer gehen (oder selbst kreativ tätig werden).

Wenn Sie dafür kein Budget haben und einfach nur ein simples, elegantes Logo benötigen, das Sie auf Ihrer Website, in Präsentationen oder auf Visitenkarten nutzen können, können Sie stattdessen einen Logo-Maker ausprobieren. Diese Online-Programme machen die Erstellung professioneller Logos auch für Design-Novizen einfach.

Bei Logo-Makern wie dem von Wix oder Looka müssen Sie zunächst eine Abfolge von Fragen beantworten. Basierend auf Ihren Antworten stellen die Programme eine Auswahl passender Logos für Sie zusammen, die Sie in einem einfachen Editor weiter bearbeiten können. Wenn Sie mit dem Design zufrieden sind, können Sie die Rechte am Logo kaufen (die Kosten liegen, je nach Logo-Maker, zwischen 0 und 100 €) und es herunterladen.

Wir haben sieben Logo-Maker für Sie getestet und verraten, was sie auf dem Kasten haben:

Genau wie gute Designs nicht nur für Designer wichtig sind, sind gute Texte nicht nur für Texter entscheidend. Texte sind nämlich überall: Auf Ihrer Website, in den Social Media-Beiträgen, die Sie verfassen, oder den E-Mails, die Sie an Kunden schreiben.

Die Qualität und Überzeugungskraft Ihrer Texte kann also für Ihren Erfolg als Freelancer entscheidend sein. Zum Glück gibt auch hier es einige Tools, die Ihnen die Arbeit erleichtern.

Ihre Texte müssen nicht nur inhaltlich solide und überzeugend, sondern auch grammatikalisch korrekt und ohne Rechtschreibfehler sein. Hier sind Grammatik- und Rechtschreibprüfungs-Tools wie LanguageTool und Scribbr eine wertvolle Stütze.

Diese Programme können Ihnen dabei helfen, Fehler in Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung zu finden und zu korrigieren. Darüber hinaus geben sie Ihnen auch Vorschläge zur Verbesserung des Schreibstils und der Lesbarkeit, was die Qualität Ihrer Texte weiter erhöht.

KI-Textgeneratoren wie ChatGPT oder Neuroflash tun für Texte, was Canva & Co. fürs Design machen. Sie automatisieren bestimmte Aspekte des Texte-Schreibens, um Ihnen dabei zu helfen, schneller und auch ohne ausgeprägte Schreiberfahrung treffende Texte für unterschiedliche Zwecke zu formulieren.

Wir haben uns angeschaut, was die Tools können, welche besonders hilfreich sind und worauf Sie bei der Arbeit mit KI-Textgeneratoren achten müssen:

Es gibt noch viele weitere Software-Tools, die in keine der bisher vorgestellten Kategorien passen.

Cloud-Speicher-Lösungen wie Google Drive, pCloud* oder Tresorit* sind für Selbstständige heute unerlässlich. Sie können damit Ihre Dateien – beispielsweise Dokumente oder Fotos – sicher in der Cloud speichern, um von überall darauf zuzugreifen.

So haben Sie am Desktop-PC in Ihrem Home-Office und unterwegs am Laptop Zugriff auf dieselben Dateien und können reibungslos weiterarbeiten.

Unsere Top 7 der besten Cloud-Speicher-Lösungen finden Sie hier:

Freelancer-Portale wie Upwork, Freelance.de oder freelancermap sind Online-Marktplätze, auf denen Freiberufler gegen Bezahlung ihre Arbeit anbieten. Für Selbstständige sind sie dabei in zweierlei Hinsicht nützlich:

Wir haben fünf der beliebtesten Freelancer-Portale unter Berücksichtigung beider Zielgruppen – Freelancer und Kunden – getestet und miteinander verglichen:

Sie führen regelmäßig Interviews, die Sie im Anschluss zu Papier bringen oder anderweitig verwenden müssen? Dann können Sie mit Transkriptionssoftware wie Otter.ai oder Amberscript enorm viel Zeit sparen.

Statt manuell mitzutippen, können Sie Audioinhalte mit diesen Tools automatisch in Text umwandeln, den Sie danach nur noch abgleichen und korrigieren müssen.

Durch den Einsatz moderner KI-Technologie werden Transkriptions-Tools immer besser, weshalb immer weniger manuelle Korrekturen nötig sind. Manche Videokonferenz-Lösungen, beispielsweise Google Meet, haben mittlerweile bei der Aufnahme sogar Transkriptions-Funktionen integriert.

Nur weil Sie selbstständig arbeiten, sind Sie noch lange nicht auf sich allein gestellt. Für so ziemlich jede Herausforderung der Selbstständigkeit gibt es nützliche Softwarelösungen, die Ihnen dabei helfen können, effizienter zu arbeiten und mehr Zeit in Ihr eigentliches Tagesgeschäft zu investieren.

Wählen Sie dabei jede Lösung sorgfältig aus, testen Sie sie vorab ausgiebig und stellen Sie sicher, dass sie für Ihre Anforderungen und Bedürfnisse auch wirklich ideal ist. So können Sie sich nach und nach ein Repertoire an Cloud-Tools zusammenstellen, die Ihre Produktivität steigern, Ihre Arbeitsabläufe optimieren und es Ihnen ermöglichen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt – Ihre Kunden.