E-Mail-Signatur: So erstellen Sie eine professionelle Signatur

Sie gehört zum guten Ton und ist manchmal sogar Pflicht: die E-Mail-Signatur. Die elektronische Visitenkarte dient dazu, Ihren Empfängern einen kurzen Eindruck von Ihnen und Ihrem Unternehmen zu vermitteln, Kontaktmöglichkeiten zu präsentieren und auf weitere Kanäle zu verweisen. Sie identifiziert den Absender und spielt eine wichtige Rolle für Branding und Kundenbindung.

Die E-Mail-Signatur verleiht Ihrer Nachricht nicht nur ein professionelles Erscheinungsbild, sie ist im geschäftlichen Kontext oftmals sogar vorgeschrieben. Geschäfts-E-Mails werden juristisch wie Geschäftsbriefe behandelt, weshalb klar erkennbar sein muss, wer die Nachricht verfasst hat. Was Sie beim Erstellen der Signatur beachten sollten und warum es sich lohnt, auch privat eine Signatur zu verwenden, erklären wir in diesem Artikel.

Im Privaten können Sie frei entscheiden, ob Sie Ihrer E-Mail eine Signatur beifügen wollen oder nicht. Es gibt jedoch gute Gründe, die dafür sprechen: Der Aufwand ist überschaubar und einmal eingerichtet, können Sie die Signatur automatisch für jede Mail verwenden.

Ihre Empfänger sehen alle wichtigen Kontaktmöglichkeiten auf einen Blick und können Sie somit bei Bedarf auf alternativen Wegen erreichen. Zudem ist es möglich, auf Social-Media-Kanäle hinzuweisen, auf denen Sie aktiv sind.

Sie können Ihre E-Mail-Signatur auch dafür verwenden, sich selbst zu repräsentieren oder – modern ausgedrückt – Ihrer „Personal Brand“ Ausdruck zu verleihen. Das kann durchaus sinnvoll sein, da der Aufbau einer virtuellen Identität in Zeiten zunehmender Digitalisierung mehr und mehr an Bedeutung gewinnt.

Im geschäftlichen Umfeld ist es nicht nur ratsam, sondern oftmals auch Pflicht, eine E-Mail-Signatur zu verwenden. Seit 2007 das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) in Kraft getreten ist, sind auch E-Mails als Geschäftsbriefe zu werten. Regeln, die für Geschäftsbriefe gelten, sind demnach auch auf elektronische Nachrichten anzuwenden.

Folgende Gewerbetreibende müssen laut HGB eine Signatur verwenden:

Dabei müssen Sie nicht in jeder E-Mail, die Ihr geschäftliches E-Mail-Konto verlässt, eine Signatur benutzen. Firmeninterne Kommunikation etwa – auch zwischen zwei Niederlassungen des gleichen Unternehmens – ist von der Regel ausgenommen.

Konkret ist eine Signatur vorgeschrieben, wenn Sie eine sogenannte geschäftsmäßige E-Mail schreiben. Dies ist eine Nachricht, die Sie an einen oder mehrere externe Empfänger richten und in der es um geschäftsbezogene Inhalte geht, also beispielsweise Auftragsbestätigungen, Rechnungen, etc.

Allgemein sollte eine Signatur übersichtlich und auf das Wichtigste reduziert sein, dabei jedoch alle wesentlichen Informationen beinhalten. Achten Sie auf eine logische Struktur – nennen Sie beispielsweise zuallererst Ihren Namen.

Arbeiten Sie – dezent – mit gestalterischen Mitteln, um alle Informationen klar auf einen Blick gut sichtbar zu machen. Verwenden Sie dazu beispielsweise:

Optional können Sie der Signatur Logos oder Bilder hinzufügen. Die Integration von Logos steigert den Wiedererkennungswert Ihres Unternehmens, ein Foto von Ihnen verleiht Ihrer Nachricht eine zusätzliche persönliche Note.

Insbesondere für Positionen, in denen der persönliche Kontakt eine wichtige Rolle spielt – etwa im Kundenservice oder im Verkauf – stellen Bildelemente ein vorteilhaftes Gestaltungselement dar. Beachten Sie jedoch, dass durch das Verwenden von Bilddateien die Größe Ihrer E-Mail zunimmt.

Das führt zu längeren Ladezeiten und nimmt mehr Speicherplatz in Ihrem sowie im Postfach Ihres Empfängers ein. Zudem besteht die Gefahr, dass Ihr Bild nicht korrekt angezeigt wird oder – noch weitaus ärgerlicher – Ihre E-Mail im Spamordner des Empfängers landet (mit dem Spam-Check von EXPERTE.de können Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails testen).

Im geschäftlichen Bereich gibt es einige Informationen, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Welche genau davon Ihre Signatur aufweisen muss, ist abhängig von der Art Ihres Unternehmens. Während manche Informationen immer berücksichtigt werden müssen, sind andere nur bei bestimmten Unternehmensformen nötig.

Folgende Elemente müssen Sie beachten:

Darüber hinaus können Sie weitergehende Informationen integrieren, etwa Ihre Position im Unternehmen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihren höchsten Bildungsabschluss oder Ihre geschäftlichen Kontaktmöglichkeiten.

Beim Layout Ihrer Signatur dürfen Sie etwas kreativ werden, bestimmte Regeln und Best Practices sollten Sie jedoch beachten:

Zur Erstellung einer E-Mail-Signatur haben E-Mail-Programme meist spezielle Funktionen eingebaut. Wie genau Sie dorthin gelangen, hängt von Ihrem E-Mail-Programm ab. Im Folgenden stellen wir kurz die Schritte für die wichtigsten E-Mail-Programme vor.

Das E-Mail-Programm von Microsoft macht das Hinzufügen einer Signatur sehr einfach. So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf „Neue E-Mail“, um das Nachrichtenfenster zu öffnen.
2. Klicken Sie auf das Signatur-Symbol (im Bild unten rot markiert) und dann auf „Signaturen“.

3. Klicken Sie nun unter „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ auf den Button „Neu“ und geben Sie der zu erstellenden Signatur einen Namen.
4. Nun können Sie im Feld „Signatur bearbeiten“ Ihre Signatur verfassen. Dabei lassen sich Schriftarten, Schriftfarben, Schriftgrößen und Textausrichtung anpassen. Grafiken, Links und Visitenkarten können Sie ebenfalls einfügen. Falls Sie sich mehr Formatierungsmöglichkeiten wünschen, können Sie Ihre Signatur auch in Word erstellen und ins Signaturfeld kopieren.

5. Im Dropdown-Menü oben rechts können Sie Ihre Signatur einem E-Mail-Account zuordnen. Hier lässt sich auch festlegen, ob Ihre Signatur standardmäßig in allen neuen Nachrichten angezeigt werden soll, und ob Sie sie auch Antworten und Weiterleitungen hinzufügen möchten.

Hinweis: Microsoft stellt auch einige Vorlagen zur Verfügung, die Sie herunterladen können und nur noch mit Ihren Inhalten anpassen müssen. Klicken Sie dafür im Signatur-Menü unten links auf „Signaturvorlagen abrufen“.

Um in Mozilla Thunderbird eine E-Mail-Signatur einzurichten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie legen die Signatur im Textformat bzw. HTML-Code selbst an, oder Sie laden eine Datei mit der entsprechenden Signatur hoch.

Methode 1 – (HTML-)Text erstellen

1. Öffnen Sie Thunderbird und klicken Sie auf den Namen Ihres E-Mail-Accounts.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Kontoeinstellungen“.

3. Im sich öffnenden Fenster können Sie Ihre Signatur als Text eingeben. Um die Signatur gestalterisch anzupassen, müssen Sie HTML aktivieren – diese Funktion empfiehlt sich in erster Linie Usern, die sicher im Umgang mit HTML sind.

Hinweis: Alternativ können Sie auch einen formatierten Text aus dem Nachrichteneditor in HTML umwandeln und diesen Code einfügen. Klicken Sie dazu im Hauptmenü auf „Verfassen“, schreiben und gestalten Sie Ihre Signatur, kopieren Sie alles und klicken Sie anschließend auf „Einfügen“ -> „HTML…“. Kopieren Sie den HTML-Code, klicken Sie auf „Abbrechen“ und fügen Sie den Code im o.g. Fenster ein.

Methode 2 – Datei hochladen

Eine E-Mail-Signatur in Gmail zu erstellen, ist nicht schwer, die Funktion ist jedoch etwas versteckt. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad-Symbol.
2. Klicken Sie auf das Feld „Alle Einstellungen aufrufen“ am Anfang.

3. Scrollen Sie im Tab „Allgemein“ bis kurz vor das Ende, bis Sie zum Feld „Signatur“ gelangen,
4. Klicken Sie auf „Neu erstellen“.

5. Geben Sie der Signatur einen Namen und fahren Sie fort mit „Erstellen“.

6. Im aufgehenden Editor können Sie Ihre Signatur erstellen, zur Gestaltung stehen Ihnen die bekannten Gmail-Funktionen zur Verfügung. Sie können auch ein Bild hochladen und einfügen.
7. Im Drop-down-Menü unterhalb des Textfeldes können Sie die Einstellungen zur Sichtbarkeit der Signatur anpassen – etwa, ob sie nur bei neuen E-Mails oder auch bei Antworten automatisch erscheinen soll.

8. Scrollen Sie zum Schluss ans Ende der Einstellungen und klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Es gibt einige Dienste, die optimierte und responsive Signatur-Vorlagen automatisch für Sie generieren. Dabei wählen Sie ein Design aus, füllen ganz bequem alle Felder aus, fügen Links und Bilder ein und im Handumdrehen haben Sie eine fertige Signatur, die Sie anschließend in Ihr E-Mail-Programm übernehmen können.

Einer dieser Dienste ist Hubspot. Wie Sie mit Hubspot eine Signatur erstellen, erklären wir im Folgenden:

1. Wählen Sie am linken Rand eine Design-Vorlage aus.

2. Klicken Sie auf den zweiten Reiter und füllen Sie die gewünschten Felder mit Informationen zu sich und Ihrem Unternehmen aus. Hier lassen sich außerdem Links zu Social-Media-Plattformen einfügen.

3. Wechseln Sie zum dritten Reiter und passen Sie bei Bedarf das Farbschema und die Schriftart und -größe an.

4. Im vierten Reiter können Sie ein Profilbild sowie ein Unternehmenslogo einfügen. Setzen Sie hierfür einen Link zu einer Datei in Google Drive, Dropbox o.Ä. ein. Klicken Sie abschließend auf „Signatur erstellen“.

5. Wählen Sie die gewünschte Export-Option. Sie können sich zudem direkt anzeigen lassen, wie Sie die Signatur in Ihrem E-Mail-Programm einsetzen.

Das Verwenden von E-Mail-Signaturen ist im geschäftlichen Kontext Standard, oftmals ist es sogar Pflicht. E-Mail-Signaturen dienen zum einen dazu, den Absender einer E-Mail klar zu identifizieren, zum anderen spielen sie auch für Image- und Marketingzwecke eine Rolle. Eine gut gestaltete Signatur kann positiv auf die Themen Branding und Kundenbindung wirken.

Sie können Ihre Signatur individuell gestalten, sodass sie Ihren Stil widerspiegelt, sollten dabei jedoch auf Dinge wie Lesbarkeit und Responsivität achten. Überladen Sie die Signatur nicht mit Informationen, sondern beschränken Sie sich auf die wichtigen Elemente.

Auch bei Nachrichten an Freunde und Familie lohnt es sich, eine Signatur zu verwenden. Sie haben so die Möglichkeit, andere Kontaktwege vorzustellen, auf Social-Media-Kanäle hinzuweisen oder an Ihrer „Personal Brand“ zu arbeiten.