XRechnung: Was ist eine XRechnung und für wen ist sie Pflicht? [mit Beispiel]
Leb wohl, PDF: Das Rechnungsformat der Zukunft heißt XRechnung. Ab 2025 werden E-Rechnungen nämlich im B2B-Zahlungsverkehr zum Standard – und die XRechnung ist die in Deutschland gängigste Form der E-Rechnung.
Wir verraten, was Sie über die XRechnung wissen müssen, wie sie funktioniert und wie Sie XRechnungen erstellen und empfangen können.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das für den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern (z. B. Behörden) entwickelt wurde.
Das X steht für „XML“, ein gängiges Format für den Austausch elektronischer Daten. Eine XRechnung ist also eine XML-Datei, die strukturierte, maschinenlesbare Datensätze enthält. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung, bei der die Daten wie ein ganz normales Textdokument lesbar sind, besteht eine XRechnung aus Codezeilen, die von Maschinen interpretiert und verarbeitet werden können.
Wenn Sie eine XRechnung mit einem Texteditor öffnen, sieht sie ungefähr so aus:
Sie können XRechnungen also nicht einfach lesen oder ausdrucken und per Post versenden. Sie sind dafür gedacht, automatisiert verarbeitet zu werden. Dafür sind spezielle Rechnungs- oder Buchhaltungs-Tools notwendig, die das XML-Format lesen und in eine für Menschen verständliche Ansicht umwandeln können (mehr dazu später).
Für wen ist die XRechnung Pflicht?
Für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen ist die XRechnung in Deutschland bereits seit 2020 Pflicht. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungs-Pflicht auf den gesamten B2B-Zahlungsverkehr ausgeweitet.
Ab 2025 müssen also alle Unternehmen und Selbständige, die Rechnungen an andere Unternehmen oder Selbstständige versenden, E-Rechnungen verwenden – und die XRechnung ist als standardisiertes Format die naheliegendste Option.
Mehr zur E-Rechnungs-Pflicht und den Übergangsregeln lesen Sie hier:
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und E-Rechnung?
Kurze Antwort: Die E-Rechnung ist ein Überbegriff, der mehrere elektronische Rechnungsformate einschließt, inklusive der XRechnung.
Längere Antwort:
Der Begriff „E-Rechnung“ beschreibt allgemein jede elektronische Rechnung, die digital erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Gemeint sind aber nur Rechnungen, die strukturierte Datensätze enthalten und automatisiert verarbeitet werden können – ein digitaler PDF-Anhang ist also keine E-Rechnung. Den rechtlichen Rahmen für E-Rechnungen in der EU bildet die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931).
Die XRechnung ist eine spezielle Form der E-Rechnung, die der EN-16931-Norm entspricht und speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Sie enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist neben der XRechnung das zweite wichtige E-Rechnungs-Format, das in Deutschland verwendet wird.
Der Hauptunterschied zur XRechnung liegt in der Struktur und im Verwendungszweck. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl eine menschenlesbare PDF-Komponente als auch eine maschinenlesbare XML-Komponente enthält. Dadurch können Rechnungen sowohl manuell überprüft als auch automatisiert verarbeitet werden.
Im Gegensatz dazu besteht die XRechnung ausschließlich aus maschinenlesbarem XML-Code und ist vollständig auf die automatisierte Verarbeitung ausgelegt. Das macht sie für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern ideal, wo eine einheitliche und strenge Datenstruktur erforderlich ist. ZUGFeRD bietet hingegen mehr Flexibilität für Unternehmen, die sich beides wünschen – und ist somit auch als Übergangslösung interessant.
Wie erstelle ich eine XRechnung?
Um eine XRechnung zu erstellen, sind spezielle Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramme erforderlich. Jene bieten benutzerfreundliche Rechnungsformulare, mit denen Sie in wenigen Klicks GoBD-konforme Rechnungen erstellen können, bei denen XML-Daten automatisch generiert werden.
Sie können die XRechnung dann entweder herunterladen und selbst verschicken oder direkt über das Dashboard des Rechnungs-Tools versenden.
Beispiel: XRechnung bei Lexware Office
In der Praxis sieht die Erstellung der XRechnung bei jedem Rechnungs-Tool etwas anders aus, doch das Prinzip ist immer dasselbe. Wir erklären, wie es bei unserem Testsieger Lexware Office funktioniert:
Schritt 1: Aktivieren Sie zunächst die E-Rechnungs-Funktion. Öffnen Sie dazu die Einstellungen (Zahnrad-Symbol), navigieren Sie zum Bereich „E-Rechnung“ und schalten Sie die Option „E-Rechnung aktivieren“ ein.
Sie müssen die E-Rechnung erst aktivieren.
Schritt 2: Damit Lexware Office vollständige XRechnungen erstellen kann, müssen einige Angaben hinterlegt sein. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Steuernummer und Umsatzsteuer-ID in den „Allgemeinen Einstellungen“ eingetragen sind.
Sie müssen Ihre USt-ID und Ihre Steuernummer angeben, um XRechnungen zu erstellen.
Schritt 3: XRechnungen können bei Lexware Office aktuell nur an behördliche Kunden geschrieben werden (für andere Kunden können Sie ZUGFeRD-Rechnungen nutzen). Dafür ist eine Leitweg-ID erforderlich, die Sie in den Kontakteinstellungen neben der Lieferantennummer angeben müssen.
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die zur Weiterleitung der Rechnung innerhalb der Behörde verwendet wird.
Fügen Sie die Leitweg-ID des Kontakts hinzu
Schritt 4: Damit eine XRechnung erstellt werden kann, muss die ausgewählte Rechnungsvorlage eine Bankverbindung enthalten. Öffnen Sie dazu die Vorlage, navigieren Sie zur „Fußzeile“ und klicken Sie unter „Bankverbindung“ auf „Neue Bankverbindung anlegen“.
Fügen Sie Ihrer Rechnung eine Bankverbindung hinzu.
Schritt 5: Jetzt können Sie Ihre Rechnung wie gewohnt in der Rechnungsmaske von Lexware Office schreiben. Die XRechnung wird dabei automatisch erstellt; Sie können sie anschließend herunterladen und manuell verschicken oder direkt aus dem Programm versenden.
Sie können die XRechnung herunterladen oder direkt über Lexware Office versenden.
Die besten Rechnungsprogramme für XRechnungen
Sie haben noch kein Rechnungsprogramm, das XRechnungen unterstützt? Das sollten Sie sich spätestens bis zur Einführung der E-Rechnungs-Pflicht am 1. Januar 2025 ändern.
Wir haben neun beliebte Rechnungsprogramme ausgiebig getestet, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen. Hier sind unsere Favoriten, die XRechnungen unterstützen:
Lexware Office: Der EXPERTE.de-Testsieger
Lexware Office* ist ein umfangreiches Rechnungs- und Buchhaltungs-Tool, mit dem Sie alle buchhalterischen Aufgaben Ihres Unternehmens benutzerfreundlich digitalisieren können – von der Rechnungserstellung über die Belegerfassung bis hin zur Buchführung und dem Jahresabschluss.
Lexware Office macht die Erstellung von XRechnungen unkompliziert.
XRechnungen werden bereits seit längerer Zeit unterstützt, ZUGFeRD-Rechnungen wurden rechtzeitig zum Einführung der E-Rechnungs-Pflicht ebenfalls ausgerollt. Beachten Sie jedoch, dass der Versand von E-Rechnungen erst ab dem M-Tarif möglich ist – und dass Rechnungen bei Lexware Office nur in Euro erstellt werden können.
unterstützt XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen
direkter Versand von E-Rechnungen aus der Software
intuitive, moderne Benutzeroberfläche
viele zusätzliche Features wie Kundencenter und QR-Code-Zahlung
Versand von XRechnungen erst ab M-Tarif
nur Euro-Rechnungen möglich
automatisches Mahnwesen nur als kostenpflichtiges Add-on
sevdesk: E-Rechnungen in mehreren Währungen
sevdesk* ist eine benutzerfreundliche Buchhaltungsplattform für Selbstständige und kleine Unternehmen. Im modernen, aufgeräumten Dashboard können Sie im Handumdrehen Rechnungen, Angebote und andere Dokumente erstellen und die Finanzen Ihres Unternehmens im Blick behalten.
sevdesk lag in unserem Test nur knapp hinter Lexware Office.
sevdesk unterstützt in allen Tarifen sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen. Gegenüber Lexware hat sevdesk den Vorteil, dass Sie Rechnungen auch in mehreren Währungen, nicht nur in Euro, erstellen können.
unterstützt XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen
Rechnungen in verschiedenen Währungen möglich
zuverlässiger Support und viele Erweiterungsmöglichkeiten
benutzerfreundliches Interface
keine Lohnbuchhaltung
Smartphone-App könnte besser sein
easybill: E-Rechnungen kostenlos empfangen
Sie müssen XRechnungen erst einmal nur empfangen können – beispielsweise, weil Sie selbst ausschließlich Rechnungen an Privatkunden versenden? Dann ist easybill* einen Blick wert. Im Gratis-Tarif können Sie zwar keine XRechnungen selbst erstellen, aber E-Rechnungen von Ihren Lieferanten empfangen und verarbeiten.
In den kostenpflichtigen Tarifen unterstützt easybill den Versand von E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD. Natürlich lassen sich auch andere Dokumente – z. B. Angebote, Lieferscheine und Mahnungen – schnell erstellen und verschicken.
easybill unterstützt XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen.
Leider ist die Benutzeroberfläche von easybill im Vergleich zu moderneren Tools wie Lexware Office und sevdesk etwas altmodisch und unübersichtlich.
unterstützt XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen
kostenloser Tarif für den Empfang von XRechnungen
Rechnungen in Fremdwährungen möglich
altmodische und unübersichtliche Benutzeroberfläche
begrenzte Buchhaltungsfunktionen
relativ teuer
Alternativen
Es gibt aber noch viele weitere Rechnungsprogramme, die XRechnungen unterstützen. Das komplette Ranking der von uns getesteten Plattform finden Sie hier:
Fazit
Ab 2025 sind E-Rechnungen im B2B-Bereich Pflicht, und das wichtigste E-Rechnungsformat in Deutschland ist die XRechnung. Dabei handelt es sich um eine elektronische Rechnung im XML-Format, die maschinenlesbar und standardisiert ist. Sie wurde speziell für den Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern (z. B. Behörden) entwickelt.
Um XRechnungen zu erstellen, benötigen Sie eine professionelle Rechnungssoftware wie Lexware Office, sevdesk oder easybill. Damit können Sie nicht nur selbst XRechnungen erstellen, sondern auch E-Rechnungen Ihrer Lieferanten empfangen, auslesen und automatisiert verarbeiten – auch dafür müssen Sie mit der Einführung der E-Rechnungs-Pflicht nämlich gewappnet sein.
Ausführliche Rezensionen zu neun beliebten Rechnungsprogrammen finden Sie in unserem großen Vergleich der besten Rechnungs-Tools.
Häufig gestellte Fragen
Eine XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das im XML-Format vorliegt und maschinenlesbare, strukturierte Datensätze enthält. Es wurde speziell für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern entwickelt und entspricht der europäischen Norm EN-16931.
Die XRechnung besteht aus strukturierten Codezeilen, die von Maschinen interpretiert und verarbeitet werden können. Um sie effizient und gesetzeskonform zu nutzen, ist eine spezielle Software nötig, mit der Sie ausgehende XRechnungen erstellen und eingehende XRechnungen verarbeiten können.
Für Rechnungen an öffentliche Einrichtungen wie Behörden ist die XRechnung bereits seit 2020 Pflicht. Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine E-Rechnungs-Pflicht für den gesamten B2B-Zahlungsverkehr in Kraft. Ab dann sind Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen versenden oder empfangen, verpflichtet, E-Rechnungen zu nutzen. In Deutschland kommen dafür vor allem zwei Formate infrage - XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung.
Um eine XRechnung zu versenden, benötigen Sie eine professionelle Rechnungssoftware wie Lexware Office oder sevdesk. Damit können Sie die XRechnung in einem benutzerfreundlichen Rechnungsformular erstellen und entweder herunterladen und manuell versenden oder direkt aus der Software verschicken.
Der Hauptunterschied liegt in der Struktur: Die XRechnung besteht ausschließlich aus maschinenlesbarem XML-Code und ist somit vollständig auf die automatisierte Verarbeitung ausgelegt. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF-Komponente mit einer maschinenlesbaren XML-Komponente kombiniert. Sie können ZUGFeRD-Rechnungen also wie eine PDF-Rechnung lesen, aber durch die XML-Komponente auch automatisiert verarbeiten.