E-Mail schreiben: In 8 Schritten zur perfekten E-Mail

E-Mail schreiben ist leicht, das haben wir alle schon einmal gemacht. Oder? Tatsächlich kann man beim Verfassen einer elektronischen Nachricht in so manches Fettnäpfchen treten. Angefangen bei der Wahl des passenden Betreffs und der Anrede über den Aufbau, den Ton bis hin zu formalen Dingen wie Rechtschreibung und Grammatik gibt es einiges zu beachten.

Wer hier Fehler vermeidet, kann bei seinem Gegenüber punkten und einen guten Eindruck hinterlassen. Gerade in Zeiten, in denen man sich immer seltener von Angesicht zu Angesicht trifft, ist es wichtiger denn je, durch das Einhalten grundlegender Regeln die Kommunikation positiv zu beeinflussen und Missverständnisse zu vermeiden. Worauf Sie beim Schreiben Ihrer E-Mail achten sollten, das erfahren Sie in diesem Artikel. 

Beim Ausfüllen der Empfänger-E-Mail-Adresse ist Aufmerksamkeit geboten. Ein Buchstaben- oder Zahlendreher oder das Verwenden einer veralteten Adresse führen dazu, dass die E-Mail nicht am gewünschten Ziel ankommt. In der Regel bekommen Sie dafür eine Fehlermeldung an Ihre eigene E-Mail-Adresse gesendet, übersehen Sie diese jedoch, ist die Botschaft ins Leere gelaufen.

Bei wichtigen Angelegenheiten kann dies zu ärgerlichen Situationen führen. In jedem Fall kostet das erneute Senden der E-Mail jedoch Zeit. Besser ist es also, vorher genau zu prüfen, ob die Mail-Adresse aktuell und korrekt eingegeben ist.

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail sollte kurz und prägnant deren Thema wiedergeben und dem Lesenden einen ersten Eindruck von Ihrem Anliegen bieten. Sie ist ein wichtiges Element, das es dem Empfänger erlaubt, E-Mails zu priorisieren, ohne diese zuvor geöffnet zu haben. Sie haben es somit in der Hand, durch eine gut gewählte und strukturierte Betreffzeile ins Auge zu fallen, sodass Ihr Anliegen schnell bearbeitet wird. Wenn Ihr Gegenüber später erneut nach der bereits geöffneten E-Mail sucht, wird sie durch einen prägnanten Betreff zudem besser auffindbar.

Der Betreff kann auch dazu dienen, die Dringlichkeit ihres Anliegens zu vermitteln. Vermeiden Sie jedoch allzu reißerische Formulierungen und machen Sie es nicht zur Regel, Floskeln wie „Achtung, wichtig!“ zu verwenden. Außerdem sollten Betreffzeilen eine gewisse Länge nicht überschreiten. Schreiben Sie insbesondere keine ganzen Sätze.

Es gibt keine universell gültige Struktur für die Betreffzeile. In jedem Fall aber gilt: Widmen Sie dem Betreff keine Aufmerksamkeit, so laufen Sie Gefahr, dass Ihre E-Mail im Postfach des Empfängers untergeht. Wichtige Informationen sollten dabei immer am Anfang stehen.

Informieren Sie sich vorab, ob in Ihrem Unternehmen eine einheitliche Struktur für Betreffzeilen existiert. Gestalten Sie Ihren Betreff selbst, können Sie beispielsweise mit folgenden Elementen arbeiten:

Die Anrede ist nach dem Betreff das nächste, was Ihr Gegenüber lesen wird, und trägt somit maßgeblich zum ersten Eindruck bei. Bei der Anrede ist es besonders wichtig, die richtige Wortwahl zu treffen, um Adressaten nicht gleich zu verstimmen. Wichtig bei der Struktur: Nach der Anrede steht in jedem Fall ein Komma und der Absatz danach beginnt kleingeschrieben.

Sofern bekannt, sollte unbedingt der Name des Empfängers und, falls vorhanden, der akademische Titel (Dr., Prof., etc.) verwendet werden. So bekommt die Nachricht eine persönliche Note und es zeugt von Respekt, dass Sie sich mit den Zuständigkeiten beschäftigt haben. Die Wahl der passenden Anrede hängt vom Verhältnis zur angesprochenen Person oder Gruppe ab. Hier einige Beispiele:

Bei mehreren Empfängern sollte die Anrede für jede Person extra ausgeschrieben werden. Je nach der Anzahl der Personen kann die Auflistung entweder in einer Zeile oder aber – insbesondere bei zahlreichen Empfängern – untereinander, also jeweils in einer eigenen Zeile, erfolgen.

Achten Sie darauf, die Person mit der höchsten Position zuerst zu nennen und die weiteren Personen ebenfalls entsprechend ihrer Stellung im Unternehmen. Sollten Ihnen keine dieser Informationen vorliegen, so empfiehlt sich eine alphabetische Aufzählung.

Der Hauptteil ist das Herzstück Ihrer E-Mail. Hierin schildern Sie Ihr Anliegen und formulieren gegebenenfalls Wünsche und Forderungen an Ihr Gegenüber. Bewahren Sie stets einen freundlichen Ton und bleiben Sie sachlich. So erreichen Sie, dass der Empfänger Ihre Mail wohlwollend aufnimmt und erhöhen die Chance auf eine schnelle Reaktion.

Schriftliche Kommunikation birgt immer das Risiko der Fehlinterpretation. Während sich im Alltäglichen die Verwendung von Emojis etabliert hat, um Stimmungen zu transportieren, ist dies im geschäftlichen Umfeld eher unüblich. Sie müssen somit mit den herkömmlichen Mitteln arbeiten. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie auf mehrdeutige Formulierungen verzichten.

Beim Aufbau des Hauptteils ist es wichtig, auf eine logische Struktur zu achten, damit der Lesende gut folgen kann.

Mit dem Schlusssatz runden Sie Ihre E-Mail ab. Auch hier können Sie verschiedene Elemente verwenden:

Die Grußformel ist das abschließende Element Ihrer E-Mail und gibt noch einmal einen Hinweis darauf, wie förmlich die Nachricht gehalten ist. Ähnlich wie bei der Anrede haben Sie hier die Möglichkeit, eine persönliche Note einzubringen. Generell gilt: im Zweifel lieber etwas formeller als zu leger. Je nach Verhältnis zum Empfänger kommen verschiedene Grußformeln infrage, z. B.:

Ergänzen Sie für eine persönlichere Ansprache etwa den Aufenthaltsort des Empfängers („Viele Grüße nach Berlin“) oder den Ort, an dem Sie sich aufhalten („Freundliche Grüße aus Köln“). Vermeiden Sie veraltete Formulierungen wie „Hochachtungsvoll“. Wichtig: Nach der Grußformel steht kein Komma.

Der Sinn der Signatur ist es, wichtige Informationen zu Ihrer Person, Ihrem Unternehmen und Kontaktmöglichkeiten mitzuteilen. Hyperlinks ermöglichen dem Empfänger eine schnelle und direkte Kontaktaufnahme. Mögliche Elemente der Signatur sind:

Mit Anhängen können Sie Ihre E-Mail um weitergehende Informationen ergänzen. Sie können etwa grafische Informationen in Form von Bildern liefern, große Datenmengen in einer Excel-Tabelle sammeln oder Dokumente beifügen. Grundsätzlich sollten Sie natürlich nur relevante Inhalte in den Anhang aufnehmen.

Achten Sie darauf, dass Sie im Text auf den Anhang Bezug nehmen, damit der Empfänger nachvollziehen kann, weshalb Sie eine Datei mitgesendet haben. Sofern möglich sollten Sie statt Office-Dokumenten (z. B. Word oder Powerpoint) lieber PDFs senden. Somit stellen Sie sicher, dass auch Nutzer ohne Zugang zur Office-Suite die Dokumente öffnen können; außerdem sind sie so vor einer Weiterbearbeitung geschützt.

Achten Sie darauf, dass die Dateigröße der Anhänge überschaubar bleibt – Mails mit großen Anhängen laden länger und nehmen Platz im Postfach ein. Einige E-Mail-Programme geben zudem beim Versenden oder Empfangen ein entsprechendes Limit vor.

Sie können die Dateigröße auch im Vorhinein minimieren, beispielsweise mithilfe der Export-Funktion Ihres Bildbearbeitungsprogramms. Weiterhin ist es sinnvoll, Dateien zu komprimieren.

Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind unabdingbar, da sie ein wichtiges Indiz für Professionalität sind. Befassen Sie sich mit Grammatikregeln (insbesondere Kommaregeln sind tückisch) und lesen Sie am Ende unbedingt Ihre Nachricht noch einmal gegen, um mögliche Fehler zu identifizieren und zu berichtigen.

Gerade beim schnellen Tippen unter Zeitdruck schleichen sich leicht Fehler ein. Diese stören nicht nur den Lesefluss, sondern werfen auch ein schlechtes Licht auf Sie und Ihre Arbeitsweise.

Selbst wenn es inhaltlich nichts zu beanstanden gibt, können Rechtschreib- und Grammatikfehler die Wirkung einer Botschaft erheblich beeinflussen. Mit der Online-Textkorrektur von EXPERTE.de können Sie Ihren Text ganz einfach auf Fehler überprüfen lassen. Alternativ können Sie auch Plugins wie LanguageTool.org oder Grammarly nutzen.

Sollte Ihre E-Mail den Empfänger einmal vermeintlich nicht erreichen, kann es sein, dass sie vom Spamfilter des E-Mail-Programms geblockt wurde. Spamfilter schützen Sie vor einer Flut an ungewollten und womöglich gefährlichen E-Mails. Dies passiert automatisiert durch Algorithmen, die anhand von Mustern entscheiden, welche E-Mails das Postfach erreichen und welche nicht.

Aus verschiedenen Gründen kann es passieren, dass reguläre Mails vom Spamfilter fälschlicherweise als Spam erkannt und aussortiert werden. Gerade im geschäftlichen Umfeld kann dies sehr ärgerlich sein, etwa wenn die E-Mail wichtige terminliche Informationen enthielt. Um das zu vermeiden, empfiehlt es sich, vor dem Versenden zu prüfen, ob die E-Mail auch wirklich ankommt.

Möglich wird das z. B. durch den E-Mail Spam Checker von EXPERTE.de. Mit diesem Tool überprüfen Sie im Handumdrehen die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail und können anschließend ggf. Ihre Versandeinstellungen anpassen.

Sie würden gerne von einer individualisierten E-Mail-Adresse aus Ihre E-Mails schreiben? Kein Problem! Neben den herkömmlichen kostenlosen E-Mail-Anbietern gibt es die Möglichkeit, kostenpflichtig eine Domain zu registrieren und dazugehörige E-Mail-Adressen anzumelden.

Würden Sie beispielsweise gerne Ihren Vor- und Nachnamen verwenden, so müssen Sie zunächst bei einem entsprechenden Anbieter prüfen, ob Ihr Nachname als Domain zur Verfügung steht (z. B. nachname.de oder nachname.net). Sofern die Domain noch verfügbar ist, können Sie anschließend eine oder mehrere E-Mail-Adressen mit dieser Domain verknüpfen, sodass Sie z. B. die Struktur vorname@nachname.de verwenden können.

Dateianhänge können eine Mail sehr groß machen und damit die Ladezeiten erhöhen. In Zeiten, in denen immer mehr Menschen auf ihre Mails auch über mobile Daten zugreifen, ist es wichtig, sie möglichst schlank zu halten. Eine Faustregel besagt, dass Anhänge eine Größe von 5 MB nicht überschreiten sollten.

In manchen Fällen lassen sich große Anhänge jedoch nicht vermeiden, etwa wenn Sie hochauflösende Fotos versenden müssen. Eine Möglichkeit, das Problem zu umgehen, sind Cloud-Dienste. Hierbei laden Sie die gewünschten Dateien auf Server des entsprechenden Anbieters hoch und erhalten anschließend einen Link, den Sie in Ihre E-Mail einfügen. Der Empfänger kann die Dateien über diesen Link abrufen. Bei dieser Methode sparen Sie sich die Anhänge komplett, wodurch Ladezeiten und Speicherplatz minimiert werden.

Sie erstellen regelmäßig Marktberichte und möchten jene an eine ausgewählte Gruppe von Klienten versenden? Oder vielleicht veranstalten Sie öfter mal Events, über die Sie die Leute auf dem Laufenden halten möchten? Bei dieser Art von wiederkehrenden Mails an einen größeren Empfängerkreis empfiehlt sich die Verwendung von Newsletter-Tools.

Damit sparen Sie sich nicht nur das wiederholte Eingeben der einzelnen Mail-Adressen, sondern Sie können auch anhand der Kontaktliste Inhalte individualisieren, ohne jedes Mal eine neue Mail formulieren zu müssen. Mittels Tracking behalten Sie den Überblick über die versendeten Mails und erfahren, welche Inhalte gut ankommen und welche nicht.

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen die Eingabe von E-Mail mittels eines Spracherkennungs-Assistenten sinnvoll ist – beispielsweise, wenn Sie viel im Auto unterwegs sind, die Zeit aber sinnvoll nutzen wollen. Spezialisierte Assistenten führen Sie durch die einzelnen Schritte, angefangen beim Empfänger über die Betreffzeile bis hin zum E-Mail-Text an sich. Stellen Sie jedoch vor dem Versenden sicher, dass auch alles korrekt erkannt wurde.

Beim Verfassen einer E-Mail ist Vorsicht geboten. Vermeintlich nebensächliche Dinge wie die Wahl der Anrede oder Grußformel haben einen großen Einfluss auf den Ton und die Formalität Ihrer Mail. Durch die Einhaltung grundlegender Etikette tragen Sie zu einer reibungslosen Kommunikation bei und prägen ein positives Bild von sich.

Mit einer aussagekräftigen Betreffzeile erreichen Sie, dass Ihre E-Mail ins Auge fällt. Damit Ihr Gegenüber jene auch aufmerksam liest, ist es wichtig, dass diese verständlich geschrieben ist. Dies erreichen Sie zum einen durch die Verwendung kurzer, prägnanter Sätze und zum anderen durch optische Mittel wie Absätze oder Hervorhebungen.

Die korrekte Verwendung von Rechtschreibung und Grammatik trägt zu einem professionellen Gesamteindruck bei. Abschließend lässt sich festhalten, dass es keine Universallösung für „die perfekte“ geschäftliche E-Mail gibt. Bleiben Sie in jedem Fall freundlich und sachlich, weichen Sie nicht vom Thema ab, integrieren Sie jedoch auch persönliche Elemente, um einen Draht zum Empfänger aufzubauen.