XRechnung erstellen: So schreiben Sie rechtskonforme E-Rechnungen im XRechnung-Format
Seit dem 1. Januar 2025 sind E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen Pflicht. Sie müssen also in der Lage sein, E-Rechnungen schreiben und empfangen zu können. Eines der wichtigsten Formate dafür ist die XRechnung.
Wir erklären, was es mit dem Format XRechnung auf sich hat und wie Sie XRechnungen erstellen können – sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig.
XRechnung – was ist das überhaupt?
XRechnung ist ein standardisiertes, elektronisches Rechnungsformat, das für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern (z. B. Bund, Länder und Kommunen) entwickelt wurde.
Es handelt sich um ein elektronisches Format, weil es alle wichtigen Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz – daher das X in XRechnung – bereitstellt. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung, bei der die Daten nur visuell dargestellt werden, enthält eine XRechnung strukturierte, maschinenlesbare Informationen. Dadurch können Rechnungen automatisiert verarbeitet, geprüft und archiviert werden.
So sieht eine XRechnung aus, wenn man sie mit einem Textprogramm öffnet:
So sieht eine XRechnung aus, wenn Sie sie mit einem Textprogramm öffnen.
XRechnungen sind also nicht für Menschenaugen gedacht. Um sie zu erstellen und sie zu lesen, sind spezielle Softwarelösungen oder Konverter erforderlich, die den XML-Datensatz in eine für Menschen verständliche Ansicht umwandeln und umgekehrt.
XRechnungen sind für alle Unternehmen relevant, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) oder an die öffentliche Hand (B2G) schreiben. Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland nämlich eine allgemeine E-Rechnungs-Pflicht im B2B-Bereich. Für B2G-Rechnungen besteht jene bereits seit 2020.
Die E-Rechnungs-Pflicht schreibt vor, dass Rechnungen nicht mehr in Papierform oder als PDF gesendet werden dürfen, sondern in einem elektronischen, maschinenlesbaren Format übermittelt werden müssen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung das bevorzugte Format, weil sie speziell auf die Anforderungen des öffentlichen Sektors zugeschnitten ist.
XRechnung ist aber nicht das einzige E-Rechnungs-Format, das in Deutschland zugelassen ist. Eine weitere Option ist das ZUGFeRD-Format. Dabei handelt es sich um ein hybrides Format, das eine lesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Anlage kombiniert. Es bietet somit mehr Flexibilität im allgemeinen Geschäftsverkehr, da es sowohl von Menschen als auch von Systemen verarbeitet werden kann.
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind somit vom Bundesfinanzministerium als zulässige E-Rechnungsformate anerkannt.
Mehr zur E-Rechnungs-Pflicht und den Unterschieden zwischen den Formaten lesen Sie hier:
Wie kann ich eine XRechnung erstellen?
Wenn Sie eine XRechnung erstellen möchten, haben Sie grundsätzlich drei Möglichkeiten:
- 1.
Online-Tools: Es gibt einfache Web-Portale, die XRechnungen im XML-Format für Sie generieren. Die meisten dieser Tools sind kostenlos und erfordern keine Registrierung. Allerdings sind sie eher für vereinzelte Rechnungen gedacht – wenn Sie regelmäßig XRechnungen versenden, kann die manuelle Verwaltung schnell umständlich werden.
- 2.
Rechnungssoftware: Wenn Sie häufiger XRechnungen verschicken, lohnt sich die Investition in eine spezialisierte Rechnungssoftware. Damit können Sie nicht nur XRechnungen mit wenigen Klicks erstellen, sondern auch Kundendaten speichern, den Zahlungsstatus verfolgen und weitere Buchhaltungsfunktionen nutzen. Die meisten Programme sind allerdings kostenpflichtig.
- 3.
ERP-Systeme: Auch ERP-Systeme wie SAP haben E-Rechnungs-Funktionen integriert. Die meisten ERP-Lösungen sind aber eher für große, internationale Konzerne gedacht und somit recht teuer und komplex.
Weil Option 3 wirklich nur für größere Firmen interessant ist, stellen wir im Folgenden nur die ersten beiden Optionen vor:
Kostenlose Option: Online-Tools
Es gibt mittlerweile einige Online-Generatoren, die Ihre manuellen Eingaben sofort in eine rechtskonforme XRechnung umwandeln. Beispiele sind:
Die Online-Tools sind größtenteils selbsterklärend. Sie müssen einfach nur die relevanten Rechnungsdaten in ein – recht umfangreiches – Formular eintragen, um die XRechnung als XML-Datei generieren zu können. So funktioniert es beispielsweise bei PDF 24:
Schritt 1: Navigieren Sie zum E-Rechnungs-Generator von PDF 24. Sie finden ihn in der Tool-Liste unter Rechnung erstellen > E-Rechnung erstellen (oder direkt über den Link oben).
Öffnen Sie den E-Rechnungsgenerator bei PDF24.
Schritt 2: Geben Sie die Rechnungsdaten ins Formular ein. Die Pflichtangaben, darunter die Rechnungsnummer, das Datum, Ihr Unternehmensname, Steuerdaten, Informationen zum Rechnungsempfänger und Zahlungsdetails, sind farblich hervorgehoben. Die Rechnung wird erst erstellt, wenn Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben.
Füllen Sie das Formular aus.
Schritt 3: Unter „Ausgabeoptionen“, dem letzten Modul des Formulars, können Sie auswählen, in welchem Format die Rechnung erstellt werden soll. Hier gibt es zwei Kategorien mit insgesamt vier Optionen:
Mit PDF24 können Sie zwei grundlegende Kategorien von E-Rechnungen erstellen: PDF-Formate und XML-Formate.
PDF: Mit „PDF“ sind keine normalen PDF-Rechnungen gemeint, sondern Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Jene kombinieren eine visuelle PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Anlage. Damit können Sie Rechnungen erstellen, die für Menschen leicht lesbar sind und gleichzeitig den Anforderungen für E-Rechnungen entsprechen.
XML: Die XML-Formate sind rein maschinenlesbar und enthalten keine PDF-Darstellung. Sie sind darauf ausgelegt, direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen verarbeitet zu werden, müssen also gar nicht von Menschen ausgelesen werden.
Wählen Sie das richtige Format.
Schritt 4: Wenn alle Angaben vollständig sind, klicken Sie unten rechts auf den Button „Rechnung erstellen“. Die Rechnung wird dann automatisch im ausgewählten Format heruntergeladen.
Erstellen Sie die Rechnung.
Nun können Sie Ihre XRechnung via E-Mail an Ihre Kunden versenden.
Kostenpflichtige Option: Rechnungssoftware
Wenn Sie regelmäßig Rechnungen erstellen (und erhalten), wird die manuelle Verwaltung schnell unübersichtlich und zeitaufwendig. In diesem Fall lohnt es sich, in eine spezialisierte Rechnungssoftware zu investieren, die den Prozess automatisiert.
Mit einer solchen Software können Sie nicht nur XRechnungen und andere E-Rechnungs-Formate erstellen, sondern auch Kundendaten speichern, wiederkehrende Rechnungen automatisch versenden und Zahlungen verfolgen. Viele Programme bieten zusätzliche Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen oder ERP-Software, was die Verwaltung Ihrer Geschäftsprozesse deutlich erleichtert.
Alle gängigen Rechnungsprogramme sollten spätestens seit 2025 die Erstellung von XRechnungen unterstützen. Wie einfach und intuitiv das in der Praxis funktioniert, hängt jedoch vom jeweiligen Programm ab. So sieht die Erstellung einer XRechnung beispielsweise bei sevdesk aus:
Schritt 1: Navigieren Sie im sevdesk-Dashboard zum Bereich „Rechnungen“ und öffnen Sie die Rechnungsmaske.
Navigieren Sie zur Rechnungsmaske.
Schritt 2: Oben links finden Sie einen Schalter namens „E-Rechnung“. Aktivieren Sie ihn.
Aktivieren Sie die E-Rechnungs-Funktion.
Schritt 3: Füllen Sie nun die Rechnungsmaske aus. Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie oben rechts auf den Button „Überprüfen und senden“.
Nun wird die XRechnung für Sie generiert.
Hinweis: Um rechtskonforme E-Rechnungen erstellen zu können, müssen Sie unter Einstellungen > Unternehmen die Adress-, Steuer- und Bankdaten Ihres Unternehmens hinterlegt haben.
Schritt 4: Die E-Rechnung wird nun geprüft und nach dem Standard EN 16931 validiert. Im Anschluss können Sie sie wahlweise im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung herunterladen oder direkt aus sevdesk heraus an Ihre Kunden verschicken.
Nun können Sie die XRechnung versenden.
Welches E-Rechnungs-Programm ist am besten?
Wir haben neun beliebte Rechnungsprogramme getestet, von denen mittlerweile alle XRechnungen unterstützen. Unser komplettes Ranking mit Links zu ausführlichen Testberichten finden Sie hier:
Fazit
XRechnungen zu erstellen, ist einfach: Wenn Sie nur gelegentlich Rechnungen schreiben müssen, können Sie einen kostenlosen E-Rechnungsgenerator nutzen, der Ihre Daten schnell und rechtskonform ins XRechnung-Format umwandelt.
Wenn Sie häufiger Rechnungen erstellen, ist eine professionelle Rechnungssoftware die bessere Wahl. Sie automatisiert den Prozess, spart Zeit und ermöglicht es Ihnen, Kundendaten effizient zu verwalten. Unser Vergleich der besten E-Rechnungssoftware hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
